Si está evaluando la tecnología de compras o explorando formas de obtener más valor de los sistemas existentes, lo más probable es que esté buscando algo más que soluciones tácticas: quiere una estrategia más inteligente y escalable. El análisis del gasto suele ser el punto de partida.
Esto se debe a que los profesionales de compras como usted están sometidos a una presión constante para recortar costes, reducir riesgos y proporcionar información respaldada por datos a la empresa. Pero cuando el gasto está disperso por los sistemas, las unidades de negocio y los proveedores, encontrar esa información es más fácil de decir que de hacer.
Usted sabe que hay oportunidades ocultas en las cifras; el reto es sacarlas a la luz a tiempo para actuar.
Este blog ofrece una visión clara y práctica de lo que es el análisis de gastos, cómo apoya la compra estratégica y por qué es importante para la compra directa e indirecta. Repasaremos los beneficios clave, los tipos de análisis de gastos, los pasos para empezar y las métricas a seguir, respaldados por las lecciones aprendidas de las implementaciones en el mundo real.
¡Entremos en materia!
Conclusiones principales
- Los silos de datos y los métodos de clasificación rígidos limitan la visibilidad y erosionan la confianza de las partes interesadas, lo que dificulta la ampliación del análisis de datos o la actuación a partir de la información.
- Las prioridades desalineadas entre los departamentos financiero, legal y de compras crean fricciones que retrasan la toma de decisiones y reducen el impacto.
- Cuando se hace bien, el análisis de gastos permite ahorrar costes, optimizar proveedores, reducir riesgos y tomar decisiones de compra más estratégicas.
- El éxito depende de la integración, la transparencia y la alineación con la ayuda de un software de análisis de gastos moderno que admita datos fiables, lógica configurable y colaboración entre funciones.
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Por qué el análisis del gasto no se amplía eficazmente
Para muchas organizaciones, el análisis de gastos suele comenzar con la firme intención de optimizar los costes y mejorar las estrategias de compra. Sin embargo, a menudo se enfrenta a retos sistémicos, como datos fragmentados, herramientas obsoletas y falta de colaboración entre departamentos, que pueden reducir su eficacia general y limitar el valor que aporta a largo plazo.
A pesar de las inversiones en herramientas y datos, la mayoría de los equipos de compras luchan por ampliar sus esfuerzos más allá de informes puntuales o categorías limitadas. ¿Cuál es la causa? Un enfoque fragmentado que carece de la infraestructura, la integración o la automatización necesarias para realizar análisis repetibles en toda la empresa. Sin el software de análisis de gastos adecuado, es casi imposible generar información coherente y fiable.
Entre los obstáculos más comunes se encuentran la mala calidad de los datos y la clasificación errónea, los silos de datos y las soluciones inflexibles heredadas o de cosecha propia.
Examinemos los diversos retos del análisis de gastos en mayor detalle para ilustrar por qué es fundamental pasar de un sistema de análisis reactivo basado en informes a un enfoque más proactivo e integrado que aproveche la inteligencia de gastos.
Datos en silos y sistemas de compras fragmentados
Uno de los principales retos del análisis de gastos es la fragmentación de los datos en los sistemas ERP, AP, de compra y de proveedores, cada uno de los cuales utiliza formatos diferentes. Sin una integración nativa, la creación de una visión completa y precisa de los gastos es manual y propensa a errores. Esta fragmentación provoca incoherencias que socavan la confianza y obligan a los equipos de compra a perseguir datos en lugar de analizarlos.
Clasificación de caja negra y falta de confianza de las partes interesadas
Muchas herramientas de análisis de gastos utilizan una clasificación rígida y opaca, lo que dificulta que las partes interesadas confíen en los datos o los validen. Si los equipos no pueden explicar cómo se asignan categorías como marketing o gastos legales, no actuarán sobre la base de los datos. Una clasificación transparente y configurable es clave para generar confianza e impulsar la adopción.
Objetivos desalineados entre los departamentos financiero, legal y de compras
Los departamentos financiero, legal y de compras a menudo ven los datos de gastos a través de diferentes lentes: presupuesto, cumplimiento o valor del proveedor, por ejemplo. Sin una definición compartida de términos como «ahorro» o «riesgo», la colaboración puede estancarse y la acción sobre la información puede retrasarse, limitando el impacto en toda la empresa.
Qué permite el análisis de gastos de alto rendimiento a escala
Los equipos de alto rendimiento utilizan el análisis de gastos como trampolín para crear un valor más amplio. Ayuda a identificar la fuga de contratos y a mejorar el rendimiento de los proveedores, y la información puede utilizarse para respaldar las iniciativas ESG y permitir un aprovisionamiento más estratégico.
Cuando los datos de gastos son precisos, están conectados y son fiables, se convierten en la base de una planificación más inteligente, decisiones más rápidas y una mayor alineación interfuncional.
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A continuación, exploraremos los distintos tipos de análisis de gastos y cómo cada uno de ellos ayuda a las organizaciones a descubrir valor de distintas maneras.
Categorías de análisis de gastos
Los distintos tipos de análisis de gastos pueden clasificarse como sigue:
- Análisis de gastos de proveedores: Se centra en los gastos, las condiciones y el rendimiento por proveedor, ayudando a identificar riesgos, mejorar el cumplimiento y consolidar proveedores para obtener mejores precios.
- Análisis de gastos por categoría: Desglosa los gastos por tipo de producto o servicio para resaltar la asignación de recursos y las oportunidades de abastecimiento alineadas con las prioridades estratégicas.
- Análisis de gastos por contrato: Realiza un seguimiento de los gastos con respecto a las condiciones contractuales para descubrir fugas, garantizar la realización del valor y reducir las ineficiencias de costes.
Cuando se combinan, estas herramientas ofrecen una perspectiva completa del rendimiento de las compras, lo que permite a su organización identificar ineficiencias ocultas, mitigar riesgos e impulsar una toma de decisiones más inteligente para un éxito sostenido.
Para desbloquear estas ventajas, debe contar con la base adecuada. En la siguiente sección, exploraremos los factores clave para un análisis eficaz de los gastos y lo que se necesita para ampliar los conocimientos a toda la empresa.
Cómo hacer que el análisis de gastos funcione en toda la empresa
Los siguientes habilitadores sientan las bases, y cada uno de ellos es fundamental para respaldar los tipos de análisis y resultados comentados anteriormente.
Una única fuente de verdad para los datos de gastos
Los equipos de compras necesitan visibilidad en tiempo real de los gastos en todos los sistemas ERP, cuentas a pagar, aprovisionamiento y proveedores para garantizar que las decisiones se basan en información precisa y actualizada. Ivalua permite esto con un ecosistema abierto y soporte multi-ERP, lo que facilita la agregación y normalización de datos de diversas fuentes internas y externas.
Esta visión centralizada sirve como única fuente de verdad, lo que permite a los equipos identificar oportunidades, realizar un seguimiento del rendimiento y actuar con confianza.
Lógica de clasificación transparente y configurable
Los equipos de alto rendimiento necesitan una transparencia total sobre cómo se clasifican los gastos, junto con la flexibilidad para ajustar la lógica a las variaciones regionales, la evolución de las taxonomías o los requisitos exclusivos de elaboración de informes. Ivalua admite la configuración sin código, lo que permite a los usuarios adaptar fácilmente las reglas de clasificación sin depender de TI. Se realiza un seguimiento de cada cambio para una auditabilidad fiable y las partes interesadas pueden confiar en los datos para la toma de decisiones.
Alineación entre los departamentos de compras, financiero y jurídico
Los directores financieros necesitan cálculos de ahorro de costes fiables y defendibles, mientras que los equipos jurídicos quieren pistas de auditoría completas, indicadores de riesgo de los proveedores y visibilidad de los contratos. El departamento de TI quiere herramientas seguras, que cumplan la normativa y sean fáciles de integrar con los sistemas existentes.
La plataforma de Ivalua proporciona un entorno compartido que satisface las necesidades de cada equipo sin añadir complejidad ni cargas. Cuando todos trabajan con los mismos datos, con total transparencia y control, el análisis de gastos se convierte en un activo estratégico para toda la empresa.
Qué tipos de análisis de gastos son más importantes para el rendimiento empresarial
No todos los tipos de análisis de gastos aportan el mismo valor estratégico. Las organizaciones de alto rendimiento priorizan qué tipo de análisis apoya directamente resultados empresariales específicos:
- El análisis de los gastos de cola ayuda a identificar las compras de poco valor que se acumulan rápidamente. Mediante la consolidación de proveedores o la contratación de gastos no gestionados, las empresas pueden reducir rápidamente los costes y mejorar el cumplimiento.
- El análisis a nivel de categoría contribuye a un aprovisionamiento más inteligente al proporcionar a los gestores de categoría la información que necesitan para negociar mejores condiciones, evaluar el rendimiento de los proveedores y alinear el gasto con las prioridades estratégicas.
- El análisis del gasto vinculado a ESG es cada vez más importante para evaluar el riesgo de los proveedores y garantizar un aprovisionamiento responsable. Al analizar los gastos desde el punto de vista de la sostenibilidad y el cumplimiento, las organizaciones pueden evitar daños a su reputación y satisfacer las cambiantes exigencias normativas.
Al centrarse en los tipos de análisis de gastos que se alinean con sus objetivos, las organizaciones líderes convierten los datos brutos en acciones específicas que tienen un impacto medible.
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Ahora echemos un vistazo a los KPI que dan vida a esos casos de uso.
4 Casos de uso estratégicos para el análisis de gastos y los KPI
A continuación se presentan cuatro casos de uso principales en los que el análisis de gastos ofrece un impacto mensurable en toda la empresa:
1) Encontrar y priorizar oportunidades de ahorro de costes
Analizando los gastos a medida, detectando proveedores duplicados, señalando las compras fuera de contrato e identificando los descuentos por volumen perdidos, puede tomar medidas específicas para mejorar la eficiencia y reducir los gastos innecesarios. Por ejemplo, una empresa de fabricación global que trabajaba con Ivalua descubrió un ahorro del 12% en gastos indirectos al consolidar proveedores en todas las unidades de negocio y negociar nuevos contratos basados en el volumen.
2) Gestionar el riesgo de los proveedores y la exposición ESG
A medida que las redes de proveedores se hacen más complejas y aumentan las expectativas ESG, se necesita algo más que datos transaccionales para gestionar el riesgo. Un análisis de gastos enriquecido le permite realizar un seguimiento de la concentración de proveedores, evaluar indicadores de riesgo como retrasos en las entregas e incumplimientos, y supervisar el rendimiento ESG en comparación con referencias internas o externas. Por ejemplo, al relacionar los datos de gastos con las puntuaciones de riesgo de los proveedores y las certificaciones de sostenibilidad, una organización puede ajustar proactivamente su estrategia de compra para evitar la exposición normativa relacionada con ESG.
3) Potenciación de unas compras y unas estrategias de categoría más inteligentes
La información sobre el gasto a nivel de categoría proporciona a su equipo de compras la capacidad de segmentar el gasto por tipo de producto o servicio. Pueden optimizar el calendario de RFx, identificar oportunidades de negociación, comparar el rendimiento de los proveedores y afinar las estrategias para categorías de alto impacto. Por ejemplo, un minorista podría utilizar el análisis de categorías para renegociar contratos logísticos clave en función de los cambios en las tendencias de volumen para garantizar mejores precios o acuerdos de nivel de servicio.
4) Alineación de la planificación y presupuestación de las adquisiciones
Al sacar a la luz los patrones de gasto y realizar un seguimiento de los mismos con respecto al presupuesto, puede prever las necesidades futuras con mayor precisión y garantizar que las adquisiciones sigan siendo un socio estratégico de las finanzas. Por ejemplo, una organización sanitaria puede utilizar el análisis trimestral de tendencias de gasto para ajustar los volúmenes de compra y evitar que el presupuesto se desborde a final de año.
Cómo medir el impacto del análisis de gastos
En la tabla siguiente se describen los principales tipos de análisis de gastos, sus objetivos básicos, el impacto en la empresa y los indicadores clave de rendimiento (KPI) que le ayudan a realizar un seguimiento del progreso, para que pueda centrarse en las estrategias que impulsan resultados empresariales reales.
| Tipo de análisis de gastos | Objetivo principal | Impacto en la empresa | Dónde se aplica | KPI |
| Análisis de los gastos de cola | Identificar las compras de poco valor | Reducir el gasto disidente, consolidar los proveedores | Ahorro de costes | % de reducción de los gastos de cola |
| Análisis por categorías | Optimizar los gastos por categoría | Mejorar las decisiones de compra y alinearlas con los objetivos estratégicos | Aprovisionamiento estratégico, presupuestación | Ahorro por categoría, Recuento de proveedores por categoría |
| Análisis del gasto vinculado a ESG | Seguimiento del gasto vinculado a factores medioambientales y sociales | Reducir el riesgo de los proveedores y apoyar los objetivos de cumplimiento y ASG | Abastecimiento responsable, información reglamentaria | % Gasto bajo contrato, Tasa de fuga de contrato |
| Análisis del cumplimiento de los contratos | Supervisar el gasto con respecto a las condiciones contractuales | Evitar las fugas y garantizar el ahorro negociado | Operaciones de compra, gestión de proveedores | % Gasto bajo contrato, Tasa de fuga de contrato |
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Bloqueos comunes y cómo superarlos
Incluso con una fuerte intención e inversión, muchos esfuerzos de análisis de gastos se quedan cortos, porque el éxito requiere más que un sistema. Se necesitan las capacidades adecuadas para escalar, conectar e impulsar la acción.
He aquí tres obstáculos comunes y cómo puede superarlos:
Elimine los datos aislados con bucles de retroalimentación
Los equipos de compras a menudo subestiman el grado de limpieza, normalización y enriquecimiento necesario para generar información significativa. Los distintos sistemas de ERP, AP, aprovisionamiento y proveedores utilizan estructuras y estándares diferentes, lo que dificulta el análisis unificado. La solución consiste en crear bucles de retroalimentación entre sistemas, aprovechar las herramientas de gestión de datos maestros y utilizar plataformas como Ivalua, que permiten la integración entre sistemas en tiempo real.
Mejore la adopción por parte de los interesados con transparencia
Incluso las mejores herramientas analíticas fracasan si los interesados clave no confían en los resultados o no los utilizan. Si los responsables de compras ignoran los informes, o los departamentos financiero y jurídico cuestionan las cifras, la iniciativa se estanca.
Por eso son esenciales la transparencia, la capacidad de configuración y una alineación clara con los objetivos empresariales. Los equipos deben ver cómo se clasifican los datos, cómo se vinculan a sus objetivos y cómo respaldan sus decisiones. La implicación interfuncional debe incorporarse, no atornillarse.
Genere confianza en las señales de retorno de la inversión con indicadores clave de rendimiento medibles
Muchas organizaciones informan de «ahorros» que nunca se materializan en gasto real o pregonan aumentos de eficiencia que no impulsan mejoras estratégicas. Peor aún, cuando se ignoran los resultados debido a la mala calidad de los datos o a la falta de contexto, la adopción disminuye y la confianza se erosiona.
La clave está en definir KPI significativos y medibles desde el principio, y asegurarse de que la información generada está directamente relacionada con las decisiones de compra, las acciones de los proveedores y los resultados empresariales.
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A continuación, exploraremos los beneficios clave de un enfoque de análisis de gastos escalable y listo para la empresa.
Beneficios y ventajas del análisis de gastos
El análisis de gastos ofrece varios beneficios clave que ayudan a las organizaciones a racionalizar sus procesos de adquisición y mejorar la eficiencia financiera:
Reducir el gasto inconstante
El análisis del gasto puede identificar el gasto no conforme al poner de relieve las discrepancias entre el comportamiento real de compra y las políticas de aprovisionamiento establecidas. Al identificar las áreas en las que se producen gastos inconstantes, las organizaciones pueden implantar controles más estrictos, reforzar el cumplimiento de los proveedores y contratos preferentes y, en última instancia, reducir costes innecesarios.
Optimizar la base de proveedores
El análisis del gasto proporciona información sobre el panorama de proveedores, ayudando a descubrir áreas de solapamiento, bajo rendimiento o redundancia dentro de su base de proveedores. De este modo, las empresas pueden conseguir mejores precios mediante compras consolidadas, reducir la complejidad de la gestión y fomentar relaciones más sólidas y estratégicas con los proveedores clave.
Liberar capital circulante
Las organizaciones pueden identificar oportunidades para optimizar los niveles de inventario y negociar mejores condiciones de pago con los proveedores, liberando efectivo que de otro modo estaría inmovilizado y mejorando la liquidez de la organización. Esto ayuda a las empresas a ser ágiles y responder a los cambios del mercado y a las oportunidades de inversión.
Minimizar las perturbaciones de la cadena de suministro
Analizando los patrones de gasto, las empresas pueden identificar a los proveedores críticos y los riesgos potenciales, como la dependencia excesiva de un único proveedor o región geográfica. Armadas con esta información, pueden desarrollar estrategias para diversificar su base de proveedores y establecer planes de contingencia, reduciendo el riesgo de alteraciones en la cadena de suministro.
Aunque estas ventajas demuestran el valor estratégico del análisis de gastos, su utilización requiere la tecnología de análisis de gastos adecuada. En la siguiente sección, veremos qué se puede esperar de un software de análisis de gastos moderno y cómo ayuda a convertir la información en un impacto en toda la empresa.
Qué se debe buscar en un software de análisis de gastos
Elegir el software de análisis de gastos adecuado es fundamental para ampliar su impacto y ofrecer un valor cuantificable en las compras, las finanzas y las operaciones. La solución de gestión de gastos de Ivalua ha sido diseñada específicamente para cumplir los siguientes requisitos y permitirle pasar de una generación de informes inconexa a una toma de decisiones totalmente integrada y basada en la información. He aquí por qué.
Integración y limpieza de datos incorporadas
Para obtener una imagen real de los gastos de la empresa, debe reunir los datos de todos sus sistemas y prepararlos para el análisis de forma automática. Busque un software con integración nativa y en tiempo real en ERP, AP, portales de proveedores y herramientas de abastecimiento. La arquitectura de plataforma abierta de Ivalua y su compatibilidad con múltiples ERP facilitan la unificación de datos aislados sin un gran esfuerzo de TI. Las herramientas de limpieza de datos integradas garantizan que lo que ve no sólo es oportuno, sino fiable.
Clasificación mejorada por IA y cuadros de mando en tiempo real
Las plataformas modernas utilizan la IA y el aprendizaje automático para clasificar las transacciones con puntuaciones de confianza, resaltar las anomalías y sugerir medidas en función de las tendencias. El asistente virtual inteligente (IVA) de Ivalua también permite a los equipos obtener información rápidamente mediante consultas en lenguaje natural, lo que ayuda a tomar decisiones en el momento y no a posteriori.
Gobernanza, escalabilidad y control en todas las unidades de negocio
Un software de análisis de gastos eficaz debe ser compatible con marcos de gobernanza sólidos, incluidos registros de auditoría completos, acceso basado en funciones y configurabilidad sin código para cumplir las normas empresariales locales sin comprometer los estándares de la empresa. Ivalua ofrece registros de auditoría integrados, acceso basado en funciones y herramientas sin código para una flexibilidad local con control centralizado.
La siguiente tabla resume las capacidades clave y por qué son importantes, junto con lo que se debe buscar al evaluar las soluciones de análisis de gastos.
| Capacidad | Por qué es importante | En qué fijarse |
| Registro de auditoría | Garantiza la transparencia y la responsabilidad de los usuarios y las acciones | Historial completo de cambios en los datos, acciones de los usuarios y lógica de clasificación |
| Integración multi-ERP | Permite disponer de una única fuente de verdad en sistemas dispares | Conectores nativos en tiempo real a plataformas ERP, AP y de abastecimiento |
| Configuración sin código | Reduce la dependencia de TI y favorece la agilidad empresarial | Creación de reglas, localización y gestión de la clasificación mediante arrastrar y soltar |
| Acceso basado en funciones | Protege los datos confidenciales y permite experiencias de usuario personalizadas. | Controles de acceso granulares alineados con la unidad de negocio, la geografía o la función |
| Clasificación en tiempo real | Impulsa la toma de decisiones oportuna y la planificación proactiva | Motor de clasificación mejorado por IA con puntuación de confianza y actualizaciones en tiempo real |
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Caso de éxito: Cómo Bell racionalizó la gestión de gastos empresariales con Ivalua
El proveedor canadiense de telecomunicaciones, Bell, se beneficia del análisis de gastos con Ivalua. La empresa necesitaba una plataforma que pudiera soportar gastos de bolsillo y de tarjetas P, un alto volumen de usuarios, la capacidad de manejar datos financieros confidenciales y una integración perfecta con ERP. Ivalua ofreció flujos de trabajo configurables, reembolsos automáticos y una interfaz intuitiva que permitió la adopción inmediata por parte del usuario.
Bell gestiona ahora el 100% de los gastos a través de Ivalua, sin necesidad de mantenimiento continuo. Los empleados envían fácilmente los recibos utilizando 1.750 escáneres en 250 ubicaciones, mientras que los gastos se validan y reembolsan a través de flujos de trabajo seguros y automatizados. El sistema también mejora el cumplimiento de las obligaciones fiscales y proporciona ahorros cuantificables.
«Nuestro proyecto “Expense” ha sido una revelación: Los ejecutivos de Bell se dieron cuenta del potencial de la solución Ivalua y aprovecharon la experiencia de OJC Consulting para replantear completamente nuestros procesos de gestión de Gastos.»
– Jean Ratelle Director Asociado, e-Sourcing, BELL
Lea el caso práctico completo de Bell.
Gasto más inteligente, decisiones más firmes
El análisis del gasto añade valor estratégico al ayudar a los equipos a tomar decisiones más inteligentes en materia de abastecimiento, riesgos y presupuestos. Pero las herramientas adecuadas son importantes. Ivalua reúne sus datos, los mantiene precisos, para que pueda dejar atrás los datos fragmentados y aislados y conseguir un ahorro sustancial de costes, un cumplimiento fiable y agilidad en toda la empresa.
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Preguntas Frecuentes
¿Qué es el análisis de gastos en compras?
El análisis de gastos es el proceso de recopilación, depuración y análisis de datos de compra para descubrir información que permita ahorrar costes, mejorar el rendimiento de los proveedores y respaldar las decisiones estratégicas de aprovisionamiento.
¿Por qué es importante el análisis de gastos?
Ayuda a las organizaciones a reducir el gasto inconstante, optimizar las relaciones con los proveedores, mejorar el cumplimiento y tomar decisiones presupuestarias y de planificación más informadas, todo lo cual contribuye a un mayor rendimiento financiero y operativo.
¿Cuál es la diferencia entre el análisis y la visibilidad de los gastos?
La visibilidad de los gastos se refiere a la capacidad de ver y acceder a los datos de los gastos, mientras que el análisis de los gastos va más allá al interpretar esos datos para descubrir tendencias, riesgos y oportunidades de acción.
¿Qué ocurre si nuestros datos de gastos están fragmentados o no son fiables?
Muchas organizaciones se enfrentan a este problema. Las plataformas modernas de análisis de gastos, como la de Ivalua, están diseñadas para integrar, limpiar y normalizar los datos de todos los sistemas a fin de proporcionar una base fiable para la toma de decisiones.
