Si trabaja en compras, es probable que haya oído hablar del término “Source-to-Pay” o “S2P”. Se trata de una forma de gestionar todo el proceso de contratación, desde la identificación de una necesidad hasta el pago al proveedor.
Sin embargo, Source-to-Pay es más que una serie de procesos.
Es una forma de aportar valor a su empresa de forma sistemática. En esta entrada del blog, definiremos qué es Source-to-Pay, daremos ejemplos de sus ventajas y explicaremos por qué es esencial para los profesionales de la contratación.
¿Qué es el Source-to-Pay?
Source-to-Pay, a menudo abreviado como S2P en compras, es un proceso integral que incluye todas las actividades, desde la adquisición de bienes y servicios hasta el pago a los proveedores. Comienza con la comprensión de sus gastos, la captación de las necesidades de compra, la identificación de los proveedores adecuados para una necesidad, la creación de un evento de aprovisionamiento, la negociación de las condiciones y la contratación con ellos para recibir bienes y/o servicios y, por último, la tramitación de las facturas de los proveedores y la ejecución de su pago. A lo largo del proceso S2P también es necesario gestionar la información de los proveedores y evaluar su riesgo y rendimiento.
El objetivo último del Source-to-Pay es optimizar los procesos de adquisición, minimizar los costes y garantizar que una organización reciba los bienes y servicios que necesita a tiempo y de forma rentable, manteniendo al mismo tiempo buenas relaciones con los proveedores.
¿Cuál es la diferencia entre Source-to-Pay y Procure-to-Pay?
Source-to-Pay (S2P) engloba Procure-to-Pay (P2P). S2P abarca el conjunto completo de actividades de aprovisionamiento, tanto estratégicas como operativas, mientras que Procure-to-Pay se centra más en las actividades operativas. Ambos desempeñan un papel esencial en la gestión de las actividades de compra de una organización, pero se centran en distintas fases del ciclo de adquisición.
Source-to-Pay, a menudo abreviado como S2P, abarca el conjunto completo de actividades de aprovisionamiento estratégicas y operativas, desde la selección de proveedores, la negociación, la contratación y la gestión de relaciones, hasta el análisis del gasto y las actividades transaccionales de compra a pago. S2P integra todos los procesos y funciones de aprovisionamiento para establecer y ejecutar la estrategia de aprovisionamiento con el fin de conseguir ahorros de costes, eficiencia operativa, requisitos empresariales y de usuario y gestión del ciclo de vida del proveedor.
Procure-to-Pay, a menudo abreviado como P2P, es la parte operativa o transaccional del proceso de adquisición que permite a una empresa adquirir bienes y servicios de sus proveedores y pagarles. El proceso suele constar de cinco pasos (formularios de entrada/solicitud, solicitud de compra, orden de compra, recepción, factura y pago) y varios flujos de trabajo de aprobación relacionados.
Por tanto, Source-to-Pay y Procure-to-Pay no son procesos distintos, sino que P2P es un subconjunto de S2P.
Las siete etapas del proceso Source-to-Pay:
El proceso Source-to-Pay (S2P) suele constar de siete etapas principales:
- Análisis de gastos:Comprender sus gastos es uno de los primeros pasos por los que pasa una organización de aprovisionamiento, como factor determinante para: A quién se compra, qué se compra, cuánto se compra, a qué precio se compra, si es con o sin contrato, etc. También es una actividad continua.
- Gestión de proveedores: La base del Source-to-Pay, la incorporación del proveedor, la información, el riesgo y la gestión del rendimiento a lo largo del ciclo de vida de una relación con el proveedor. Todas las partes del proceso S2P están conectadas con el proveedor de alguna manera y es esencial que exista una visión de 360 grados y acceso a los datos del proveedor. Esto incluye también actividades adicionales como planes de mejora y colaboración general con el proveedor.
- Aprovisionamiento: Esta etapa se basa en el análisis de datos que descubre oportunidades de abastecimiento o necesidades de la empresa para determinados bienes o servicios. . Incluye actividades como el descubrimiento de proveedores, la creación de solicitudes de propuestas (RFP), el análisis de las respuestas/presupuestos de los proveedores y la selección de uno o varios proveedores.
- Gestión de contratos: Después del aprovisionamiento, viene el contrato. Esta fase incluye la creación y autorización del contrato, la negociación de los términos y condiciones y la aprobación final. Aquí es donde se conectan los procesos estratégicos y operativos. El contrato rige la relación entre el comprador y el proveedor, un proceso esencial para el Procure-to-Pay.
- Adquisición: Una vez finalizados el aprovisionamiento y la contratación, comienza la fase de aprovisionamiento. En esta fase, las partes interesadas internas generan formularios de admisión o solicitudes de compra para solicitar los bienes o servicios que necesitan, o acceden a un sitio de comercio electrónico interno con artículos aprobados para la compra. Estas solicitudes suelen someterse a procesos de aprobación. Una vez aprobadas, se crean las órdenes de compra y se envían a los proveedores para formalizar las solicitudes, especificando la cantidad, el precio y las condiciones de compra.
- Recepción y facturación: Cuando se reciben los bienes o servicios del proveedor, esta etapa consiste en comprobar que cumplen las especificaciones y cantidades acordadas. Se reciben las facturas del proveedor y se verifican para garantizar que coinciden con los pedidos de compra y los bienes o servicios reales recibidos. En esta fase se tratan las posibles discrepancias y los requisitos de conformidad.
- Pago y liquidación: Una vez verificadas las facturas, se procesan los pagos y se transfieren los fondos al proveedor en función de las condiciones de pago acordadas. Esta etapa implica la conciliación financiera y la garantía de que las facturas se pagan con exactitud y a tiempo.
Estas siete etapas del proceso “de la fuente al pago” ayudan a las organizaciones a gestionar eficazmente sus actividades de adquisición, reducir costes, mantener las relaciones con los proveedores y garantizar el cumplimiento de las políticas y normativas de adquisición.
¿Le interesa ampliar sus conocimientos sobre el proceso de origen a pago? Lea nuestra completa “Guía del origen al pago“, que examina las siete etapas esenciales del proceso del origen al pago.
Ventajas de Source-to-Pay
La implantación de la tecnología Source-to-Pay (S2P) ofrece numerosas ventajas a las organizaciones, ayudándolas a mejorar la eficiencia y a conseguir una mejor visibilidad y control de las actividades de gestión del gasto. Algunas de las principales ventajas de la automatización S2P son: ahorro de costes, mejora de la eficiencia, garantía de suministro, mitigación de riesgos, optimización del rendimiento y relaciones más sólidas con los proveedores.
Generación de valor para su empresa
En Ivalua, creemos que la implementación de estrategias de gestión del gasto en todo el proceso Source-to-Pay es el primer paso para crear valor para su negocio.
Una de las ventajas fundamentales del Source-to-Pay es que proporciona una mayor visibilidad y transparencia en todo el proceso de aprovisionamiento. Con un análisis completo del gasto, puede identificar a dónde va su dinero y encontrar áreas en las que puede reducir costes y mejorar la eficiencia.
El valor se genera continuamente a lo largo de cada etapa del proceso S2P:
- Identificación del valor: Comprensión de todos sus gastos y descubrimiento de oportunidades para generar valor.
- Creación de valor: Ejecutar eficazmente las estrategias de aprovisionamiento y racionalizar la contratación.
- Obtención de valor: Una experiencia de compra moderna y conforme a las normas, facturación automatizada y pagos integrados.
- Medición del valor: Supervisión de los pedidos de compra, la información contractual, los riesgos y el rendimiento de los proveedores.
Mejora de la colaboración con los proveedores
El proceso Source-to-Pay (S2P) no sólo optimiza el proceso de aprovisionamiento, sino que también allana el camino para mejorar la colaboración entre las organizaciones y sus proveedores. Con tantas interrupciones y volatilidad en el suministro, unas relaciones sólidas y estables con los proveedores no tienen precio.
El grado de colaboración que cada organización mantiene con su red de proveedores varía, pero desde que estalló la pandemia, muchas han renovado su atención en la creación de relaciones sólidas con los proveedores para mejorar su capacidad de identificar posibles problemas en una fase temprana, iniciar la colaboración con los proveedores y actuar para mitigar el riesgo de interrupción de su negocio.
Una encuesta reciente realizada por McKinsey & Company, titulada “Llevar la colaboración con los proveedores al siguiente nivel“, reveló que la colaboración continua entre compradores y proveedores produce ventajas sustanciales para ambas partes. Entre ellas, una ventaja competitiva mutua, mayor crecimiento, menores costes operativos y mayores beneficios que sus homólogos del sector.
Este enfoque de colaboración no sólo fomenta una ventaja competitiva mutua, sino que también propicia “un mayor crecimiento, una reducción de los costes operativos y una rentabilidad superior” a la de sus homólogos del sector. Esta colaboración estratégica con los proveedores se considera un motor esencial del éxito en la dinámica empresarial moderna.
Las funciones de colaboración con proveedores integradas en el software Source-to-Pay también facilitan la colaboración entre compradores, planificadores y proveedores. Tanto si se trata de colaborar en un plan de mejora, un plan de innovación o para resolver una disputa de facturación, el acceso y la visibilidad de los datos S2P, especialmente la información de los proveedores, es importante.
Esto permite una gestión eficaz de los proveedores, datos precisos y actualizados sobre toda la actividad de los proveedores y permite la innovación, que puede conducir a mejoras en los procesos, ahorro de costes y productos y servicios de mejor calidad.
Mejora de la conformidad y la gestión de riesgos de los proveedores
El cumplimiento de la normativa en materia de adquisiciones es un tema bastante amplio y abarca todos los aspectos de las adquisiciones, la gestión de la cadena de suministro y las relaciones con los proveedores, garantizando que se ajustan a la normativa legal, las directrices éticas y las mejores prácticas de gestión de riesgos.
Los responsables de compras se enfrentan a numerosas responsabilidades, que van desde la gestión de relaciones y la mitigación de riesgos hasta la normativa medioambiental y fiscal. De hecho, supervisar eficazmente todos los factores que pueden afectar potencialmente a los resultados financieros de la empresa es una tarea que requiere mucho tiempo.
Por ejemplo, el trabajo de supervisar los contratos actuales, conservar copias de contratos anteriores, evaluar el riesgo contractual y garantizar el cumplimiento de los términos es enorme. El software Source-to-pay (S2P) puede desempeñar un papel importante a la hora de garantizar que las compras se ajustan a los contratos, reduciendo los riesgos de sanciones o multas indebidas.
Puntos clave a tener en cuenta para gestionar el riesgo de los proveedores:
- Gestión del riesgo de los proveedores: Identificar y clasificar los posibles riesgos de los proveedores, que pueden incluir inestabilidad financiera, factores geopolíticos, desastres naturales, problemas de control de calidad, etc.
- Evaluación de proveedores: Evaluar y clasificar a los proveedores en función de su perfil de riesgo, teniendo en cuenta factores como la salud financiera, la reputación, los resultados anteriores y la ubicación geográfica.
- Colaboración con proveedores: Colabore con los proveedores para abordar conjuntamente los riesgos, mejorar el rendimiento y trabajar juntos para encontrar soluciones e incluso innovar.
- Diversificación de proveedores: Considere la posibilidad de diversificar su base de proveedores para reducir la dependencia de un único proveedor y mitigar el riesgo de interrupciones.
- Protecciones contractuales: Utilice contratos bien estructurados que incluyan cláusulas para mitigar los riesgos, como cláusulas de penalización, mecanismos de resolución de conflictos y planes de contingencia.
- Visibilidad de la cadena de suministro: Mejore la visibilidad de su cadena de suministro para rastrear mejor el movimiento de los productos y controlar los riesgos potenciales.
- Datos y análisis: Utilice datos y análisis para obtener información sobre el rendimiento, las dependencias y los riesgos de los proveedores, lo que le ayudará a tomar decisiones con conocimiento de causa.
Automatización de procesos de origen a pago
Con tantos procesos interconectados en Source-to-Pay, la existencia de silos de datos y procesos puede suponer un obstáculo importante. Los procesos de aprovisionamiento desconectados y los datos fragmentados provocan trabajo innecesario. Contar con una plataforma S2P perfectamente conectada elimina muchos de los problemas relacionados con los datos, la visibilidad y los flujos de trabajo, liberando tiempo para centrarse en iniciativas más estratégicas.
El software Source-to-Pay ofrece una experiencia de usuario moderna, coherente y conectada a través de todos los procesos y datos S2P. Con datos de proveedores en tiempo real que alimentan las actividades S2P y los flujos de trabajo que hacen que los procesos empresariales fluyan sin problemas, puede eliminar el trabajo manual y automatizar de forma inteligente para mejorar la precisión y la eficiencia.
Disponer de un proceso de origen a pago eficiente, automatizado y conectado conlleva grandes beneficios tangibles, entre los que se incluyen:
- Mejora de la capacidad y la velocidad para identificar/captar ahorros
- Orquestación y visibilidad de todos los gastos
- Mejor gestión de las relaciones con los proveedores
- Visibilidad del riesgo y el rendimiento de los proveedores
- Mejora de la eficiencia y automatización de los procesos transaccionales
- Controles de conformidad cuando sea necesario
- Mayor calidad de los datos sobre gastos y proveedores
Resumen
Adopte el innovador sistema Source-to-Pay (S2P) y revolucione la forma de aportar valor a su empresa. Sumérjase en el mundo de las compras y descubra cómo S2P va más allá de los meros procesos. Le permite reducir costes, mejorar el cumplimiento, fomentar la colaboración con los proveedores e impulsar la automatización, logrando en última instancia resultados sin precedentes para su empresa. No se conforme con lo ordinario: adopte S2P y libere su potencial transformador para el éxito de sus compras.
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