El software de inteligencia artificial para compras ya está transformando la forma en que los equipos líderes toman decisiones, reducen riesgos y encuentran nuevo valor. Pero, ¿cómo se pueden transformar los primeros proyectos piloto en proyectos a nivel empresarial que tengan un impacto significativo?
Para que la inteligencia artificial en las compras sea funcional y beneficiosa, se necesita algo más que experimentar con modelos y algoritmos. Una implementación exitosa requiere un análisis cuidadoso de cómo integrar la IA en los sistemas y procesos existentes, sin dejar de estar al tanto de los retos que plantean los riesgos, la gobernanza y la preparación de los datos.
En este artículo, profundizaremos en los pasos prácticos para implementar el software de IA para compras, desde la preparación de los datos y los sistemas hasta la gestión de riesgos y la ampliación de la adopción. Aprenderá lo que se necesita para superar la fase de experimentación y empezar a ver resultados tangibles y sostenibles.
Conclusiones clave
- El software de compras basado en IA está transformando la toma de decisiones, ofreciendo soluciones de abastecimiento inteligentes y procesos más rápidos.
- La implementación estratégica de la IA requiere datos limpios, integración de sistemas, una gobernanza clara y la colaboración entre los equipos de compras, TI y finanzas.
- Plataformas como Ivalua están incorporando agentes de IA en los procesos de abastecimiento a pago para permitir, en cierta medida, la autonomía de los procesos y la automatización inteligente, sin comprometer la transparencia, la participación humana, la seguridad de los datos o el cumplimiento normativo.
Descubra cómo Ivalua puede ayudarle a aprovechar el poder de la IA en las compras para tomar decisiones más inteligentes y lograr mejores resultados. Más información
¿Dónde encaja la IA en tu ecosistema tecnológico de compras?
El papel de la IA en las compras está creciendo, pero no es una solución mágica. Es importante entender dónde implementarla primero para generar valor sin comprometer la confianza ni el cumplimiento.
Estas son algunas de las áreas clave en las que los equipos de compras líderes ya están aplicando IA:
- Sourcing y gestión de proveedores: la IA puede automatizar por completo los procesos RFX de principio a fin, según el nivel de autonomía que desee la organización. Los humanos pueden intervenir en cualquiera de los puntos de decisión clave, como la selección de proveedores o la adjudicación.
- Análisis de contratos con IA: la IA sobresale al analizar grandes volúmenes de datos no estructurados para identificar tendencias y detectar anomalías. La posibilidad de “conversar con tus contratos” antes era impensable, pero ahora es una realidad. Además, los agentes de IA pueden apoyar en las negociaciones recomendando redlines y cláusulas preferidas.
- Monitoreo de riesgos y cumplimiento: la IA puede señalar vulnerabilidades potenciales mediante capacidades predictivas, automatizar evaluaciones iniciales de riesgo e incluso redactar planes de mejora. Sin embargo, las decisiones finales todavía requieren supervisión humana para equilibrar prioridades de negocio y exigencias regulatorias.
- Automatización de transacciones: la IA es ideal para automatizar tareas repetitivas como la introducción de datos, el procesamiento de órdenes de compra o de facturas—especialmente en operaciones de gran volumen y bajo valor. No obstante, los casos excepcionales suelen requerir intervención humana para garantizar precisión y cumplimiento.
Comprender dónde la IA aporta un valor claro y dónde la supervisión humana sigue siendo esencial puede ayudar a tu equipo a enfocar sus recursos en las áreas de mayor impacto, evitando riesgos innecesarios.
Para profundizar en cómo la IA y la IA Generativa están impulsando flujos de trabajo prácticos en compras, consulta la hoja de ruta de IA Generativa de Ivalua.
Casos de uso de alto impacto de la IA en sourcing, P2P, CLM y análisis de gastos
La IA ya está integrada en los flujos de trabajo de compras, generando mejoras medibles en velocidad, precisión y toma de decisiones. Veamos algunos de los casos de uso más relevantes que los equipos de compras están aprovechando hoy:
Sourcing estratégico con IA
Los agentes de IA ayudan a los equipos de compras a seleccionar proveedores existentes o nuevos, enviar invitaciones a licitar, evaluar rápidamente propuestas de proveedores, comparar con precios históricos y más. La evaluación inteligente de ofertas ahorra tiempo y garantiza decisiones más consistentes.
Cuando se integra en soluciones digitales de sourcing, como el módulo de strategic sourcing de Ivalua, la IA también puede ejecutar eventos de sourcing a una escala antes imposible. Siempre ha habido que asumir compromisos, pero con IA ya no es necesario. Gracias a la mejora en automatización, las capacidades autónomas y la posibilidad de incluir puntos clave de decisión humana, Ivalua permite que los equipos de sourcing escalen de manera significativa.
Intake-to-Pay
La IA optimiza Intake-to-Pay guiando a los usuarios, extrayendo la información relevante según su necesidad y definiendo automáticamente el proceso. Esto simplifica la experiencia del usuario.
Por ejemplo, buscar un artículo que requiera una licitación puntual y la creación de una requisición de compra ahora puede hacerse mediante una simple conversación. El proceso y todos los elementos necesarios se crean de forma automática y se notifica a las personas correspondientes.
Funcionalidades de guided buying como las que ofrece la suite P2P de Ivalua utilizan IA para sugerir proveedores preferidos y garantizar el cumplimiento de las políticas de compras, simplificando los flujos de trabajo y aumentando la eficiencia.
IA para la gestión de contratos
La gestión del ciclo de vida de los contratos es otra área en la que la IA resulta extremadamente útil. Al escanear automáticamente los contratos para extraer metadatos, detectar cláusulas críticas y etiquetar términos relacionados con el riesgo, la IA reduce los tiempos de revisión y garantiza que los contratos se ajusten a las normas legales y de cumplimiento.
Este nivel de inteligencia también se puede incorporar al flujo de trabajo de los contratos para permitir una ejecución más rápida y una mejor gobernanza.
GenAI y LLM: dónde aportan valor
La IA generativa y los modelos de lenguaje grandes (LLM) ofrecen nuevas y potentes capacidades para los equipos de compras. Aunque no son infalibles —las alucinaciones, los sesgos y las cuestiones legales exigen una revisión rigurosa—, pueden acelerar la creación de contenidos, reducir el esfuerzo manual y sacar a la luz información útil más rápidamente.
A continuación se indican algunas áreas en las que ya están marcando la diferencia:
Redacción de solicitudes de propuestas o correos electrónicos a proveedores
La tecnología de compras GenAI puede generar rápidamente borradores de documentos de solicitud de propuestas o comunicaciones con proveedores, lo que agiliza las tareas de redacción repetitivas y da una ventaja a los profesionales de compras. También se puede utilizar para apoyar una comunicación y un contacto coherentes y profesionales durante el proceso de selección de proveedores, e incluso para analizar las propuestas presentadas.
Resumen de perfiles de contratistas o proveedores
Los LLM pueden escanear contratos complejos y registros de proveedores, extraer metadatos clave y resaltar riesgos potenciales. Esto ahorra horas de lectura a los equipos y permite tomar decisiones más rápidas y mejor informadas. La IA puede ayudar en la revisión y negociación.
Agentes de soporte para consultas sobre las compras
Los asistentes basados en IA pueden responder a preguntas relacionadas con las compras y encontrar información en documentos internos al instante, lo que ayuda a los equipos a resolver rápidamente las preguntas rutinarias y volver al trabajo de alto valor.
Descargue nuestra ficha técnica sobre IA generativa IVA para descubrir cómo Ivalua aprovecha la GenAI para hacer realidad estos escenarios.
A pesar de la amplitud de las capacidades de la IA para el software de compras, la supervisión humana sigue siendo esencial. En la siguiente sección, veremos lo que los humanos pueden hacer y la IA aún no.
¿Qué flujos de trabajo aún requieren supervisión humana?
¡Los límites son importantes! La IA puede informar, acelerar y respaldar las decisiones, pero la decisión final a menudo requiere una comprensión humana matizada de las consideraciones legales, éticas y estratégicas, especialmente en áreas complejas como las que se describen a continuación.
Selección estratégica de proveedores/adjudicación
Elegir a los proveedores adecuados implica evaluar su idoneidad a largo plazo, el riesgo potencial y la alineación con los valores de la empresa. La IA puede recomendar y puntuar propuestas, pero el juicio humano es esencial para evaluar factores intangibles y forjar relaciones estratégicas. La clave es tener la flexibilidad de incorporar a una persona en el proceso cuando sea necesario y la transparencia de las decisiones de la IA.
Negociación o aprobación final del contrato
La IA puede redactar y analizar los términos del contrato y sugerir modificaciones, pero la negociación final y la firma de ciertos tipos de contratos siempre requerirán la visión humana para comprender y equilibrar el riesgo legal, las prioridades comerciales y la dinámica cambiante del mercado.
Para obtener más información sobre cómo la IVA de Ivalua equilibra las capacidades de la IA con la visión humana, descargue nuestra ficha técnica sobre la IA generativa de la IVA.
Ahora que hemos explorado las áreas de impacto de la IA y la necesidad de la supervisión humana, pasemos a lo importante: ¿cómo se implementa con éxito un software de compras basado en IA? En las secciones siguientes, describimos los fundamentos de la implementación, junto con consideraciones de gobernanza y cómo medir el éxito.
Fundamentos para implementar software de compras con IA a gran escala
El uso de software de compras con IA requiere una base sólida. Los modelos de IA más avanzados no pueden aportar valor a las compras si los datos están fragmentados y desconectados, o si no se puede confiar en los resultados.
¿Qué es necesario tener antes de que la IA pase de la fase piloto a estar lista para su uso en la empresa?
Requisitos de infraestructura de datos e integración de sistemas
La IA depende de datos limpios, estructurados y en tiempo real, y la calidad de los resultados depende de la calidad de los datos introducidos. Los datos no solo deben estar disponibles y ser accesibles, sino que también deben ser comprensibles para la IA, es decir, los datos necesitan contexto. Lamentablemente, los datos de compras suelen estar dispersos entre ERP, portales de proveedores, herramientas heredadas y hojas de cálculo, lo que imposibilita obtener información precisa basada en la IA.
Aspectos como un registro fiable de los proveedores y la integración entre el proceso de compra y el pago y la interconectividad de los datos son fundamentales para obtener resultados fiables, por lo que muchas organizaciones líderes están invirtiendo en plataformas unificadas para todos sus datos de compra con soporte multi-ERP.
Control de los resultados de la IA con un ciclo de retroalimentación de calidad
Los resultados generados por los agentes de IA deben pasar por un proceso de revisión y control de calidad, al igual que el trabajo de los seres humanos a menudo tiene que ser revisado. Este ciclo de retroalimentación es esencial para garantizar que el objetivo del agente se cumpla de la manera prevista.
| Para obtener una guía práctica sobre cómo implementar procesos preparados para la IA y lograr la plena alineación de las partes interesadas, descargue la guía de implementación de Source-to-Pay (S2P). |
Cómo gestionar, medir y ampliar la IA en las compras
La implementación de la IA es solo el principio; el éxito a largo plazo pasa por mantener el control, demostrar su valor y ampliar su adopción en toda la organización de compras. Planteese estas importantes preguntas:
- ¿Podría superar una auditoría?
- ¿Está aportando realmente mejoras cuantificables?
- ¿Y cómo podemos utilizar estos conocimientos para transformar otras partes del negocio?
Exploremos los pilares para una gobernanza sostenible de la IA, el seguimiento del rendimiento y la ampliación en las compras.
Gestión del riesgo, los sesgos y la explicabilidad.
El daño a la reputación, los incumplimientos normativos y los sesgos ocultos son riesgos reales a la hora de implementar software de IA para la gestión de compras. Los datos deficientes o incompletos pueden sesgar las recomendaciones y generar resultados injustos o poco fiables, lo que socava la credibilidad del departamento de compras.
La falta de explicabilidad y auditabilidad también puede ser perjudicial. Las partes interesadas necesitan una lógica clara y trazable para las decisiones basadas en IA, y los equipos jurídicos y financieros deben confiar en estas conclusiones. Para ello, el departamento de compras debe ser capaz de defender sus decisiones basadas en IA ante cualquier escrutinio.
Por estas razones, las pistas de auditoría y el soporte integrado para la gobernanza son características fundamentales de cualquier plataforma de compras, a fin de garantizar que los resultados de la IA sean transparentes, defendibles y reversibles.
Seguimiento de los KPI adecuados y evitar un ROI falso
Al implementar un software de compras con IA, es imprescindible realizar un seguimiento de los indicadores de rendimiento adecuados. Algunos KPI clave de las compras son el ahorro de costes, la reducción del tiempo de ciclo, las tasas de cumplimiento y la reducción del riesgo de los proveedores. Es importante señalar que la IA permitirá a los equipos de compras hacer cosas que antes no podían hacer. Por ejemplo, una actividad de bajo valor que puede ampliarse enormemente con la IA.
Hay que tener cuidado con el «falso retorno de la inversión»: flujos de trabajo de compras que parecen más rápidos pero ofrecen resultados de menor calidad, o cifras de ahorro infladas que no se traducen en ahorros reales. El seguimiento del gasto y el análisis predictivo de Ivalua proporcionan una base sólida para medir el retorno de la inversión real en lugar de hacer proyecciones optimistas.
Obtener aceptación para ampliar la IA más allá de la fase piloto
Muchos proyectos piloto se estancan porque la IA no se integra en los flujos de trabajo diarios o carece de una propiedad clara. Entre los obstáculos más comunes se incluyen:
- Falta de integración en los procesos.
- Gestión deficiente del cambio.
- Resistencia por parte de los departamentos de TI, jurídico o financiero.
Para pasar de la fase piloto a la producción, involucre a los departamentos jurídico y financiero desde el principio del proceso. Defina claramente las funciones y responsabilidades de los proveedores de compras, TI e IA, y utilice los resultados del piloto para crear un plan de implementación por fases y alcanzable. En la era agencial, el piloto es un precursor de la implementación.
Los flujos de trabajo configurables y la integración nativa de Ivalua en todas las funciones de compras ayudan a generar confianza entre las partes interesadas y a ampliar la adopción a gran escala.
CTA: Descubra lo que se necesita para ampliar la IA generativa en las compras. Descargue nuestra hoja de ruta de IA generativa.
Impulsando las compras con agentes autónomos de IA
Los agentes autónomos impulsados por IA generativa están transformando las compras al automatizar entre el 40 % y el 70 % de las tareas, desde la generación de solicitudes de información y propuestas hasta la gestión de contratos, las actividades P2P y mucho más. Ivalua está integrando estos agentes directamente en su plataforma sin código, lo que proporciona flujos de trabajo flexibles, seguros y sensibles al contexto que evolucionan con su negocio.
Las capas clave que impulsan esta transformación incluyen:
- LLM: los modelos de lenguaje grandes de última generación tienen potentes capacidades de razonamiento en tiempo real, que van más allá de los resultados estáticos para ofrecer información estructurada y lógica. Estos modelos sientan las bases para una toma de decisiones dinámica impulsada por la IA.
- Capa de aplicación del cliente: los agentes de IA de Ivalua gestionan tareas de compras del mundo real, como la incorporación de proveedores, la gestión de licitaciones rápidas y la navegación por repositorios de contratos. Generan dinámicamente instrucciones contextuales y convierten los datos y procesos desorganizados en experiencias optimizadas y automatizadas.
- Capa de orquestación de IA: es el motor que combina el razonamiento LLM con los datos y los flujos de trabajo de la empresa para desglosar dinámicamente tareas complejas en pasos granulares y, a continuación, validar los resultados en cuanto a precisión, coherencia y cumplimiento. Proporciona independencia LLM, por lo que puede integrar sus modelos de IA preferidos, adaptándose a su entorno de TI y a sus estrategias de IA a largo plazo.
Las ventajas son considerables:
- Información de alta calidad en tiempo real: los agentes proporcionan inteligencia instantánea y útil para una toma de decisiones más rápida y una gestión proactiva de los riesgos.
- Aumento de la productividad: al automatizar tareas repetitivas, como la gestión de admisiones y la incorporación de proveedores, los equipos de compras pueden centrarse en trabajos de mayor valor.
- Ejecución de lo que antes era imposible: los agentes pueden desbloquear un nuevo valor que antes no se aprovechaba en las compras simplemente por falta de recursos. Por ejemplo, un ser humano puede realizar un número limitado de pujas puntuales, pero un agente de IA puede realizar cientos o miles en cuestión de minutos.
- Mayor coherencia y precisión: la coordinación dinámica de la IA garantiza que los resultados se ajusten a los objetivos, las políticas y los requisitos de cumplimiento de las compras.
- Adopción sin problemas: las interfaces fáciles de usar y las experiencias con voz y adaptadas a los dispositivos móviles reducen las barreras para la adopción.
- Alineación estratégica: la plataforma flexible e independiente de LLM de Ivalua garantiza que las inversiones en IA se ajusten a estrategias de TI y datos más amplias, lo que prepara sus capacidades de compras para el futuro.
Estos agentes autónomos, que ya han demostrado su eficacia en la incorporación de proveedores, la gestión de admisiones y la gestión de la plantilla, están estableciendo un nuevo estándar e impulsando la excelencia operativa.
Descargue nuestro informe técnico, impulsar la transformación de las compras con agentes autónomos de IA, para obtener más información sobre las ventajas del enfoque de Ivalua respecto a la IA en las compras.
A continuación, exploramos cómo funcionan los agentes de IA y cómo añaden valor a las compras.
Los agentes de IA aprenden, se adaptan y colaboran para mejorar la toma de decisiones estratégicas.
Mediante la supervisión continua del contexto, el reconocimiento de patrones y el perfeccionamiento de los resultados a lo largo del tiempo, los agentes de IA permiten a los equipos tomar decisiones más inteligentes y rápidas. En lugar de reaccionar ante las crisis o depender de la intervención manual, el departamento de compras ahora puede anticipar los riesgos, optimizar la combinación de proveedores y alinear las estrategias de abastecimiento con los objetivos empresariales más amplios. Este cambio hace que el departamento de compras pase de ser una función táctica a un motor proactivo de ventaja competitiva.
Los agentes de IA se integran perfectamente en las infraestructuras existentes.
Los agentes de IA integrados en plataformas como Ivalua no requieren esfuerzos disruptivos de sustitución. En cambio, operan dentro de su ecosistema tecnológico existente, aprovechando las API, el flujo de trabajo tradicional como parte de flujos de trabajo agenticos más amplios, los desencadenantes de eventos y la inteligencia integrada para integrarse perfectamente con los sistemas de compras, gestión de proveedores y financieros. Esto garantiza una rápida implementación y un rápido retorno de la inversión, al tiempo que permite a los equipos seguir utilizando sus flujos de trabajo y herramientas habituales.
Los agentes de IA necesitan datos limpios y estructurados para cumplir sus promesas
Para que los agentes de IA puedan generar recomendaciones e información fiables, deben tener acceso a datos precisos y actualizados sobre el abastecimiento, la contratación y la gestión de proveedores, así como visibilidad del gasto. Por eso, plataformas como Ivalua, con sus modelos de datos unificados y sus flujos de aprovisionamiento basados en datos en tiempo real, proporcionan una base fundamental para los agentes autónomos. Al consolidar estos puntos de datos en una única fuente de información veraz y lista para ser auditada, los equipos de aprovisionamiento pueden garantizar que cada información basada en IA se base en un contexto preciso.
Historia de un cliente: cómo Körber unificó sus compras globales con Ivalua
Körber, un grupo tecnológico internacional con más de 10 000 empleados y más de 100 sedes en todo el mundo, se enfrentaba a un panorama de compras fragmentado. Con cinco áreas de negocio distintas (digital, farmacéutica, cadena de suministro, papel tisú y tabaco) repartidas entre múltiples sistemas ERP y diversas estructuras de TI, alinear las mejores prácticas del software de compras suponía todo un reto. Körber se propuso simplificar su infraestructura de TI, sacar más partido a los proveedores e impulsar una mayor eficiencia centrándose en la colaboración integral y las herramientas de automatización de las compras.
Gracias a Ivalua, Körber logró un enfoque unificado de las compras que se adapta a las necesidades específicas de cada área de negocio. La plataforma cubre todas las actividades de compra, tanto de compras directas como indirectas, con una colaboración integrada que permite reunir a proveedores y partes interesadas de forma fluida. Y lo que es más importante, un modelo de datos unificado ofrece una visibilidad real de 360 grados de los proveedores de todo el mundo, lo que permite tomar decisiones más inteligentes y realizar compras más eficaces en toda la empresa.
«La plataforma Ivalua nos permite gestionar todas las actividades de abastecimiento importantes en un solo lugar, lo que impulsa la estandarización y la armonización de los datos de los proveedores en todas nuestras empresas globales».
– Michael Stietz, vicepresidente sénior y director de compras de Körber.
Lea el caso práctico completo de Korber.
Impulse el valor tangible con la IA en las compras
Las iniciativas de software de compras con IA solo son tan eficaces como los sistemas que las respaldan. Al garantizar datos limpios, flujos de trabajo escalables y la aceptación de todas las funciones, empresas como Körber y otras están demostrando que la IA puede ser un potente facilitador de la optimización de las compras.
No obstante, la implementación y adopción satisfactorias de estas herramientas requieren una planificación cuidadosa, la alineación de las partes interesadas y un enfoque en resultados medibles para liberar verdaderamente su potencial, y elegir la plataforma adecuada es el primer paso fundamental.
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Preguntas frecuentes sobre la IA en las compras
¿En qué se diferencia la IA en las compras de la automatización básica?
La IA en las compras va más allá de las reglas predefinidas para analizar datos, identificar patrones y tomar decisiones contextuales en tiempo real. Esto permite realizar recomendaciones más inteligentes y mitigar los riesgos en las compras, mientras que la automatización básica se centra únicamente en tareas repetitivas.
¿Puede la IA ayudar a la colaboración con los proveedores y no solo a la eficiencia?
Sí, la IA puede facilitar el intercambio de datos en tiempo real y destacar las tendencias de rendimiento de los proveedores, lo que mejora la colaboración. También ayuda a generar confianza y alineación con sus proveedores.
¿Qué pasa si nuestros datos no son lo suficientemente limpios para la IA?
Los datos erróneos limitan la eficacia de la IA y pueden generar información engañosa. Invertir en la limpieza de datos y unificar sistemas dispares es fundamental para aprovechar todo el potencial de la IA.
¿En qué se diferencian los agentes de IA de los bots de compras tradicionales?
Los bots tradicionales siguen guiones estáticos, mientras que los agentes de IA se ajustan dinámicamente al contexto, a las condiciones cambiantes de los proveedores y a los flujos de datos. Esto hace que los agentes de IA sean más estratégicos, fiables y receptivos.
¿Cómo debemos evaluar las funciones de IA en el software de compras?
Busque transparencia, explicabilidad e integración con sus flujos de trabajo existentes. Asegúrese de que la solución pueda ofrecer información útil, no solo predicciones.
¿Qué diferencia a la IA de Ivalua de otras herramientas?
Los agentes de IA de Ivalua están integrados en una plataforma unificada y sin código, totalmente auditable y diseñada para satisfacer las complejas necesidades de las empresas. Además, son flexibles y funcionan con sus datos y su estrategia de compras digitales preferidas.
Más información
Ficha técnica:
Whitepapers:
- Impulsar la transformación de las compras con agentes de IA autónomos
- IA generativa en las compras: guía práctica para crear su hoja de ruta
