Guía completa del proceso “Source-to-Pay”

Ya sea que seas un profesional de adquisiciones experimentado o nuevo en el campo, entender el proceso de Source-to-Pay (S2P) es crucial en el entorno empresarial acelerado de hoy. En esta entrada de blog, profundizaremos en las sutilezas de lo que realmente implica el S2P, exploramos sus múltiples beneficios y desglosamos las mejores prácticas para la implementación exitosa de una plataforma S2P que funcione bien con tu tecnología existente.

Entendiendo el Proceso de Source-to-Pay

El proceso de Source-to-Pay es un enfoque integral que abarca todas las actividades desde la adquisición inicial de bienes y servicios hasta el pago final. Este proceso de principio a fin es fundamental para una gestión efectiva de adquisiciones y cadena de suministro, asegurando que las organizaciones adquieran bienes y servicios de la manera más eficiente y rentable.

El proceso S2P se caracteriza por un enfoque estratégico hacia las adquisiciones que se centra en objetivos a largo plazo, eficiencia de costos, relaciones con proveedores, gestión de riesgos y alineación con los objetivos empresariales más amplios. Esto contrasta con un enfoque puramente operativo, que se centraría principalmente en las tareas diarias de ordenar y pagar bienes y servicios.

El objetivo final de Source-to-Pay es optimizar los procesos de adquisiciones, minimizar los costos y asegurar que una organización reciba los bienes y servicios que necesita de manera oportuna y rentable, manteniendo buenas relaciones con los proveedores con bajo riesgo y un rendimiento óptimo. S2P no es un proceso estático; implica una evaluación continua y mejora. Las organizaciones deben adaptar sus estrategias de adquisiciones basándose en las condiciones cambiantes del mercado, nuevas tecnologías y necesidades empresariales internas.

¿Cuáles son los pasos en el proceso de Source-to-Pay?

1. Análisis de gastos: Este paso implica entender los requisitos específicos y la cantidad necesaria, a menudo determinados por varios departamentos dentro de la empresa. Entender el gasto también es crítico para determinar a quién comprar, qué comprar, cuánto comprar y si una compra se alinea con los presupuestos y contratos.
2. Sourcing: Aquí es donde se invitan a varios proveedores para cumplir con un determinado requisito. Se emite una RFI/RFP y los proveedores proporcionan sus respuestas; uno o más son seleccionados y se les adjudica el negocio.
3. Gestión de proveedores: Esta es la base del proceso S2P, e involucra la incorporación de proveedores, la gestión de información y riesgos, y la gestión del rendimiento a lo largo del ciclo de source-to-pay. Una vista de 360 grados de los datos del proveedor es esencial.
4. Redacción y negociación de contratos: Esta etapa implica crear un contrato, negociar términos y condiciones antes de la aprobación final del contrato y hacerlo activo para la compra.
5. Compras: Las compras implican crear una requisición o una solicitud para capturar la necesidad del usuario y emitir una orden de compra (PO) al proveedor, solicitando oficialmente los bienes o servicios bajo los términos acordados, aunque en muchos casos no haya un contrato en vigor.
6. Recepción y calidad: Una vez que el proveedor entrega los bienes o servicios, estos se reciben e inspeccionan para asegurar que cumplan con los requisitos y estándares especificados. Esta etapa es crucial para el control de calidad y para garantizar que los bienes o servicios estén conforme al contrato.
7. Procesamiento y conciliación de facturas: Después de recibir los bienes o servicios, el proveedor emite una factura, la cual se compara con la PO y el recibo de los bienes para verificar su precisión. Este proceso, conocido como conciliación de tres vías, es vital para asegurar que el monto facturado sea correcto y se alinee con lo que se ordenó y se recibió.
8. Pago: Una vez que la factura ha sido verificada y aprobada, la etapa final del proceso es efectuar el pago al proveedor. Los pagos puntuales son esenciales para mantener buenas relaciones con los proveedores.

Beneficios de un proceso de Source-to-Pay automatizado

La automatización del S2P juega un papel fundamental en la automatización y mejora de la eficiencia de los equipos de adquisiciones para lograr una mejor visibilidad y control sobre las actividades de gestión de gastos. La automatización del Source-to-Pay puede transformar la manera en que las organizaciones gestionan sus actividades de adquisiciones, incluyendo:

• Mayor eficiencia: La automatización agiliza todo el proceso S2P, desde la adquisición hasta el pago, reduciendo el tiempo y el esfuerzo requeridos para las tareas manuales.
• Reducción de costos: La automatización del Source-to-Pay reduce los costos al permitir a las organizaciones analizar patrones de gasto y el rendimiento de los proveedores, y disminuir los costos laborales asociados con el procesamiento manual y errores.
• Mayor precisión y cumplimiento: La automatización del Source-to-Pay asegura precisión en las transacciones y cumplimiento con políticas internas y regulaciones externas, ya que los sistemas automatizados están programados para seguir estándares y directrices establecidas.
• Mejora de las relaciones con los proveedores: Al automatizar las tareas rutinarias, las organizaciones pueden centrarse más en los aspectos estratégicos de la gestión de relaciones con proveedores, garantizar pagos oportunos y comunicarse de manera más eficiente con los proveedores.
• Información basada en datos y toma de decisiones: Los sistemas automatizados de S2P proporcionan valiosas capacidades de análisis de datos e informes para obtener información sobre las tendencias de gasto, el rendimiento de los proveedores y la dinámica del mercado.
• Gestión de riesgos: La automatización del Source-to-Pay ayuda a monitorear el rendimiento de los proveedores, garantizar el cumplimiento de contratos y detectar anomalías en las transacciones de adquisiciones.

Mejores prácticas para la implementación de software S2P

Al implementar tecnología S2P, es crucial tener en cuenta las mejores prácticas para gestionar problemas de integración y cambio de manera efectiva mientras se despliega el nuevo sistema.

Problemas de integración

Muchas soluciones S2P parecen estar estrechamente integradas en la interfaz de usuario, solo para descubrir que a menudo tienen una mezcla de modelos de datos y tecnologías subyacentes. Esto puede limitar el nivel de automatización que se puede lograr a lo largo del S2P y hacer que el equipo dedique tiempo a sincronizar datos y procesos en lugar de realizar actividades más valiosas.

Muchas organizaciones tienen una infraestructura de TI compleja que comprende diversos sistemas heredados, plataformas ERP y herramientas especializadas. Las dificultades de integración pueden llevar a la existencia de silos de datos, donde la información no se comparte de manera efectiva entre sistemas, lo que resulta en ineficiencias y una falta de visibilidad coherente en las actividades de adquisiciones debido a inconsistencias y sincronización de datos.

Además, la integración a menudo requiere trabajo de desarrollo personalizado para cerrar la brecha entre diferentes tecnologías, como la creación de API o el uso de middleware, lo cual requiere experiencia técnica. Además, la integración no es una tarea única; requiere mantenimiento y actualizaciones continuas para asegurar la compatibilidad con actualizaciones del sistema o cambios en los procesos empresariales.

Las asociaciones que permiten estas integraciones son esenciales. La Plataforma S2P de Ivalua está diseñada para integrarse de manera fluida con una amplia gama de sistemas y aplicaciones, incluidos los sistemas ERP, software financiero y aplicaciones de terceros. La plataforma S2P de Ivalua permite un intercambio de datos y sincronización de procesos sin problemas con nuestro centro de integración integrado, ayudando a las organizaciones a consolidar sus datos y flujos de trabajo de adquisiciones.

Mejores Prácticas para la Integración de Software S2P:

• Tener una estrategia de integración clara.
• Involucrar a expertos en TI desde el inicio del proceso de implementación.
• Elegir una plataforma S2P conocida por sus capacidades de integración.

Gestión del cambio

Los empleados acostumbrados a los procesos tradicionales de adquisiciones pueden ser reacios a adoptar un nuevo sistema S2P, especialmente si lo perciben como complejo o amenazante para su rol actual. Esta resistencia puede manifestarse como falta de compromiso, reluctancia para aprender el nuevo sistema o incluso oposición abierta, dificultando la transición fluida al nuevo sistema.

Una plataforma S2P a menudo introduce nuevas funcionalidades y flujos de trabajo, requiriendo que los usuarios adquieran nuevas habilidades. La capacitación inadecuada puede llevar a una subutilización de la plataforma, errores y frustración de los empleados.

Además, una comunicación efectiva es crucial para asegurar que todos entiendan las razones del cambio, los beneficios del nuevo sistema y cómo impactará sus roles individuales. Sin una comunicación clara y continua, pueden surgir conceptos erróneos, reduciendo la aceptación y el apoyo.

Mejores prácticas para la gestión del cambio en software S2P:

• Emplear una estrategia de gestión del cambio integral que involucre a los principales interesados.
• Proporcionar programas de capacitación y soporte personalizados.
• Buscar funcionalidades de adopción digital integradas.
• Asegurar una comunicación clara y transparente.

Estudio de Caso: BELL Implementa con éxito la plataforma S2P de Ivalua

BELL, una importante empresa de telecomunicaciones en Canadá, recientemente implementó una revisión global de su sistema de gestión de gastos, superando una serie de desafíos teóricos y técnicos. Necesitaban soportar un número significativo de usuarios concurrentes y numerosos tipos de gastos, y fomentar una adopción instantánea de usuarios a través de una interfaz sencilla y eficiente. La integración fluida con los sistemas existentes y los flujos de trabajo de aprobación configurables eran esenciales, así como la capacidad de manejar grandes volúmenes de datos sensibles de clientes.

Trabajando con el socio de Ivalua, OJC Consulting, Bell logró desplegar el Módulo de Gastos de Ivalua para sus 55,000 empleados, sin problemas críticos y con una satisfacción del cliente del 100%. Con Ivalua, Bell ha ahorrado dinero al reducir los costos de mantenimiento y el impuesto sobre ventas, mientras proporciona una mejor experiencia de adquisiciones para los empleados. Lee el estudio de caso completo: BELL implementa con éxito la plataforma S2P de Ivalua.

Tendencias 2024 en tecnología Source-to-Pay

El futuro de la tecnología S2P está moldeado por varias tendencias emergentes. Probablemente la más notable es el uso creciente de Inteligencia Artificial (IA) Generativa y Aprendizaje Automático (ML) en adquisiciones.

La IA/ML puede analizar grandes cantidades de datos, identificando patrones y tendencias que el análisis humano podría pasar por alto. Esto puede llevar a una previsión de demanda más precisa, una mejor selección de proveedores y estrategias de gestión de riesgos más efectivas.

La Inteligencia Artificial Generativa en adquisiciones tiene el potencial de impactar la función de adquisiciones, con el poder de aprender de grandes repositorios de datos y generar versiones derivadas de contenido, estrategias, diseños y métodos. Las organizaciones pueden aplicar la IA Generativa para transformar varias partes del Source-to-Pay, mejorando la eficiencia, reduciendo costos y habilitando una toma de decisiones informada. En lugar de reemplazar los recursos humanos, libera a los empleados para que se concentren en aspectos más estratégicos de las adquisiciones y apliquen su creatividad y habilidades de pensamiento crítico.

Otra tendencia clave es el enfoque mejorado en la Gestión de Relaciones con Proveedores (SRM). Los análisis avanzados están proporcionando una visión más profunda sobre el rendimiento de los proveedores, la evaluación de riesgos y las oportunidades de colaboración, ayudando a construir relaciones con proveedores más sostenibles, resilientes y mutuamente beneficiosas.

Finalmente, las soluciones Source-to-Pay basadas en la nube seguirán creciendo, ofreciendo escalabilidad, flexibilidad y acceso remoto. Estas soluciones permiten la colaboración en tiempo real, actualizaciones y acceso a datos de adquisiciones desde cualquier lugar. Mantenerse al tanto de estas tendencias puede proporcionar una ventaja significativa, impulsando la innovación, la eficiencia y el valor en las operaciones de adquisiciones. Descarga el Roadmap Estratégico de Gartner para la Tecnología Source-to-Pay, que ofrece valiosos conocimientos sobre las principales plataformas S2P.

Digitaliza las compras (Source-to-Pay) con Ivalua

A medida que tu organización enfrenta los desafíos de creciente complejidad, riesgo y expectativas, gestionar los gastos es esencial. La transformación Source-to-Pay es un paso necesario para lograr este objetivo, ya que te permite reducir costos, mejorar la gestión y relaciones con proveedores, y minimizar riesgos a lo largo del ciclo de adquisiciones.

El software Source-to-Pay de Ivalua ofrece un valor rápido con paquetes de implementación rápida para que te pongas en marcha rápidamente, integraciones sin problemas con cualquier sistema backend, y un modelo amigable para los proveedores que asegura una incorporación rápida y una excelente experiencia para el usuario.