Software de automatización de cuentas a pagar (AP Automation) Automatice el Proceso del Ciclo de Facturación y Pago con Control y Cumplimiento Inteligentes

Al automatizar el proceso de cuentas a pagar, su organización se vuelve más eficienciente y usted obtiene un mayor control sobre el fondo de maniobra. Además, las relaciones con los proveedores mejoran a medida que estos adoptan funciones de autoservicio. El efecto secundario es que, si se hace correctamente, se registran los descuentos y las obligaciones contractuales, lo que significa un ahorro directo.

Para reducir la carga de consultas innecesarias de los proveedores en cuentas a pagar, es necesario ofrecer un sitio web de autoservicio que incluya un agente de IA. En él, el proveedor podrá resolver sus dudas con la IA; la clave es asegurar que todo lo que necesite esté en el sitio web, como facturas, pagos, contratos, pedidos, etc. No obstante, esto debe incluir la capacidad de colaborar directamente con su empresa y de solicitar cambios en los datos maestros. Esto será beneficioso tanto para usted como para su proveedor, además de reducir el fraude por phishing.

Lamentablemente, no todas las facturas pueden estar respaldadas por un a orden de compra (PO), especialmente las de suministros, servicios o las vinculadas a un contrato. La solución es usar la IA para emparejar las líneas a nivel de categoría y contrato. Esto seguirá permitiendo la triple conciliación «3-Way Match» (artículos, recepción y factura), pero permite que las asignaciones se realicen automáticamente por categoría. Esto habilitará alcanzar mayores niveles de control y eficiencia en casos de facturación complejos. Si tiene un portal web de autoservicio para proveedores, mediante la colaboración, se podrían añadir los detalles del pedido a la factura.

Sí, la IA puede usarse para codificar, conciliar, asignar e incluso pagar una factura. Sin embargo, esto debe ajustarse a unos límites y contar con el apoyo de agentes de detección de fraude y duplicados. El proceso de IA funciona mejor si se acompaña con mandatos de facturación electrónica, donde las estructuras XML eliminan los errores de lectura de datos.

La tendencia de los gobiernos a imponer la factura electrónica es cada vez más fuerte y global. Estos mandatos dictan los formatos XML y los métodos de conexión entre compradores y proveedores. Los gobiernos introducen estos mandatos para agilizar la recaudación de impuestos. Las facturas incluyen datos fiscales que permiten al gobierno rastrear los ingresos por impuestos y validar las declaraciones del proveedor y del comprador. Esto será una operación 24/7 y el caso de uso perfecto para la codificación y validación por IA.

El fraude en los pagos ocurre cuando los datos bancarios de la factura o del archivo de pago no coinciden con el registro maestro del proveedor. Esto puede ocurrir a través de una factura de phishing o de un empleado que edite el archivo. Para bloquearlo, se necesita una validación automatizada en tiempo real de la titularidad de la cuenta bancaria antes de la liquidación, y un proceso de solicitud de cambio de datos bancarios asegurado con autenticación de dos factores (2FA).