El papel de la IA en la adquisición y compras: beneficios, casos de uso y hoja de ruta

En este tipo de entorno, el software de compra tradicional y los procesos manuales son insuficientes, y muchos equipos de aprovisionamiento buscan respuestas en la inteligencia artificial (IA).

Hemos visto cómo la IA se apodera de las herramientas cotidianas y los motores de búsqueda; la IA en la compra y el aprovisionamiento se está convirtiendo en una herramienta estratégica de nuestro kit,

En Ivalua, estamos ayudando a los equipos de compras globales a integrar la IA en todo el proceso Source-to-Pay, aportando automatización, conocimiento y agilidad a cada paso. En este artículo, explicamos cómo la IA puede transformar los procesos de compra y abastecimiento y exploramos los beneficios radicales que las empresas ya están empezando a obtener.

Puntos clave

• Entender el impacto potencial de la IA -incluyendo la IA Generativa y los Agentes de IA- en las compras.
• Conozca los distintos casos de uso de la IA y la IA Generativa para los equipos de compras.
• Conozca el asistente virtual basado en IA de Ivalua y cómo puede ayudarle a ahorrar tiempo, reducir el riesgo y mejorar la toma de decisiones en todo el ciclo de vida desde el origen hasta el pago.

Por qué los equipos de aprovisionamiento recurren a la IA

Los equipos de aprovisionamiento se enfrentan a una presión cada vez mayor para ofrecer más valor con menos recursos y menos errores. Sin embargo, muchos siguen dependiendo de procesos manuales que ralentizan las operaciones y aumentan la probabilidad de errores costosos.

Las ineficiencias se acumulan en el proceso de adquisición, lo que supone una pérdida de tiempo y presupuesto y deja la puerta abierta a errores como el incumplimiento de los plazos o los pedidos incorrectos.

El riesgo de los proveedores añade aún más complejidad. Sin las herramientas adecuadas, es difícil investigar adecuadamente a los proveedores o detectar las primeras señales de advertencia de posibles fraudes u otros problemas. La mayoría de los equipos se quedan atascados reaccionando a los problemas cuando ya se han agravado, en lugar de gestionar el riesgo de forma proactiva.

La toma de decisiones también se resiente. Con la información crítica dispersa en correos electrónicos, hojas de cálculo y plataformas obsoletas, obtener una imagen clara y oportuna es prácticamente imposible. A menudo, las decisiones se toman basándose en datos incompletos o en el instinto, y no en información basada en datos.

Aquí es donde la IA puede marcar una gran diferencia. Al automatizar tareas rutinarias como la incorporación de proveedores, la puesta en marcha de un evento de compra, el cotejo de facturas, la consolidación de órdenes de compra y la revisión de contratos, la IA permite automatizar los flujos de trabajo de compra y reducir los costes operativos. Los equipos pueden pasar del trabajo administrativo a las iniciativas estratégicas y tomar decisiones más rápidas y fundamentadas, respaldadas por datos precisos.

Según Gartner, el año pasado se produjo una expansión significativa de los casos de uso de GenAI, y los proveedores introdujeron constantemente nuevas funciones en el ámbito de la compra y el aprovisionamiento. Estas son algunas de las formas en las que la IA puede ayudar a resolver los puntos más problemáticos de las compras:

• La IA puede utilizarse para analizar miles de puntos de datos financieros, historial de rendimiento e incluso menciones en las noticias para detectar riesgos potenciales con antelación. Esto se traduce en una mejor elección de proveedores y menos sorpresas a largo plazo.
• La IA mejora el cumplimiento y la gobernanza garantizando que las políticas se siguen automáticamente y señalando los problemas antes de que se agraven. Esto reduce el riesgo normativo y mejora la preparación para las auditorías.
• La IA acelera la toma de decisiones. Con el análisis predictivo, los equipos de compras obtienen información en tiempo real sobre los patrones de gasto, los cambios del mercado y el rendimiento de los proveedores, para que puedan trabajar de forma más rápida e inteligente.

En resumen, la IA transforma el aprovisionamiento de un proceso reactivo y manual en una función proactiva basada en datos.

Aplicaciones reales de la IA en las compras y el aprovisionamiento

La IA está impulsando un cambio real en todas las fases del proceso «de la fuente al pago», desde la identificación de los proveedores adecuados hasta el procesamiento de los pagos. He aquí cómo se está aplicando la IA en las funciones clave de aprovisionamiento:

Estrategias de compra basadas en IA

Las herramientas basadas en IA analizan los datos históricos de compras, las tendencias del mercado y el rendimiento de los proveedores para recomendar estrategias de compra óptimas. Pueden identificar oportunidades de ahorro de costes, resaltar los riesgos potenciales de los proveedores e incluso automatizar las fases iniciales de descubrimiento de proveedores y generación de RFP.

Contratación

La IA acorta los ciclos de revisión de contratos, que suelen ser largos, extrayendo términos clave, señalando incoherencias y sugiriendo modificaciones basadas en políticas organizativas. Las herramientas de procesamiento del lenguaje natural (NLP) pueden utilizarse para comparar nuevos contratos con plantillas aprobadas para garantizar la alineación, e incluso ayudar en la negociación y la redacción.

Gestión de proveedores impulsada por IA

La IA puede supervisar continuamente el rendimiento de los proveedores, sus finanzas y el cumplimiento de las normas ASG, o analizar fuentes de datos externas, como noticias o calificaciones crediticias, para identificar posibles riesgos antes de que afecten a la cadena de suministro.

Solicitudes y pedidos

La IA agiliza las compras destacando a los proveedores preferidos y señalando las solicitudes no conformes, reduciendo el gasto no autorizado y garantizando que las compras se ajustan a los contratos negociados. Los asistentes inteligentes pueden incluso recomendar productos basándose en comportamientos anteriores o en la política de la empresa.

Facturación

La IA ayuda a acelerar el procesamiento de las facturas automatizando la captura, correspondencia y validación de las facturas entrantes. Puede detectar discrepancias entre pedidos, facturas y recibos en tiempo real, para que los equipos puedan abordar y resolver los problemas antes de que retrasen los pagos.

Pagos

AI mejora los flujos de trabajo de los pagos optimizando los plazos para los descuentos por pronto pago y la gestión del flujo de caja. También puede detectar anomalías que podrían indicar fraude o pagos duplicados.

Estos casos de uso de la IA en la adquisición demuestran cómo la IA está remodelando la adquisición y liberando a los equipos del trabajo manual, al tiempo que permite tomar decisiones de adquisición más inteligentes y basadas en datos.

Ahora que ya sabemos cómo se utiliza la IA en las compras, examinemos las numerosas ventajas que aporta, especialmente en las actividades de compra.

Beneficios clave de la IA en las compras y el aprovisionamiento

Un estudio realizado en abril de 2025 por Ardent Partners entre casi 400 líderes de compras reveló que el 62% cree que el impacto de la IA en las compras en los próximos 2-3 años será «transformacional» o «significativo». Esta afirmación tiene aún más peso si tenemos en cuenta las notables ventajas que la IA aporta a los equipos de aprovisionamiento en la actualidad:

• Ahorro de costes: la IA ayuda a reducir los costes de aprovisionamiento identificando las ineficiencias del gasto, apoyando la fijación dinámica de precios y reforzando las negociaciones con los proveedores. Las decisiones de compra más inteligentes y la optimización de las compras se traducen directamente en ahorros.
• Mitigación de riesgos: con la supervisión en tiempo real y el análisis predictivo, la IA ayuda a los equipos a identificar los riesgos de los proveedores de forma temprana y a tomar medidas proactivas para evitar costosas interrupciones en la cadena de suministro.
• Cumplimiento y gobernanza: la IA aplica las políticas de compras automáticamente, señala las desviaciones de los contratos y detecta las transacciones sospechosas. Esto refuerza los controles internos y reduce el riesgo normativo, al tiempo que mejora la preparación para las auditorías.
• Rapidez y eficacia: al automatizar tareas repetitivas como los pedidos de compra, la correspondencia de facturas y las aprobaciones, la IA acelera los flujos de trabajo de aprovisionamiento. La eliminación de las tareas manuales ayuda a acortar los tiempos de los ciclos y a mejorar la productividad de su equipo.
• Gestión de las relaciones con los proveedores: la selección de proveedores y el seguimiento del rendimiento mediante IA ayudan a los equipos a establecer relaciones más transparentes y basadas en la confianza con los proveedores. La evaluación continua de riesgos y la información basada en datos favorecen la colaboración y la creación de valor a largo plazo.

Estas ventajas ponen de relieve el inmenso potencial de la IA para revolucionar los procesos de adquisición y compra. Sin embargo, para aprovechar estas ventajas hay que empezar por establecer una hoja de ruta estratégica bien definida que se adapte perfectamente a sus objetivos de compras específicos.

Creación de una hoja de ruta para la IA en las compras

La implantación de la IA en las compras empieza por comprender dónde es más necesaria.

Empiece por identificar los principales puntos débiles, como las ineficiencias, las lagunas de cumplimiento o los riesgos de los proveedores. A continuación, asigne esos retos a las áreas en las que la IA puede aportar un valor inmediato.

A continuación, seleccione las herramientas adecuadas a sus necesidades. Las soluciones más populares, como las plataformas de compras electrónicas mejoradas con IA, las herramientas inteligentes de análisis del gasto y el software de análisis, ofrecen capacidades especializadas que abordan diferentes partes del proceso de compra. Asegúrese de elegir herramientas que se integren bien con su pila tecnológica existente, para evitar cualquier interrupción operativa.

Antes de desplegar sus nuevas herramientas de IA, asegúrese de que sus datos están preparados para la IA. Unos datos limpios, estructurados y centralizados son la base de cualquier iniciativa de IA eficaz, mientras que una calidad de datos deficiente socavará incluso las herramientas más avanzadas. Por tanto, invierta tiempo en preparar sus conjuntos de datos.

Es una buena idea empezar poco a poco con programas piloto y probar sus soluciones de IA en un entorno controlado. Empiece automatizando la comparación de facturas o la puntuación del riesgo de los proveedores. Esto le ayudará a validar el impacto de la IA y a conseguir apoyo interno para una implantación más amplia.

Por último, forme a su personal de compras en las nuevas herramientas y en el apoyo que prestan a las distintas funciones. La gestión del cambio es tan importante como la propia tecnología para garantizar el éxito a largo plazo.

Cómo elegir el software de compras de IA adecuado

Seleccionar el mejor software de compras de IA es un paso fundamental para modernizar su función de compras. La solución adecuada no solo debe resolver los desafíos actuales, sino también escalar con sus necesidades a medida que su organización crece.

Estos son los factores clave a tener en cuenta:

• Seguridad y conformidad de los datos: los sistemas de aprovisionamiento manejan datos sensibles sobre proveedores, contratos y finanzas. Busque software con sólidos protocolos de seguridad de datos, controles de acceso basados en funciones y certificaciones de cumplimiento que se ajusten a las normas de su sector.
• Integración con los sistemas existentes: es esencial una integración perfecta con su ERP y otras plataformas de aprovisionamiento. El software debe conectarse fácilmente a su infraestructura existente para evitar los silos de datos y garantizar la visibilidad de extremo a extremo en todo el ciclo de vida de las adquisiciones.
• Escalabilidad y capacidades de IA: evalúe la capacidad del software para crecer con su organización. Busque Gen AI, pero también otras funciones avanzadas de IA como aprendizaje automático (ML), NLP y automatización de procesos que puedan respaldar una amplia gama de funciones de compras, desde el análisis de compras y contratos hasta la previsión de gastos y la gestión de riesgos de proveedores.
• Soporte de proveedores y simplicidad de implementación: una herramienta potente sólo es eficaz si se implanta y adopta con éxito. Evalúe la estructura de asistencia del proveedor, los recursos de incorporación y la complejidad de la implantación del software. Una solución que ofrezca una implantación guiada y asistencia posterior al lanzamiento puede marcar una gran diferencia.

Con una comprensión clara de lo que hay que buscar en un software de adquisición de IA, el siguiente paso es elegir una plataforma que pueda satisfacer esas necesidades. Ivalua ofrece una solución integral diseñada para apoyar la adquisición impulsada por IA en todo el proceso de origen a pago.

Por qué elegir Ivalua para el aprovisionamiento impulsado por IA

La plataforma de aprovisionamiento impulsado por IA de Ivalua está diseñada para ayudar a las organizaciones a mejorar la visibilidad de los datos, automatizar las tareas rutinarias y tomar decisiones más informadas a través del aprovisionamiento, las compras, la gestión de proveedores, la facturación y los pagos. El asistente virtual inteligente (IVA) de Ivalua es una función clave que permite obtener estas ventajas y mejora su uso y adopción.

IVA ayuda a los equipos de compras identificando riesgos potenciales, agilizando tareas y ofreciendo sugerencias basadas en datos, tanto históricos como en tiempo real. Esto le permite trabajar de forma más eficiente y responder a los problemas de forma proactiva.

Además de su innovador uso de la IA agéntica, la plataforma de compras de Ivalua impulsada por IA tiene muchas otras características distintivas:

• Automatización de compras con IA en los flujos de trabajo de aprovisionamiento, contratación y compras
• Capacidades de integración con los principales sistemas ERP y de compras
• Herramientas integradas de IA para monitoreo de riesgos, análisis de gastos y soporte en la toma de decisiones
• Controles sólidos de gobernanza de datos y cumplimiento
• Experiencia en implementaciones complejas y a gran escala
• Soporte continuo y opciones flexibles de implementación

Estas características hacen de Ivalua una opción estratégica para las organizaciones que buscan mejorar el rendimiento de las compras con AI, ya sea para mejoras específicas o para una transformación digital más amplia.

Casos de uso de la IA Generativa: cómo el IVA de Ivalua mejora las operaciones de compra

La IA Generativa está cambiando la forma de trabajar de los equipos de aprovisionamiento, y la capacidad de IA Generativa de Ivalua «IVA» está integrada en toda la plataforma. Actualmente, IVA admite más de 25 casos de uso en la gestión de proveedores, compras, gestión de contratos y Procure-to-Pay.

Comunicaciones mejoradas

IVA actúa como asistente de comunicación masiva para las interacciones con los proveedores, generando mensajes de divulgación basados en instrucciones sencillas y eliminando la necesidad de empezar cada vez desde una página en blanco. IVA apoya la inteligencia de categoría mediante la compilación de informes basados en la investigación. Estos informes evalúan el impacto en el mercado, valoran los riesgos específicos de cada categoría y sugieren acciones recomendadas.

Asistente jurídico

En cuanto a la contratación, IVA puede resumir al instante documentos y contratos complejos, resaltar las obligaciones clave e incluso traducir el contenido a diferentes idiomas. También puede generar o ampliar cláusulas contractuales para reflejar términos específicos o lenguaje jurídico. IVA también simplifica las acciones de seguimiento para ayudar a mejorar el rendimiento de los proveedores. Por ejemplo, puede revisar una evaluación y generar automáticamente un plan de mejora con KPI detallados y métricas de seguimiento.

Chatea con tus documentos

Por último, pero no por ello menos importante, la capacidad de IVA de «chatear con tus documentos» te permite hacer preguntas sobre un contrato, una póliza o un expediente de proveedor y recibir respuestas inmediatas y contextualizadas. Puede extraer datos clave, proporcionar resúmenes o sacar a la superficie información relevante a petición.

Juntas, estas capacidades de IA generativa no sólo le ahorran tiempo, sino que le ayudan a avanzar más rápido y a ser más preciso gracias a la automatización y la inteligencia.

Más información sobre el asistente virtual inteligente de Ivalua con IA generativa.

Mejore el aprovisionamiento con la potencia de la IA

La IA está cambiando rápidamente el panorama del aprovisionamiento mediante la automatización de tareas rutinarias, la mejora de la toma de decisiones y la reducción del riesgo en todo el proceso Source-to-Pay. Y, como demuestran herramientas como IVA de Ivalua, no se trata sólo de eficiencia; las herramientas basadas en IA ayudan a los equipos de compras a trabajar de forma más inteligente, no más dura.

Sin embargo, aunque la automatización aporta velocidad y escala, la experiencia humana sigue siendo esencial. Las estrategias más eficaces equilibran los conocimientos basados en la IA con el juicio estratégico, así como unas relaciones sólidas con los proveedores que sólo son posibles cuando las gestionan personas.

Ahora es el momento de explorar cómo el software de compras impulsado por IA puede elevar sus operaciones. El futuro del aprovisionamiento ya está aquí, así que asegúrese de que su equipo está preparado.

Póngase en contacto con nosotros para ver una demostración de Ivalua IVA en acción hoy mismo.

Más información

Datasheet: 

• IVA (Asistente virtual inteligente)

Whitepaper:

• Impulsar la transformación de las compras con agentes autónomos de IA
• La IA generativa en las compras: guía práctica para elaborar tu hoja de ruta

Seminario web:

• Posibilitar las compras impulsada por la IA: explorando el presente y el futuro

Blog: 

• Compras de nuevo nivel: Adoptar GenAI y crear resiliencia para el futuro
• La invasión de la inteligencia artificial en las compras: fundamentos esenciales
• Implementación de agentes de IA en las Compras: mejores prácticas y estrategias
• El valor de la IA Agéntica en Compras

Preguntas frecuentes

¿Qué es la IA y cómo se aplica al abastecimiento, las compras y la gestión de proveedores?

La Inteligencia Artificial (IA) hace referencia a las tecnologías que permiten a las máquinas imitar la inteligencia humana, como aprender de los datos, reconocer patrones y tomar decisiones. En el ámbito de las compras, la IA se utiliza para automatizar tareas repetitivas, analizar grandes volúmenes de datos, detectar riesgos en los proveedores, mejorar las estrategias de compra y potenciar la toma de decisiones.

¿En qué se diferencia la IA generativa de la IA tradicional en las compras?

La IA tradicional se centra en el análisis de datos y la automatización de decisiones basadas en patrones. La IA generativa va un paso más allá: puede crear nuevos contenidos (por ejemplo, solicitudes de propuestas, resúmenes de contratos, comunicaciones con proveedores) a partir de unas pocas entradas del usuario. Esto la hace especialmente útil para agilizar las tareas que requieren mucho contenido en la gestión de compras y proveedores.

¿Puede la IA sustituir por completo las funciones humanas en las compras?

No, la IA no sustituye a los conocimientos humanos, sino que es una herramienta para aumentarlos. Mientras que la IA se encarga de las tareas rutinarias y el procesamiento de datos, los humanos siguen siendo esenciales para el pensamiento estratégico, la creación de relaciones y la toma de decisiones complejas.