Los contratos son la piedra angular de las compras. Rigen todas las relaciones con los proveedores y ayudan a hacer cumplir las obligaciones entre compradores y proveedores.
A pesar del papel fundamental de los contratos, su gestión suele quedar relegada a un segundo plano frente a otros procesos de compras, lo que puede tener graves consecuencias. Las organizaciones pueden perder oportunidades de ahorro o verse inmersas en disputas con los proveedores. Para maximizar el valor y mitigar el riesgo, es esencial una gestión eficaz de los contratos con los proveedores.
En este artículo, analizaremos por qué la gestión de contratos es importante en las compras, cómo impulsa la eficiencia, garantiza el cumplimiento y fortalece las relaciones con los proveedores. También destacaremos las trampas de los procesos ineficaces y proporcionaremos estrategias para superar los retos comunes con un software eficaz de gestión del ciclo de vida de los contratos (CLM).
El papel interfuncional de la gestión de contratos
Una gestión eficaz de los contratos refuerza las relaciones con los proveedores fomentando la responsabilidad, la transparencia y la colaboración, y afecta a numerosas áreas de una organización:
- Compras: Garantiza que los contratos se ajusten a los objetivos estratégicos de compra y a la estrategia por categorías, incluida la rentabilidad, las normas de calidad y los plazos de entrega. A menudo participa en la incorporación de proveedores y en el seguimiento de acuerdos de nivel de servicio y obligaciones.
- Asuntos jurídicos: Apoya el cumplimiento de las leyes y normativas, mitigando los riesgos mediante términos y condiciones claramente definidos.
- Apoyo a las partes interesadas (Recursos Humanos, TI, etc.): Responsable de la revisión temática de las cláusulas y elementos clave del contrato, facilita la incorporación de proveedores y personal externo, participa en la ejecución y el seguimiento de las obligaciones, etc.
Una gestión ineficaz de los contratos con proveedores puede provocar el incumplimiento de los plazos de renovación y gastos excesivos, litigios y sanciones reglamentarias. Los procesos fragmentados y los registros desorganizados pueden ralentizar los ciclos de aprovisionamiento, y los contratos mal gestionados pueden dañar la confianza y la colaboración con los proveedores. En última instancia, estas ineficiencias repercuten negativamente en los resultados de la empresa.
El 79% de los profesionales de las compras encuestados afirma que la capacidad de encontrar y buscar contratos es la razón principal para digitalizar la gestión de contratos, seguida de cerca por la mejora del rendimiento operativo (60%), la mejora del cumplimiento normativo y legal (60%) y la reducción de los tiempos de ciclo (55%). Otros objetivos clave son la creación de pistas de auditoría, la reducción de los gastos operativos y la disminución de la erosión del valor.
En resumen, adoptar un enfoque ágil y digital de la gestión de contratos es clave para optimizar las estrategias de compras e impulsar el éxito empresarial.
Ahora que hemos explicado por qué la gestión de contratos es tan importante para el éxito de las compras, examinemos en detalle el ciclo de vida de la gestión de contratos y sus seis etapas.
6 etapas del ciclo de vida de la gestión de contratos
Para ilustrar las seis etapas del ciclo de vida de la gestión de contratos, utilizaremos como ejemplo una empresa ficticia, CloudTech Solutions.
Supongamos que CloudTech es una empresa tecnológica en crecimiento que necesita un nuevo proveedor que le preste servicios de infraestructura en la nube. Su ciclo de vida de gestión de contratos ofrece un enfoque estructurado para garantizar el éxito en cada etapa:
1) Solicitud e inicio del contrato
CloudTech Solutions identifica la necesidad de un sólido proveedor de infraestructura en la nube para respaldar sus crecientes operaciones digitales. En el contexto de un contrato de adquisición, el equipo de adquisiciones inicia formalmente el proceso de compras, esbozando objetivos como la mejora del tiempo de actividad del servidor, la mejora de la seguridad de los datos y un presupuesto definido de 500.000 dólares anuales. Los interesados internos -informáticos, jurídicos y financieros- alinean sus prioridades para garantizar que el contrato satisface sus necesidades operativas y los requisitos de cumplimiento. CloudTech también puede aprovechar una solución de Intake Management para orquestar el flujo de trabajo de revisión y aprobación entre las partes interesadas legales y de apoyo.
2) Creación y autoría del contrato
El equipo de compras de CloudTech redacta el contrato utilizando plantillas estandarizadas y bibliotecas de cláusulas preaprobadas para garantizar la precisión y la coherencia. El contrato incluye detalles clave como
- Alcance de los servicios: Tiempo de actividad del servidor del 99,9% y asistencia al cliente de nivel 1.
- Acuerdos de nivel de servicio (SLA): Penalizaciones por tiempo de inactividad, tiempos de respuesta y normas de cumplimiento
- Precios: Facturación mensual, con penalizaciones por incumplimiento de los SLA
Las herramientas de automatización aceleran el proceso de redacción y reducen el riesgo de omitir términos críticos. Un contrato preciso y bien estructurado garantiza que tanto CloudTech como el proveedor entienden claramente sus obligaciones y resultados.
3) Revisión y negociación del contrato
El borrador del contrato se comparte con el proveedor seleccionado para su revisión. El proveedor puede solicitar ajustes, como cambios en la cláusula de rescisión o modificación de los SLA. Los equipos legales y de compras de CloudTech analizan cuidadosamente los cambios para asegurarse de que se ajustan a la tolerancia al riesgo y a los objetivos de la empresa.
Ambas partes pueden utilizar software de gestión de contratos para realizar un seguimiento de las revisiones y mantener una pista de auditoría clara de los cambios. Una vez concluidas las negociaciones, el contrato es definitivo.
4) Rendimiento y análisis del contrato
Ahora el proveedor empieza a prestar servicios de infraestructura en nube a CloudTech, y el equipo de adquisiciones de CloudTech supervisa de cerca el rendimiento con respecto a los SLA acordados utilizando herramientas de análisis integradas en el sistema de gestión de contratos.
Si el rendimiento se desvía o si se produce un tiempo de inactividad inesperado, los miembros pertinentes del equipo reciben una alerta. Este seguimiento proactivo responsabiliza al proveedor y garantiza que el contrato aporte el valor previsto.
5) Gestión de contratos y acuerdos
La gestión es continua. Digamos que existe un posible incumplimiento del acuerdo de nivel de servicio cuando el tiempo de respuesta del proveedor cae por debajo de los niveles acordados. El equipo de compras de CloudTech puede examinar los datos en tiempo real utilizando paneles y análisis del sistema de gestión de contratos para identificar el problema con antelación e iniciar conversaciones con el proveedor para resolverlo.
Con una solución de gestión de contratos, ambas partes tienen acceso seguro y centralizado al contrato más reciente, lo que les permite actuar con rapidez y realizar los ajustes necesarios. Este enfoque sistemático evita malentendidos y fomenta una relación positiva y productiva con el proveedor, además de proteger el valor del contrato que CloudTech esperaba obtener.
6) Vencimiento/Renovación del Contrato
Antes de que expire el contrato con el proveedor, CloudTech recibe una alerta automatizada para evaluar el desempeño del proveedor. En este momento, el equipo de adquisiciones analiza métricas clave, como el rendimiento del proveedor, el cumplimiento del SLA y la eficiencia de costos, para determinar si renovar el contrato o buscar un nuevo proveedor.
CloudTech puede renegociar los términos para reflejar los nuevos objetivos empresariales o, si decide cambiar de proveedor, aprovechar los procedimientos de transferencia previamente establecidos para garantizar una transición sin problemas. Los SLA y los precios actualizados reflejarán los nuevos objetivos empresariales. Al aprovechar la automatización y el análisis de datos, CloudTech puede evitar cualquier interrupción en los servicios de infraestructura en la nube.
Las seis etapas del ciclo de vida de la gestión de contratos proporcionan un marco estructurado que ayuda a organizaciones como CloudTech a gestionar contratos de manera eficaz. Recuerda: una estrategia de gestión de contratos bien ejecutada no solo minimiza riesgos; también impulsa la eficiencia, reduce costos y respalda el crecimiento a largo plazo.
Sin embargo, incluso con un proceso sólido de gestión de contratos, existen desafíos. A continuación, analizaremos esos desafíos y cómo superarlos.
Abordando los Desafíos de la Gestión de Contratos
Gestionar contratos de manera eficaz requiere superar varios desafíos significativos. A continuación, analizamos los más importantes y cómo resolverlos.
Solicitudes de Contratos Manuales
Las organizaciones a menudo dependen del correo electrónico u otros métodos manuales para recopilar y gestionar solicitudes de contratos y asistencia legal. Esto implica que los solicitantes y quienes brindan apoyo probablemente tengan una visibilidad limitada del estado (el temido “caja negra”) y carezcan de herramientas centralizadas para colaborar. Frecuentemente, esta falta de colaboración genera fricciones en el proceso, ya que se necesita información adicional para garantizar que se proporcione el contrato solicitado o la asistencia legal requerida.
Solución: Un centro de Intake Management centralizado, impulsado por GenAI, puede ofrecer una experiencia sencilla y fácil de usar para que los empleados soliciten contratos y asistencia legal. Estas soluciones proporcionan una experiencia guiada y conversacional, visibilidad completa, colaboración y extensibilidad para mejorar la experiencia general, los niveles de servicio y garantizar la satisfacción y eficiencia de los empleados.
Redacción ineficaz de contratos que carecen de colaboración
Las organizaciones suelen confiar en MS Word y el correo electrónico para redactar contratos y colaborar. Este enfoque crea oportunidades para los problemas de versión, lenguaje no estándar o aprobado, errores y silos de información donde algunas partes interesadas pueden carecer de visibilidad.
Solución: Las soluciones modernas de CLM permiten la creación de contratos mediante flujos de trabajo automatizados que incluyen a las partes interesadas y a los proveedores, de modo que se pueda llegar a un acuerdo rápidamente y los contratos se ejecuten a tiempo. La autoría colaborativa incluye capacidades de mensajería, redacción y seguimiento de cambios, incluso a través de capacidades de IA/GenAI, y flujos de trabajo automatizados, para garantizar procesos de negociación, revisión y aprobación fluidos y transparentes en una solución central. Estas soluciones también permiten aprovechar plantillas rápidas y cláusulas maestras para acelerar los tiempos de ciclo y aumentar el cumplimiento.
Almacenamiento y recuperación de contratos desorganizados
La dispersión de los contratos en bandejas de entrada de correo electrónico, unidades compartidas y archivos físicos puede generar ineficacia y pérdida de documentos. Los equipos pierden tiempo buscando acuerdos relevantes, lo que puede retrasar la toma de decisiones y aumentar el riesgo de pasar por alto términos clave.
Solución: Un repositorio de contratos digitales centralizado y basado en la nube proporciona un almacenamiento seguro y con capacidad de búsqueda y permite a los equipos buscar y acceder rápidamente a los acuerdos, cláusulas y metadatos, controlar las versiones y garantizar que los documentos más recientes estén fácilmente disponibles para todas las partes interesadas. La solución también debe proporcionar tecnología AI/GenAI para digitalizar documentos contractuales y extraer metadatos, como obligaciones, términos clave y cláusulas.
Falta de seguimiento y supervisión de las obligaciones en tiempo real
Sin un seguimiento en tiempo real, los equipos tienen dificultades para supervisar el rendimiento, el cumplimiento y los plazos de los contratos. Esta falta de visibilidad puede hacer que no se cumplan los hitos, que se impongan sanciones por incumplimiento o que no se apliquen las condiciones favorables.
Solución: Utilice un software de gestión de contratos con cuadros de mando integrados y análisis basados en IA que le permitan realizar un seguimiento del ciclo de vida de las obligaciones, los indicadores clave de rendimiento (KPI), como los plazos de entrega, y los acuerdos de nivel de servicio. Las alertas automáticas ayudan a mantener el rumbo de los contratos.
Incumplimiento de las condiciones contractuales
El incumplimiento de las condiciones contractuales puede acarrear pérdidas económicas, litigios y daños en las relaciones con los proveedores.
Solución: Las auditorías periódicas ayudan a garantizar el cumplimiento, y las herramientas basadas en IA pueden detectar riesgos potenciales, realizar un seguimiento del cumplimiento de los acuerdos de nivel de servicio y proporcionar información procesable.
Dificultad para gestionar renovaciones y vencimientos de contratos
Los procesos manuales o los sistemas obsoletos pueden provocar lapsos involuntarios en los acuerdos u oportunidades perdidas de renegociación.
Solución: Automatice las notificaciones de renovación con un software de gestión del ciclo de vida de los contratos para recibir recordatorios con suficiente antelación a las fechas clave. De este modo, se dispone de tiempo suficiente para evaluar el rendimiento del proveedor, renegociar las condiciones o preparar la transición a nuevos proveedores.
Errores e ineficiencias manuales
Depender de la introducción manual de datos y procesos aumenta la probabilidad de que se produzcan errores en los contratos, lo que puede dar lugar a costosos malentendidos e incumplimientos.
Solución: Automatice los flujos de trabajo de creación y aprobación de contratos, utilizando plantillas preaprobadas y bibliotecas de cláusulas, para reducir el riesgo de errores y acelerar el ciclo de vida de los contratos.
Conflictos contractuales por interpretación de cláusulas
Las ambigüedades en el lenguaje contractual o la interpretación errónea de las cláusulas pueden provocar conflictos, retrasar los proyectos y dañar las relaciones comerciales.
Solución: Implique a los equipos jurídicos en las primeras fases del proceso de redacción del contrato para garantizar la claridad y precisión del lenguaje. Utilice plantillas estandarizadas y software digital CLM con capacidades de procesamiento del lenguaje natural (NLP) para sugerir mejoras.
En la siguiente sección, le plantearemos algunas preguntas críticas que le ayudarán a evaluar su nivel de madurez de CLM y a identificar las lagunas que necesita abordar.
Cómo evaluar la madurez de su automatización de la gestión de contratos
Al evaluar su nivel de madurez en la gestión del ciclo de vida de los contratos, es importante examinar sus objetivos generales, el diseño de sus procesos y sus necesidades tecnológicas. He aquí algunas preguntas importantes que debe plantearse:
Personas
- ¿Tus equipos comprenden sus funciones y responsabilidades en el proceso de compras?
- ¿Disponen tus equipos de la formación adecuada para gestionar eficazmente los contratos y entregar un contrato conforme a la ley?
Proceso
- ¿Están claramente definidos y te entienden tus procesos de compras?
- ¿Existe normalización y homogeneidad?
- ¿Existe algún tipo de automatización para impulsar el cumplimiento de los procesos?
Tecnología
- ¿Qué nuevas tecnologías está utilizando? ¿Se utiliza esta tecnología de forma coherente en toda la organización?
Gobernanza
- ¿Existe un proceso de gobernanza para las compras? ¿Se identifican fácilmente los incumplimientos? ¿Se comprenden claramente los riesgos de los contratos y se gestionan de forma coherente?
Entrega
- ¿Tiene tu organización un modelo global de prestación de servicios? ¿Existe una compra guiada que facilite el autoservicio?
Información y datos
- ¿Están tus datos maestros de contratos claramente definidos y estandarizados en todas las tecnologías?
- ¿Dispone de métricas e indicadores clave de rendimiento claramente definidos?
- ¿Hay análisis de autoservicio disponibles en toda la organización?
- ¿Conoce los principales hitos, derechos y obligaciones?
- ¿Se está entregando todo el valor de tus contratos?
Estas preguntas son sólo el principio de una evaluación exhaustiva. Descargue nuestra lista de comprobación de la transformación de la gestión del ciclo de vida de los contratos (CLM) para saber cómo puede sacar el máximo partido a su programa de CLM.
Como parte de la evolución del software de CLM, la IA se ha convertido en un potente impulsor de la gestión eficiente de contratos. Echemos un vistazo al cambio transformacional que la IA está aportando a las compras en este ámbito.
¿Qué es la gestión de contratos basada en IA?
A medida que las empresas se enfrentan a una creciente demanda de velocidad, precisión y cumplimiento en la gestión de contratos, las herramientas basadas en IA están demostrando ser esenciales para superar estos retos. Uno de los efectos más notables de la IA es su capacidad para agilizar procesos manuales complejos.
Por ejemplo, la IA destaca en la extracción de cláusulas, el seguimiento de obligaciones y la evaluación de riesgos. Mediante el análisis de grandes volúmenes de datos contractuales, la IA puede señalar cláusulas de alto riesgo, evaluar el cumplimiento y sugerir términos alternativos para reducir la exposición. Nuestro estudio indica que el 39% de los equipos de compras están aplicando la extracción de cláusulas mediante IA, y un tercio la utiliza para ayudar a evaluar el riesgo en la redacción de los contratos.
Las tareas que tradicionalmente requerían una revisión manual exhaustiva, como la identificación de términos clave o la comparación de cláusulas entre contratos, ahora también se basan en la IA, lo que minimiza los errores y ayuda a acelerar los plazos de entrega de los contratos.
La IA también impulsa la innovación continua. Funciones avanzadas como la creación de cláusulas, la IA generativa para la redacción de contratos y la asistencia en la negociación están cambiando la forma en que las empresas redactan y revisan los contratos. Funciones como la colaboración en tiempo real y las sugerencias mejoradas por IA permiten a los equipos negociar de forma más inteligente y rápida: el 68% de los responsables de compras encuestados afirman que la reducción del tiempo del ciclo de vida de las compras es una ventaja clave del software CLM impulsado por IA.
A medida que las capacidades de IA sigan evolucionando, las organizaciones pueden esperar procesos de gestión de contratos más eficientes, fluidos y conformes.
Vea nuestro seminario web,«Gestión del ciclo de vida de los contratos con IA», grabado en la conferencia NOW America 2024, donde el director de marketing de productos de Ivalua, Doug Keeley, habló sobre el impacto transformador de la IA en la gestión del ciclo de vida de los contratos.
Cómo puede ayudarte Ivalua
El software de gestión del ciclo de vida de los contratos (CLM) de Ivalua puede ayudarle a aumentar la eficiencia, reducir los riesgos y mejorar la colaboración entre los equipos de gestión de compras, legal y de proveedores. Nuestra plataforma ofrece una amplia gama de potentes funciones:
- Repositorio centralizado de contratos: Una única fuente de verdad para mejorar la visibilidad y el acceso a los contratos mediante búsquedas y filtros exhaustivos.
- Plantillas de contratos y biblioteca de cláusulas: Un repositorio de cláusulas aprobadas para redactar contratos de forma rápida y coherente.
- Redacción colaborativa de contratos: Creación de contratos simplificada y conforme a la normativa mediante flujos de trabajo y colaboración con partes interesadas y proveedores, plantillas preaprobadas, cláusulas maestras y la capacidad de generar lenguaje nuevo o modificar el existente con GenAI.
- Captura de datos contractuales: Aprovecha la IA y GenAI para digitalizar contratos y extraer metadatos como cláusulas, términos y obligaciones clave, y genera perspectivas sobre el rendimiento y los riesgos potenciales a lo largo de cada ciclo de vida de los contratos.
- Similitud y comparación de cláusulas basadas en IA: Aprovecha la IA para identificar cláusulas similares, establecer un nivel de riesgo y sugerir lenguaje previamente aprobado para mejorar el cumplimiento y acelerar el proceso de revisión.
- Visibilidad y análisis mejorados: Ofrece información en tiempo real sobre el rendimiento del contrato, el consumo y más, para una gestión proactiva del contrato.
Con su sólido conjunto de funciones, nuestra solución CLM le permite automatizar los procesos manuales, mejorar la transparencia y obtener un mejor control de sus contratos, lo que impulsa unos resultados óptimos y unas relaciones más sólidas con los proveedores.
Gestión de contratos: un imperativo para las compras
La gestión eficaz de los contratos es esencial para impulsar la excelencia operativa en las adquisiciones. Una plataforma CLM con funciones como un repositorio centralizado, flujos de trabajo automatizados y análisis avanzados puede ayudarle a eliminar ineficiencias, reducir riesgos y maximizar el valor de sus contratos.
Descubra cómo nuestra plataforma de CLM puede transformar la gestión de sus contratos: vea nuestra demostración a la carta sobre la gestión del ciclo de vida de los contratos.
PREGUNTAS FRECUENTES
¿Qué es la gestión de contratos en las compras?
La gestión de contratos en aprovisionamiento es el proceso de creación, negociación, ejecución, supervisión y renovación de acuerdos entre una empresa y sus proveedores o vendedores. Este proceso garantiza que todas las partes cumplan sus obligaciones, al tiempo que alinea los contratos con las estrategias de aprovisionamiento de la organización.
En el actual mercado globalizado y altamente competitivo, la gestión de contratos con proveedores desempeña un papel crucial a la hora de navegar por las fluctuantes dinámicas de la cadena de suministro y las cambiantes normativas, y de responder a la creciente demanda de sostenibilidad y transparencia. Ayuda a compradores y proveedores a garantizar condiciones mutuamente beneficiosas y a mantener relaciones sólidas.
La gestión eficaz de los contratos también contribuye al control de los costes, la puntualidad de las entregas y el cumplimiento de las normas legales y reglamentarias.
