En la primera entrega de esta serie, exploramos los fundamentos de los agentes de IA en las compras. Hemos aprendido qué son, por qué de repente son tan relevantes y algunas de las consideraciones iniciales que los CPO deben tener en cuenta. Ahora tenemos que cambiar el enfoque y hablar de cómo todo encaja con la implementación.
Principales conclusiones
Kay Takeaways
- La IA tiene el potencial de transformar las funciones de Compras mediante la creación de eficiencia, la mejora de las iniciativas estratégicas y la evolución de las funciones dentro de la organización.
- Una adopción satisfactoria requiere una aplicación meditada, preparación cultural y cumplimiento de las normas de conformidad.
- Al equilibrar cuidadosamente la innovación con la supervisión, las empresas pueden crear sistemas de Compras ágiles y preparados para el futuro.
En esta segunda parte, analizaremos el cambio cultural que pueden suponer los agentes de IA, hablaremos de cómo configurar tu función de compras para el éxito y profundizaremos en el tema, a veces espinoso, del cumplimiento normativo. Al final, debería tener una hoja de ruta más clara para integrar los agentes de IA en tus procesos de origen a pago sin causar fricciones o interrupciones innecesarias.
Sentar las bases para la adopción de la IA
Hay un paso importante que debemos tener en cuenta antes incluso de firmar un contrato con un proveedor, y tiene que ver con el marco organizativo.
Liderazgo y aceptación
Los ejecutivos de alto nivel deben defender las iniciativas de IA. Esto significa asegurar el presupuesto, demostrar compromiso y comunicar la importancia estratégica de la IA al resto de la organización. Si los proyectos de IA se perciben como un «experimento informático», es menos probable que tengan éxito.
Procesos y flujos de trabajo
Identificar qué procesos de compras son los más adecuados para la automatización impulsada por la IA. A menudo, se trata de pasos repetitivos o que requieren muchos datos, como la creación de pedidos de compra, el cotejo de facturas, las comprobaciones de cumplimiento de contratos, la incorporación de proveedores o la compra autónoma. Disponer de mapas de procesos claros le ayudará a detectar oportunidades para obtener beneficios rápidos.
Revisar los datos de la tecnología de aprovisionamiento
Revise la tecnología de comprases que utiliza actualmente, especialmente desde la perspectiva de la limpieza y accesibilidad de los datos. La IA necesita datos limpios, precisos y disponibles para funcionar correctamente. ¿Cuál es el grado de limpieza y precisión de los datos de tu tecnología de compras? ¿Son accesibles, incluso a través de las API adecuadas? Sin un buen enfoque de tus datos, su IA será limitada o, peor aún, puede producir malos resultados.
Aproveche el poder de la tecnología de IA en la compras en nuestro último seminario web: Enabling AI-Powered Procurement: Explorando el Ahora y el Próximo»
Impactos culturales y gestión del cambio
Ni siquiera el agente de IA más sofisticado puede prosperar en un entorno de trabajo hostil o poco preparado. Hay otros factores que debemos tener en cuenta al estudiar la implantación de un agente de IA.
Transparencia
Muchos empleados temen que la IA haga que tus funciones sean redundantes. Aborde estas preocupaciones directamente. Haga hincapié en que el objetivo de la IA es descargar de tareas mundanas, liberando a las personas para que puedan centrarse en proyectos estratégicos de gran impacto. La transparencia sobre posibles cambios de trabajo o nuevas responsabilidades contribuirá en gran medida a reducir la ansiedad y la resistencia.
Formación y perfeccionamiento
Ofrezca programas de formación que ayuden a los empleados a entender cómo trabajar con agentes de IA. Por ejemplo, es posible que los responsables de compras necesiten aprender a interpretar los análisis de gastos basados en IA o a trabajar en equipo con los agentes de compras. Las competencias relacionadas con la interpretación de datos, la gestión de las relaciones con los proveedores y la ética son cada vez más valiosas en un entorno basado en la IA.
Medición de la adopción
Definir métricas para medir la adopción de la IA, como el porcentaje de procesos automatizados, los ahorros adicionales obtenidos por la IA o la mejora del tiempo de ciclo debido a la automatización de la IA. Comunique estas métricas abiertamente para celebrar los hitos y perfeccionar las estrategias cuando la adopción se estanque.
Crear una hoja de ruta ganadora para los agentes de IA
Fase 1 – Programa piloto
Empezar poco a poco con un enfoque centrado. Despliegue un agente de IA para automatizar este proceso y establezca una prueba de concepto convincente. Realice un seguimiento de las métricas clave, como el tiempo ahorrado y la reducción de errores, para cuantificar el impacto. Presente estos resultados a las partes interesadas para demostrar el valor y las posibles aplicaciones más amplias de la IA en tus operaciones.
Fase 2 – Ampliación
Una vez que la prueba piloto tenga éxito, integre gradualmente agentes de IA en tareas más complejas (como la selección dinámica de proveedores o la incorporación de proveedores).
Fase 3 – Integración total
El objetivo final es un ecosistema sin fisuras en el que los agentes de IA se comuniquen con la plataforma central de compras, los repositorios de datos y los datos / políticas de la empresa. Este marco interconectado tiene como objetivo desbloquear perspectivas interfuncionales -como vincular los datos de aprovisionamiento con la planificación financiera o las previsiones de ventas- que permitan una toma de decisiones más inteligente y estratégica en toda la organización.
La creación de estos programas piloto no sólo mitiga el riesgo, sino que también ayuda a asegurar ganancias incrementales que mantienen a la organización motivada e invertida. Más información en nuestro informe: «Impulsar la transformación de las Compras con agentes autónomos de IA».
Sustitución de puestos de trabajo frente a evolución de puestos de trabajo
Desde los empleados que introducen datos hasta los gestores de categorías, la influencia de la IA está remodelando el panorama de las funciones de aprovisionamiento. Pero no se trata sólo de sustituir puestos, sino de evolucionar. He aquí la distinción que importa:
Reducción del trabajo manual
Tareas como la introducción de datos, el cotejo de facturas y el cumplimiento básico o las comprobaciones de documentos, pasos repetitivos que pueden automatizarse en gran medida. Esto podría significar que algunas funciones se vuelven redundantes o cambian de enfoque.
Aumento de las exigencias analíticas
Con la introducción de datos fuera del camino, los profesionales de compras pueden centrarse en análisis de alto nivel, negociaciones e innovación de proveedores. Algunos podrían incluso asumir funciones de supervisión de la IA, como la interpretación de los resultados de los modelos o el establecimiento de políticas de gobernanza.
Nuevas oportunidades de colaboración
Los agentes de IA necesitan supervisión «humana», especialmente en casos excepcionales o en la toma de decisiones matizadas. Los expertos en compras pueden ofrecer un contexto que la IA no puede discernir únicamente a partir de los datos, como los matices de una larga relación con un proveedor.
Como se puede ver más arriba, mientras que ciertas funciones pueden quedar obsoletas, surgen nuevas oportunidades para satisfacer las demandas de un mundo cambiante. A continuación, abordamos los cambios en más procesos de aprovisionamiento, desde el cumplimiento normativo hasta la gestión de intrincadas obligaciones contractuales.
El papel del cumplimiento normativo y la gestión de riesgos
El aprovisionamiento conlleva muchos riesgos, desde el cumplimiento normativo hasta las obligaciones contractuales. Aunque el aprovechamiento de los agentes de IA puede agilizar las operaciones y mejorar la eficiencia, también conlleva retos y riesgos únicos si no se gestionan adecuadamente. Lograr el equilibrio adecuado entre innovación y supervisión vigilante es esencial para garantizar que estas herramientas apoyan, en lugar de comprometer, los objetivos de cumplimiento y gestión de riesgos de tu organización.
Auditoría de las decisiones de la IA
Asegúrese de que puede rastrear cómo un agente de IA ha llegado a una recomendación (por ejemplo, adjudicar un contrato a un proveedor específico). Los registros de auditoría y las funciones explicativas se están convirtiendo en estándar en las soluciones de IA, pero es vital validar que existen y funcionan bien.
Datos y política de la empresa
Asegúrese de que el agente de IA actúa de acuerdo con las políticas de la empresa y las normas de privacidad de datos. Lograr el equilibrio adecuado entre innovación y supervisión es esencial para garantizar que estas herramientas apoyan, en lugar de comprometer, los objetivos de cumplimiento de datos y gestión de riesgos de tu organización.
Uso ético de la IA
Algunos modelos de IA heredan inadvertidamente sesgos de tus datos de entrenamiento. Si tus datos históricos de compras pasaron por alto a proveedores diversos o pequeños, tu IA podría perpetuar ese sesgo. Revise periódicamente los resultados para garantizar un trato justo a todos los proveedores potenciales.
Alineación normativa
Las leyes sobre privacidad y uso de datos varían de una región a otra. Si tus operaciones de compras abarcan varios países, confirme que la recopilación y el uso de datos basados en IA cumplen con cada jurisdicción pertinente. Muchas de estas normativas son nuevas y están en constante evolución, por lo que es esencial mantenerse informado y al día de los últimos cambios legales.
Manténgase innovador, siga siendo diligente
A estas alturas, debería tener una idea más clara de cómo los agentes de IA podrían encajar en tu función de compras y el tipo de base estratégica que necesita sentar. Aunque el camino hacia la compras impulsado por la IA puede estar lleno de baches -especialmente a la hora de abordar la resistencia cultural y los problemas de cumplimiento-, en última instancia abre la puerta a una operación de compras más ágil, perspicaz y preparada para el futuro.
FAQ’s
- ¿Qué procesos de compras son los más adecuados para la automatización basada en IA? Estos procesos son los pasos repetitivos o que requieren muchos datos, como la creación de pedidos de compra, el cotejo de facturas, las comprobaciones de cumplimiento de contratos, la incorporación de proveedores o la compra autónoma.
- ¿Cuáles son las nuevas oportunidades de empleo que ofrece la IA? Una vez eliminada la introducción de datos, los profesionales de la compras pueden centrarse en análisis de alto nivel, negociaciones e innovación de proveedores. Algunos podrían incluso asumir funciones de supervisión de la IA, como interpretar los resultados de los modelos o establecer políticas de gobernanza.
- ¿Cómo mantener el cumplimiento de las normativas mientras se aprovechan los agentes de IA? Haciendo un seguimiento de las pistas de auditoría de los agentes de IA, respetando las políticas de la empresa y las normas de privacidad de datos, revisando continuamente los datos de IA y siguiendo de cerca las normativas y leyes regionales.
Más información
Whitepapers:
- Impulsar la transformación de la compras con agentes autónomos de IA
- Generative AI in Procurement – Una guía práctica para construir tu hoja de ruta
Blogs:
- Parte 1: La llegada de los agentes de IA a las compras: comprender los conceptos básicos
- Adoptar la IA Generativa y crear resiliencia para el futuro
- Aprovechar la IA Generativa para transformar las compras en Oriente Medio
- Acelerar la adopción de la IA Generativa en las compras
- Transformar las compras con IA Generativa: un enfoque práctico
