Proceso de adquisiciones

Donde el gasto se encuentra con el valor

 

La ciencia de gestionar el gasto. El arte de gestionar personas y procesos.
Los datos para atar todo junto. Esto es lo que el proceso de adquisiciones siempre debió ser.

 

 

¿Por qué Ivalua para el proceso de adquisiciones?

 

  • Uso de una interfaz sin problemas, conocida, “similar a Amazon”, por parte del usuario.
  • Seguimiento de los compromisos presentes y planificados contra el presupuesto.
  • Envío de solicitudes desde cualquier fuente o formato mediante flujos de trabajo para aprobación ajustados según contenido y valor.
  • Configuración de alertas y notificaciones a proveedores en relación con faltantes de credenciales, vencimiento de documentos y nuevos datos.
  • Permanencia en lo más alto del cumplimiento de las ordenes de compra con avisos de notificación de embarque por parte del proveedor y recibos de recepción.

 

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Módulos de Ivalua para el proceso de adquisiciones

Solicitudes de compra

Solicitudes a partir de catálogos, contratos, marcaciones (punchouts) o texto libre, todo puede ser enviado a través de los flujos de trabajo aprobados y configurados conforme a tipos específicos de contenido o valor.

FUNCIONALIDADES PRINCIPALES

  • Cuenta para múltiples costos, múltiples proveedores y múltiples sitios de entrega.
  • Configuración de lflujos de tarea de validación baados en el tipo de solicitud de compra.
  • Lanzamiento de eventos de licitaciones puntuales directamente desde una solicitud.
  • Uso de integración con las herramientas contables para los asientos contables y el abastecimiento.
  • Generación de asientos contables para diferentes libros de contabilidad (libro de compras, de operaciones, libro diario) que se puedan exportar a su sistema contable.
  • Gestión de varias formas de llevar la contabilidad en relación con los impuestos (deducible, no-deducible, a pro-rata, auto-liquidación).

¿CÓMO ENTREGA VALOR?

Captura las necesidades directamente de los solicitantes con una experiencia conocida similar a la de la compra en línea, guiando a los usuarios a lo largo del proceso. Ahorra tiempo de expertos y de gerentes que atenderán el flujo de tareas de los ítems excepcionales solamente. Avisa sobre los presupuestos y proyectos antes de la generación de las órdenes de compra.

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Órdenes de compra

Las órdenes de compra son comunicadas a los proveedores para que éstos acusen recibo y un proceso formal de cambios de orden para el seguimiento de las necesidades en desarrollo.

FUNCIONALIDADES PRINCIPALES

  • Creación y distribución de formularios de órdenes de compra personalizados y específicos por compañía.
  • Ahorros en concepto de pago anticipado de las órdenes.
  • Gestión de los porcentajes de descuento.
  • Asignación automática de categorías de costos en base al perfil del usuario y al tipo de compra.
  • Seguimiento tanto de los gastos proyectados como de los contratados en base a las categorías de presupuesto.

¿CÓMO ENTREGA VALOR?

La automatización de la creación de múltiples órdenes a partir de una solicitud (o vice versa) ahorra tiempo a los compradores. La comunicación a través del portal de proveedores o vía intercambio electrónico de datos (EDI)/cXML incorpora al proveedor al proceso sin depender del fax, correo o correo electrónico. El procesamiento del cambio de orden reduce los ‘gastos en concepto de compras fuera de acuerdos con proveedores’ ya que se agregan a las órdenes existentes después de su aprobación.

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Recepción de bienes

Las notificaciones avanzadas de embarque por parte de los proveedores y los comprobantes de recepción significan el cumplimiento de las órdenes de compra.

FUNCIONALIDADES PRINCIPALES

  • Seguimiento de los gastos contratados en base a las categorías de presupuesto
  • Creación de comprobantes de recepción total o parcial
  • Múltiples cargos al presupuesto en el momento del cumplimiento

¿CÓMO ENTREGA VALOR?

Al realizar las entregas y los comprobantes de recepción como parte del mismo proceso, se minimiza el re-ingreso de datos. Los proveedores pueden notificar los embarques con antelación (o solicitar permiso de embarque, en algunos casos), y los compradores pueden ingresar los comprobantes de recepción aprobando las mismas notificaciones de embarque. El flujo de trabajo puede notificar a los solicitantes sobre los ítems y servicios recibidos para optimizar su acuse de recibo antes de la facturación.

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Seguimiento del presupuesto

Seguimiento de los compromisos de gasto presentes y planificados contra los presupuestos gestionados en línea o importados desde su sistema financiero.

FUNCIONALIDADES PRINCIPALES

  • Fácil carga de presupuestos a su sistema.
  • Gestión de presupuestos por año fiscal, centro de costos, organización, proyecto, etc.
  • Realización del análisis del gasto respecto del presupuesto en base al desarrollo alcanzado (presupuestado, negociación, contratado, facturado).
  • Configuración de alertas en caso de exceso de gastos respecto del presupuesto.

¿CÓMO ENTREGA VALOR?

Bloquea las compras antes de que las mismas se realicen verificando las solicitudes contra el presupuesto actual. Controla mejor los presupuestos, no simplemente viendo los montos remanentes del presupuesto sino también considerando el presupuesto previamente comprometido (en forma de solicitudes y órdenes de compra aún no facturadas). Comunica el impedimento presupuestario respecto de las solicitudes y órdenes de compra nuevamente a la Planificación de recursos empresariales (presupuesto) o a otro(s) sistema(s) contable(s).

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