2024
¿Qué es la facturación electrónica?
Todos los proveedores, desde el encargado de mantenimiento de piscinas hasta los proveedores globales, han adoptado soluciones de facturación electrónica. El núcleo centralizado de facturación fusiona las facturas en papel con estas nuevas capacidades del proveedor, como un email con un archivo PDF con autovalidación, que eliminan las barreras para la incorporación creadas por las redes tradicionales.
Descubra el núcleo de facturación de Ivalua
¿Qué es el núcleo centralizado de facturación?
Un núcleo centralizado de facturación es una herramienta de procesamiento de facturas automatizada compatible con toda la variedad de flujos de facturación desde papel hasta PDF, cXML y EDI. Además de capturar la factura e incluso hacer el proceso de OCR a PDF sin estructura, el núcleo centralizado de facturación verifica el cumplimiento impositivo y filtra los duplicados. Al actuar como portal o cortafuegos, el núcleo centralizado de facturación asegura que solo el contenido digital entre en el proceso de automatización de cuentas por pagar. A diferencia de las redes de proveedores tradicionales, un núcleo centralizado de facturación está incorporado dentro del proceso desde la factura hasta el pago.
Sin importar el país, el proveedor o el formato, todas las facturas son verificadas y autenticadas dentro del núcleo centralizado de facturación, aumentando las capacidades del software de facturación electrónica. Los filtros puedes extraer toda la información no deseada, fraudulenta, duplicada o que no cumple con las normas para dejar solo el contenido de facturación para el equipo de cuentas por pagar. De forma exclusiva, los nuevos flujos de trabajo del proveedor, la eliminación de duplicaciones e incluso la incorporación en el portal pueden pasar de la automatización de las cuentas a pagar al núcleo centralizado de facturación. Con países ilimitados, formatos ilimitados y volúmenes de facturas ilimitados, todos los proveedores tienen un acceso fácil y gratuito al proceso de automatización de cuentas por pagar.
Nuestros usuarios fueron directamente al sistema con unas pocas guías de capacitación. Nuestros equipos creen que incluso no necesitaron usar las guías ya que el sistema era fácil de usar. Fue una sorpresa para nosotros lo fácil que fue administrar nuestros catálogos. Tenemos más control y flexibilidad que antes.
Cindy Seabrease
Directora de Compras y Cuentas por Pagar
Maxim
El núcleo de facturación adopta estas nuevas capacidades para proveedores y elimina la barrera de incorporación.
- Soluciones de núcleo centralizado de facturación electrónica de TODAS las facturas desde PDF hasta EDI
- Validación de contenido de facturación y cumplimiento tributario para TODOS los países
- Incorporación de TODOS los proveedores sin la sobrecarga de una red
- Asistencia para que los proveedores autovaliden las facturas antes del envío para evitar errores en los datos
Beneficios del núcleo de centralización de facturación
Al crear un proceso de cuentas por pagar sin complicaciones, uno donde el proveedor está cerca del equipo de cuentas por pagar, el núcleo centralizado de facturación electrónica ofrece nuevas capacidades que no son posibles a través de una red:
El núcleo centralizado de facturación elimina la habilitación de proveedores y los desafíos de la incorporación
- Automatiza la habilitación de proveedores directamente desde los datos maestros
- Inscribe proveedores en tiempo real sin interferencia de la red
- Reduce duplicaciones y errores de datos con jerarquías de proveedores en la planificación de recursos empresariales
- Crea proveedores desde dentro del proceso de facturación electrónica
- Permite la facturación electrónica de proveedores ya que es compatible con todos los flujos de facturas electrónicas
El núcleo centralizado de facturación da herramientas a los proveedores ya que es compatible con TODOS los flujos de facturas electrónicas
- Crea imágenes y PDF OCR para convertir las facturas impresas en facturas electrónicas
- PDF por email que permite que todos los proveedores envíen y autovaliden sus facturas
- La carga o creación del portal del proveedor ayuda incluso a los proveedores más pequeños a conectarse
- Conectividad XML con autoservicio para permitir la facturación electrónica de proveedores avanzados
- Conectores EDI para facturación electrónica de cadena de suministro por aproximación
- Integra la red de autorización del gobierno para cumplir con la normativa fiscal sin complicaciones
El núcleo centralizado de facturación crea facturas electrónicas muy claras y que cumplen con las normativas, siempre
- Conoce a sus proveedores y garantiza que solo se procesen facturas electrónicas confiables
- Verifica el contenido de la factura electrónica para saber si cumple con la normativa fiscal
- Detiene el fraude al validar los datos maestros antes del procesamiento
- Elimina las facturas duplicadas, incluso las enviadas por distintos canales
- Convierte cada flujo de facturas en los mismos datos digitales para la automatización de facturas
El núcleo centralizado de facturación tiene posibilidades ilimitadas para cuentas por pagar
- Reduce las consultas de los proveedores con información del estado de la facturación en tiempo real
- Interactúa perfectamente con flujos de trabajo de automatización de cuentas por pagar
- Comprende que no existen límites de formato o volumen en la facturación
- Se conecta a cualquier cantidad de planificaciones de recursos empresariales o sistema administrativo
- Mejora continuamente su experiencia del proveedor para fortalecer las relaciones
Ofrecer el núcleo centralizado de facturación a los proveedores
Al crear un proceso de cuentas por pagar sin complicaciones, uno donde el proveedor está cerca del equipo de cuentas por pagar, el núcleo centralizado de facturación ofrece nuevas capacidades que no son posibles a través de una red:
El pago de facturas genera la adopción de los proveedores, con la posibilidad de utilizar la autovalidación y autocoordinación en el portal, ya que repentinamente pueden mitigar los errores de datos antes de que la factura llegue l equipo de cuentas por pagar. El equipo de control de créditos del proveedor ahora puede asegurarse de que la factura sea correcta en lugar de perseguir al equipo de cuentas por pagar para hacer una actualización, haciendo que todos pierdan su tiempo.
Cuando el proveedor actualiza la información de su compañía, sus preferencias de facturación o requisitos de pago, finalmente puede confiar en los datos y preparar cheques para validar los cambios.
Los proveedores pueden ser incorporados en cualquier paso del proceso de cuentas por pagar, pueden ser creados y aprobados en tiempo real en la organización compradora, incluso con deduplicación, cheques riesgosos y el mantenimiento de jerarquías complejas.
Las campañas de incorporación ahora son parte de su empresa y no de otra, y esto permite una incorporación rápida de proveedores ya que no hay que firmar nuevos términos y condiciones y se pueden usar métodos menos rígidos para proveer madurez técnica a todos los proveedores.
El portal del proveedor es su portal que le asegura que pueda ver los beneficios de la transparencia de las transacciones, la incorporación automatizada y el autoservicio mediante una menor cantidad de consultas y una resolución de disputas más rápida.
Todo proveedor es incorporado automáticamente con una cuenta del portal gratuita tan pronto como la cree en su planificación de recursos empresariales, envíe la primera orden de compra o apruebe su primera factura, sin tener que preocuparse por cargos de transacciones complejos, formatos de facturas ni hacer campañas de incorporación costosas.
Los proveedores pueden verificar y validar sus facturas dentro del portal, para corregir errores en los datos antes de que la factura se envíe al proceso de cuentas por pagar, para ahorrar tiempo al equipo de cuentas por pagar y acelerar el proceso de pago.