La gestión de compras y la de la cadena de suministro se utilizan a menudo indistintamente, pero en la práctica, las líneas que las separan pueden difuminarse de tal forma que se crean fricciones reales.
Las prioridades desalineadas, los sistemas aislados y la falta de claridad en la propiedad pueden afectar directamente a los indicadores clave de rendimiento, como el porcentaje de ahorro de costes y la duración del ciclo de aprovisionamiento.
En Ivalua, hemos trabajado con cientos de empresas de todo el mundo para reducir estas diferencias, agilizar las operaciones y crear procesos más sólidos y conectados.
En este blog, cubrimos las diferencias clave entre la gestión de compras y la de la cadena de suministro, y explicamos dónde suelen producirse las mayores desconexiones. Además, propondremos un marco de buenas prácticas para que la colaboración sea más eficaz.
Puntos clave
- Las compras y la gestión de la cadena de suministro desempeñan funciones diferentes, pero cuando no están bien alineadas generan costosas ineficiencias y retrasos.
- La falta de datos, visibilidad e indicadores clave de rendimiento compartidos provoca desconexiones, como un seguimiento deficiente del rendimiento de los proveedores y la pérdida de ahorros.
- Las plataformas integradas unifican los equipos de compras y cadena de suministro, mejorando la colaboración, el cumplimiento y la gestión de las relaciones con los proveedores.
- Las mejores empresas utilizan la IA y la automatización para reducir las diferencias, mejorar la visibilidad y crear operaciones más ágiles y resistentes.
Descubre cómo la solución de colaboración de la cadena de suministro de Ivalua le permite trabajar más estrechamente con los proveedores, reducir el riesgo y construir una cadena de suministro más ágil y conectada.
Compras y gestión de la cadena de suministro: ¿Cuál es la diferencia?
A alto nivel, las compras se centran en las compras de los bienes y servicios que necesita una organización, mientras que la gestión de la cadena de suministro supervisa el flujo más amplio de esos bienes, desde las materias primas hasta los clientes finales.
Pero dentro de una empresa, ser consciente de las diferencias entre ambas funciones determinará la estrategia y las operaciones y, en última instancia, repercutirá en el rendimiento.
He aquí algunas distinciones clave entre la gestión de compras y la de la cadena de suministro:
- El departamento de compras se encarga de identificar proveedores, negociar contratos y garantizar compras rentables y conformes. Está muy vinculado a la gestión del gasto, la mitigación de riesgos y el rendimiento de los proveedores. En muchas organizaciones, las compras también desempeñan un papel fundamental en el cumplimiento de las normas ASG, el aprovisionamiento de innovación y el mantenimiento de la continuidad empresarial durante las interrupciones del suministro.
- La gestión de la cadena de suministro (SCM) consiste en orquestar todo el ciclo de vida de un producto o servicio, desde la compra y la producción hasta la entrega. La gestión de la cadena de suministro se centra en la eficiencia, el rendimiento y la capacidad de recuperación en una huella operativa mucho más amplia y requiere la coordinación entre los equipos de fabricación, logística, cadena de suministro y planificación de la demanda para garantizar el cumplimiento de los plazos y la garantía de calidad.
Aunque las compras operan como una función dentro de la cadena de suministro más amplia, tiene su propio conjunto de prioridades para la compra estratégica en el aprovisionamiento, las métricas de rendimiento y los procesos especializados.
Estas distinciones son importantes porque las ineficiencias en un área suelen crear efectos en cascada en la otra. Cuando las decisiones de compra o SCM se toman de forma aislada, las organizaciones pueden perder la oportunidad de ahorrar costes, acabar con un exceso de inventario o sufrir retrasos en las entregas.
Ahora que comprende la diferencia clave entre compras y SCM, analicemos más detenidamente cada función.
¿Qué son las compras?
Comprender los conceptos básicos de las compras es fundamental para crear una base de suministros escalable y resistente.
Las compras desempeñan un papel fundamental en la gestión de las relaciones con los proveedores, no sólo mediante la ejecución de las compras, sino dando forma al valor a largo plazo que aportan esas relaciones. A nivel empresarial, esto significa desarrollar programas estructurados de gestión de proveedores que vayan más allá de las compras transaccionales.
Los equipos de compras negocian contratos a largo plazo para fijar precios, mitigar el riesgo de la cadena de suministro y garantizar la continuidad del suministro. Estos acuerdos suelen incluir parámetros de rendimiento, requisitos de sostenibilidad y expectativas de nivel de servicio que se supervisan continuamente.
Para gestionar miles de proveedores de forma eficiente, las organizaciones implantan procesos de aprovisionamiento centralizados con el apoyo de plataformas de aprovisionamiento digitales como Ivalua. Estas herramientas ayudan a estandarizar los flujos de trabajo de compra y abastecimiento, automatizan las comprobaciones de cumplimiento y proporcionan visibilidad del rendimiento de los proveedores.
Al integrar la gestión del ciclo de vida de los contratos, la tecnología de aprovisionamiento puede hacer cumplir las condiciones de forma coherente, reduciendo al mismo tiempo los gastos administrativos y los riesgos legales.
Qué es la gestión de la cadena de suministro
La gestión de la cadena de suministro es la coordinación de todas las actividades que intervienen en la entrega de un producto o servicio, desde las materias primas hasta las manos del cliente.
Mientras que el aprovisionamiento asegura los insumos, los equipos de la cadena de suministro garantizan que esos insumos fluyan de manera eficiente a través de la producción, la distribución y el cumplimiento. Esto incluye la supervisión de las operaciones logísticas, la optimización de los niveles de inventario para equilibrar el coste y la disponibilidad, y la previsión de la demanda para alinear la oferta con las necesidades del mercado.
Un proceso de SCM bien ejecutado minimiza los plazos de entrega, reduce el exceso de existencias y garantiza la calidad constante de los productos y el rendimiento de las entregas. Requiere una estrecha colaboración entre departamentos, herramientas de planificación avanzadas y visibilidad en tiempo real de los datos de proveedores, almacenes y transporte.
Diferencias clave y puntos de coincidencia entre aprovisionamiento y SCM
Llegados a este punto, es posible que se pregunte dónde se solapan las compras y la gestión de la cadena de suministro (SCM). En la práctica, no sólo se solapan, sino que están estrechamente integradas.
Cuando el departamento de compras no aplica las condiciones contractuales, como el precio acordado o los plazos de entrega, estos fallos pueden provocar variaciones inesperadas en los costes o retrasos en el suministro. Esto, a su vez, obliga a los equipos de la cadena de suministro a reasignar presupuestos, acelerar los envíos o hacer frente a la falta de existencias, todo lo cual repercute en los márgenes y el rendimiento.
Sin embargo, si los equipos de la cadena de suministro no proporcionan previsiones precisas de la demanda o visibilidad de los plazos de producción, el departamento de compras puede comprar en exceso o negociar contratos que no se ajusten a las necesidades reales. Por eso es crucial que exista una estrecha integración entre los sistemas, procesos y datos de compras y los de la cadena de suministro.
Si trata estas funciones como silos separados, es probable que se produzcan muchas fricciones y acusaciones. Por otro lado, si las dos funciones colaboran eficazmente, podrá crear operaciones más resistentes y ágiles, capaces de responder rápidamente a las interrupciones. También obtendrá más valor de las relaciones con los proveedores gracias a la colaboración en la cadena de suministro.
Ineficiencias comunes entre los equipos de compras y de la cadena de suministro
Incluso en empresas con buenos recursos, las ineficiencias entre los equipos de compras y de la cadena de suministro son comunes, y pueden ser costosas. Están causadas por silos estructurales, prioridades desalineadas y tecnología obsoleta que impiden que los equipos estén sincronizados. Esto conduce a la pérdida de ahorros, problemas de cumplimiento y una base de suministro frágil que no puede adaptarse rápidamente a las interrupciones.
En esta sección, exploraremos cuatro de las ineficiencias más persistentes entre las funciones de compras y cadena de suministro.
Falta de alineación entre los equipos de compras y de la cadena de suministro
En muchas organizaciones, los equipos de compras y de la cadena de suministro trabajan en paralelo, pero rara vez sincronizados. El departamento de compras puede dar prioridad al ahorro de costes y a las condiciones contractuales, mientras que la cadena de suministro se centra en los plazos de entrega y la continuidad del servicio.
Sin indicadores clave de rendimiento (KPI) compartidos o una visión común de las prioridades empresariales, estos dos equipos pueden trabajar inconscientemente el uno contra el otro.
Por ejemplo, el departamento de compras puede contratar a un proveedor de bajo coste sin tener en cuenta las limitaciones logísticas, lo que podría provocar retrasos en las entregas. En otros casos, los equipos de la cadena de suministro pueden agilizar la entrega de materiales alternativos fuera de los términos contratados, sin conocer el ahorro negociado por aprovisionamiento.
Como resultado, la organización gasta más de lo necesario y puede perder oportunidades de ahorro.
Escasa visibilidad del rendimiento y los riesgos de los proveedores
Cuando el departamento de compras carece de información en tiempo real sobre el rendimiento de los proveedores, puede resultar difícil hacer cumplir las condiciones contractuales o identificar a los proveedores con un rendimiento deficiente hasta que esto repercute en las operaciones o en los acuerdos de nivel de servicio (SLA).
Los cuadros de mando compartidos y las alertas tempranas pueden ayudar a los equipos de compras y de gestión de la cadena de suministro a determinar qué proveedores son estratégicos y cuáles necesitan medidas correctivas.
Por ejemplo, las funciones de gestión del rendimiento de los proveedores de Ivalua ofrecen una visión centralizada del rendimiento y el riesgo, lo que permite a los equipos actuar de forma proactiva en lugar de reactiva.
Datos aislados y sistemas de compras desconectados
La tecnología de compras heredada para la contratación, los contratos, la facturación y la visibilidad de la cadena de suministro erosiona la transparencia de la cadena de suministro e inhibe la colaboración, porque ninguno de los sistemas se comunica entre sí. Esta fragmentación puede dificultar la obtención de una imagen completa de las relaciones con los proveedores, la cobertura de los contratos o los patrones de gasto.
No sólo eso, sino que la desconexión puede ralentizar la toma de decisiones y duplicar el trabajo. Una plataforma unificada como Ivalua elimina esos silos al centralizar los datos y flujos de trabajo de aprovisionamiento, de modo que los equipos de compra y cadena de suministro tienen la visibilidad y el control que necesitan para optimizar el gasto y gestionar mejor la base de proveedores.
Gestión ineficaz de contratos y relaciones con proveedores
A menudo, los contratos están dispersos por los sistemas o enterrados en hilos de correo electrónico. Si no puede encontrar un contrato, es difícil hacer cumplir las condiciones, realizar un seguimiento de las obligaciones o incluso identificar a quién pertenece la relación con el proveedor.
La falta de responsabilidad puede hacer que las condiciones queden obsoletas. Los equipos se ven obligados a luchar para resolver los problemas y las relaciones con los proveedores pueden quedar infrautilizadas.
Las herramientas centralizadas de CLM y de gestión de las relaciones con los proveedores (SRM) le permiten gestionar los contratos, el rendimiento y el desarrollo de los proveedores en un solo lugar. Estas herramientas ofrecen registros de auditoría integrados, renovaciones automáticas y espacios de colaboración compartidos, de modo que los equipos de compras y de la cadena de suministro puedan trabajar juntos para generar valor.
En la siguiente sección, exploramos cómo las empresas líderes están resolviendo estas ineficiencias utilizando plataformas como Ivalua para colaborar de manera más eficiente, mejorar la visibilidad y crear un ecosistema más ágil de la cadena de suministro y compras.
Mejores prácticas para alinear las operaciones de compra y de la cadena de suministro
La verdadera alineación entre las compras y la gestión de la cadena de suministro no se produce por accidente. Requiere colaboración intencionada, visibilidad compartida y sistemas conectados. Sin esto, incluso los equipos experimentados pueden experimentar flujos de trabajo aislados y esfuerzos duplicados, o caer en el hábito de la toma de decisiones reactiva.
Por eso, las empresas con visión de futuro están modernizando tus operaciones en torno a datos unificados, procesos más inteligentes y colaboración en tiempo real.
Las siguientes prácticas recomendadas de software de compras se han extraído de implementaciones del mundo real y marcos líderes, muchos de los cuales se han puesto en práctica con éxito utilizando la plataforma de compras impulsada por IA de Ivalua.
1) Centralizar los datos de compras y de la cadena de suministro
La visibilidad de aspectos como el rendimiento de los proveedores y el gasto total es difícil cuando los sistemas están desconectados, y la falta de visibilidad hace imposible la optimización. Para solucionar este problema es necesario centralizar los datos en todas las operaciones de la cadena de suministro y aprovisionamiento.
¿Qué datos? Los datos maestros del proveedor, las condiciones contractuales, las estructuras de precios y las métricas de rendimiento deben estar disponibles en una única fuente de verdad. Esto proporciona a los equipos visibilidad en tiempo real de la capacidad de los proveedores, la utilización de los contratos y los procesos de compra, lo que facilita enormemente la alineación de las decisiones de compra con los requisitos operativos de la organización.
La plataforma Source-to-Pay de Ivalua aúna la compra, la solución procure-to-pay, el software de gestión de proveedores y la facturación, todo en un mismo lugar. Cuando se combina esto con las capacidades de gestión de proveedores de Ivalua, se obtiene una visión unificada de los perfiles, certificaciones, rendimiento y factores de riesgo de los proveedores.
2) Mejorar la colaboración con los proveedores y la gestión de riesgos
Los principales equipos de compras y cadena de suministro trabajan de forma proactiva con los proveedores para controlar los riesgos e identificar los cuellos de botella que podrían causar interrupciones. Sin embargo, una colaboración eficaz requiere una visibilidad compartida y un compromiso estructurado, no sólo correos electrónicos y hojas de cálculo.
Con Ivalua, las empresas pueden implantar sólidos programas de gestión de riesgos de proveedores que combinan datos internos, fuentes de riesgo de terceros y alertas en tiempo real. Esta información ayuda a los equipos a detectar señales tempranas de problemas con los proveedores, antes de que interrumpan las operaciones de la cadena de suministro.
Como explicamos en nuestro artículo sobre la colaboración en la cadena de suministro, los cuadros de mando compartidos y los flujos de trabajo automatizados también pueden fomentar una mayor transparencia y responsabilidad entre los socios de la cadena de suministro.
3) Automatizar el ciclo de vida de los contratos y los flujos de trabajo de aprobación
Los procesos contractuales manuales pueden retrasar las decisiones de compra e introducir riesgos de cumplimiento, además de dificultar el cumplimiento de las condiciones una vez firmado el acuerdo. Sin embargo, la automatización del ciclo de vida de los contratos puede liberar recursos y garantizar la coherencia.
Por ejemplo, el software de gestión de contratos de Ivalua agiliza los flujos de trabajo con bibliotecas de cláusulas preaprobadas, enrutamiento inteligente de aprobaciones y comprobaciones integradas del cumplimiento de las adquisiciones. Y la automatización no sólo acelera las cosas, sino que reduce el riesgo, mejora la preparación para auditorías y garantiza que tanto los equipos de compras como los de la cadena de suministro trabajen a partir de la misma base.
4) Aprovechar la IA en las compras
Las compras empresarial generan cantidades ingentes de datos, pero muchas organizaciones siguen teniendo dificultades para obtener información procesable. Mediante la aplicación de inteligencia artificial (IA) y algoritmos de aprendizaje automático a los datos históricos, se pueden identificar anomalías en el gasto, señalar posibles riesgos de los proveedores y extraer términos y obligaciones clave de los contratos.
Ivalua está aplicando la IA Generativa para desbloquear estas capacidades para los equipos de compras y de la cadena de suministro. La IA permite a los equipos pasar de prácticas reactivas a proactivas, generar automáticamente documentos de compra y comprender las tendencias de rendimiento de los proveedores.
Historia de un cliente: cómo Dole logró un retorno de la inversión 10 veces superior
Los clientes de Ivalua están poniendo en práctica las mejores prácticas descritas anteriormente para crear organizaciones de compras de primer nivel y generar valor sostenible con su cadena de suministro. Por ejemplo, Dole, uno de los mayores productores y comercializadores de fruta y verdura fresca de alta calidad del mundo, fue capaz de conseguir un ROI 10 veces superior con Ivalua sólo en gasto directo.
La organización se enfrentaba a operaciones de compra fragmentadas, una gran dependencia de la compra única, estrategias de categoría débiles, escaso cumplimiento de los contratos, falta de herramientas de seguimiento de las renovaciones y ausencia de gestión centralizada de los proveedores, lo que daba como resultado una visibilidad limitada, ahorros perdidos e ineficiencias operativas.
Con Ivalua, la organización consiguió un impacto inmediato en las pérdidas y ganancias y obtuvo visibilidad en toda la empresa. Mejoraron el cumplimiento y los flujos de trabajo de los contratos, redujeron la duración del ciclo de compra e implantaron una gestión estratégica del rendimiento de los proveedores para impulsar la mejora continua y la innovación.
Lee el caso práctico completo de Dole.
Creación de valor mediante la alineación de la cadena de suministro y las compras
Cuando los equipos de compras y de la cadena de suministro están alineados, las organizaciones ganan más que eficiencia: desbloquean un gasto más inteligente, relaciones más sólidas con los proveedores y una mayor resistencia ante las interrupciones.
Ivalua convierte la alineación en acción unificando todo su proceso Source-to-Pay, agilizando la colaboración con los proveedores y proporcionando la visibilidad en tiempo real que necesita para tomar decisiones informadas y con confianza. El resultado: decisiones más rápidas, mejores resultados y una cadena de suministro preparada para el futuro.
Descubre cómo la plataforma Source-to-Pay de Ivalua puede ayudarte a conectar las operaciones de compra y cadena de suministro para impulsar el valor estratégico en toda tu empresa. Ponte en contacto con nosotros hoy mismo.
Preguntas frecuentes
¿Las compras forman parte de la gestión de la cadena de suministro o es una función independiente?
Las compras son un componente esencial de la gestión de la cadena de suministro, pero a menudo opera como una función distinta con sus propias prioridades, como el control de costes, la gestión de proveedores y el cumplimiento de contratos. Aunque están estrechamente conectadas, cada función aporta un valor único y requiere una estrecha coordinación para impulsar la eficiencia general.
¿Cómo apoya la tecnología de compras la colaboración entre las compras y la cadena de suministro?
La tecnología permite el intercambio de datos en tiempo real, la automatización de procesos y la visibilidad unificada entre los equipos de compras y de la cadena de suministro. Las plataformas integradas ayudan a romper los silos, alinear la compra con las necesidades operativas y agilizar todo, desde la incorporación de proveedores hasta la gestión de riesgos.
¿Qué KPI ayudan a realizar un seguimiento de la alineación entre las compras y la cadena de suministro?
Los KPI clave incluyen el porcentaje de ahorro de costes, la duración del ciclo de aprovisionamiento, las métricas de rendimiento de los proveedores (por ejemplo, entrega a tiempo, calidad), la tasa de cumplimiento de los contratos y la precisión de las previsiones. El seguimiento de estos KPI le ayuda a medir la alineación y a identificar áreas de mejora.
Lectura Complementaria
- Adopción de la tecnología de compras: estrategias, ventajas y retos
- Maestría en la gestión de riesgos en la cadena de suministro: estrategias y soluciones
- Optimización del proceso de compras: mejores prácticas, tecnologías y estrategias
- AI en las compras: la guía definitiva para los profesionales de las compras
