Los equipos de compras de las empresas se enfrentan a una presión cada vez mayor para aportar valor estratégico, gestionar el riesgo de los proveedores, garantizar el cumplimiento y apoyar la sostenibilidad, todo ello sin sacrificar la velocidad ni el control.
Por desgracia, las herramientas obsoletas y los procesos fragmentados dificultan el mantenimiento de la visibilidad en toda la cadena de suministro y la adaptación al ritmo del negocio.
Este blog explora los retos más comunes en las compras digital y las capacidades que más importan. Basándonos en casos de uso del mundo real y en marcos de trabajo probados, destacamos lo que separa a los equipos de alto rendimiento del resto, y cómo construir una base para unas compras más inteligentes y ágiles.
Puntos clave
- Los procesos de compras heredados limitan la escala, la velocidad y la visibilidad, lo que dificulta la gestión del riesgo, el cumplimiento y los costes.
- Las compras digitales agilizan los flujos de trabajo y unifica los datos, lo que permite un aprovisionamiento más rápido, una mejor colaboración y una mayor precisión.
- La IA y la automatización potencian el impacto estratégico de las compras, ayudando a los equipos a reducir el riesgo, garantizar el cumplimiento y prever el gasto.
- Un modelo de madurez por etapas guía la transformación, ayudando a las organizaciones a priorizar las mejoras de alto impacto y a escalar con el tiempo.
Descubra cómo Ivalua puede ayudarle en tu viaje hacia las compras digitales.
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¿Qué son las compras digitales?
Antes de que las organizaciones puedan beneficiarse plenamente de la agilidad y la automatización, es importante comprender el concepto de compras digitales. Las compras digitales son el uso de tecnologías digitales para mejorar, automatizar y optimizar los procesos de compra a lo largo de todo el ciclo de vida desde el Source-to-Pay (S2P).
Esto incluye el aprovechamiento de herramientas como las plataformas de abastecimiento digital, el software de contratación electrónica, la gestión del ciclo de vida de los contratos (CLM), la gestión de proveedores, el análisis de datos y la inteligencia artificial (IA) para agilizar las operaciones de contratación.
Las compras digitales sustituyen los sistemas manuales y aislados por procesos automatizados que proporcionan visibilidad en tiempo real y mejoran la precisión. Aumentan la eficiencia de una organización durante procesos como el aprovisionamiento, las compras, la gestión de proveedores y el análisis del gasto.
El aprovisionamiento digital permite una toma de decisiones más inteligente y basada en datos, así como la capacidad de integrarse con sistemas ERP, financieros y de cadena de suministro para agilizar las operaciones.
Diferencias entre las compras digitales y la tradicionales
Las compras tradicionales suelen basarse en procesos manuales, sistemas aislados y flujos de trabajo basados en papel que pueden dar lugar a errores y retrasos, y limitar la visibilidad del gasto y el rendimiento de los proveedores. Las tareas de aprovisionamiento, aprobación y gestión de contratos son ineficaces y suelen requerir más tiempo y recursos.
Las compras digitales automatizan estas actividades, agilizando los diversos procesos desde el Source-to-Pay para reducir los tiempos de ciclo y los gastos administrativos. También permite un enfoque proactivo de la gestión de las relaciones con los proveedores mediante portales y marcadores de proveedores, herramientas de colaboración y análisis predictivos con herramientas basadas en IA.
Todo ello mejora la eficiencia de las compras y permite optimizar los costes.
Por qué las compras digitales son importante para las empresas
A medida que las organizaciones crecen, los procesos manuales de aprovisionamiento y los sistemas desconectados crean ineficiencias, lagunas de cumplimiento y una visibilidad limitada del riesgo de los proveedores y del gasto global.
Las plataformas digitales de aprovisionamiento pueden hacer frente a estos retos automatizando las tareas rutinarias y estandarizando los flujos de trabajo en múltiples sistemas, como las soluciones ERP y SRM, eliminando los silos de datos para mejorar la gobernanza y apoyar una mejor toma de decisiones en toda la empresa.
La tecnología de aprovisionamiento ayuda a los equipos a escalar de forma eficiente para que puedan gestionar más gastos, proveedores y categorías de forma eficaz, y seguir manteniendo el control. La automatización agiliza las aprobaciones, los contratos y la incorporación, mientras que las herramientas integradas de cumplimiento y riesgo de proveedores ayudan a reducir los errores y a detectar los problemas en una fase temprana.
En la actualidad, la IA generativa está ampliando aún más el impacto de las compras. Por ejemplo, el asistente virtual inteligente (IVA) de Ivalua puede redactar RFP, resumir datos de proveedores, investigar categorías y gestionar diversas solicitudes de entrada a través del chat, ayudando a transformar las compras en una función más estratégica.
Casos de uso de las compras digital por función
Echemos un vistazo más de cerca a cómo la tecnología de compras digitales puede ser aprovechada por múltiples equipos y funciones en toda la empresa.
Equipos de compras
La tecnología digital dota a los equipos de compras de eficiencia y control. Actúa como trampolín para acelerar los procesos de abastecimiento y RFx mediante flujos de trabajo automatizados, subastas inversas y e-RFQ configurables.
La redacción y aprobación de contratos se puede agilizar con flujos de trabajo predefinidos y bibliotecas de cláusulas, reduciendo el tiempo de revisión legal y manteniendo la conformidad.
La gobernanza de los datos maestros de proveedores se hace más manejable; los registros centralizados de proveedores, las validaciones automatizadas y las integraciones garantizan la precisión y eliminan el trabajo duplicado, acelerando la incorporación digital de proveedores.
Equipos financieros
Con los análisis de gastos integrados directamente en el proceso de aprovisionamiento, los profesionales financieros pueden supervisar las compras con respecto a los presupuestos en tiempo real, lo que garantiza una mayor responsabilidad y menos sorpresas al final del trimestre.
Además, la correspondencia automatizada de facturas y los flujos de trabajo de pago mejoran la velocidad y la precisión del procesamiento sin contacto, y proporcionan un nivel de visibilidad de los próximos compromisos de gasto y ciclos de facturación que mejora la previsión del flujo de caja.
Legalidad y cumplimiento
Mediante la incorporación de controles inteligentes en todo el ciclo de vida del contrato. Los sistemas de compras basados en IA pueden puntuar automáticamente los contratos en función del riesgo, basándose en el lenguaje de las cláusulas, el perfil del proveedor y el valor del contrato.
Pueden señalar automáticamente las cláusulas no estándar para su revisión legal, eliminando la necesidad de revisiones manuales de cada contrato. Los equipos pueden imponer de forma coherente el cumplimiento de las políticas en todos los equipos globales, reduciendo la exposición y mejorando la preparación para las auditorías.
Descarga nuestra “Lista de comprobación de la transformación digital de las compras” para saber cómo empezar.
Principales retos empresariales en las compras digitales
A medida que los equipos de compras de las empresas asumen responsabilidades estratégicas más amplias, se enfrentan a una nueva generación de retos, desde la gestión del riesgo de los proveedores hasta el cumplimiento normativo y la integración con infraestructuras informáticas obsoletas.
La IA y el análisis predictivo han proporcionado nuevas y potentes capacidades, pero también han aumentado las expectativas de información en tiempo real, automatización inteligente e interoperabilidad de sistemas sin fisuras.
En esta sección, desglosamos algunos de los nuevos retos a los que se enfrentan las empresas y por qué la complejidad de las compras moderna exige capacidades digitales avanzadas con la automatización de las compras.
Ampliar las operaciones de compra sin perder el control
A medida que las empresas se expanden globalmente y gestionan más categorías, proveedores y gastos, mantener el control con cada vez más incertidumbre en los mercados globales se convierte en una preocupación creciente.
Los sistemas desconectados y los procesos incoherentes pueden dar lugar a información incompleta o fragmentada sobre gastos y proveedores, por no mencionar la visibilidad limitada en todas las unidades de negocio, lo que complica la aplicación de políticas y las negociaciones, dando lugar a incoherencias.
Gestión del cumplimiento y la complejidad normativa
Los equipos de compras globales deben anticiparse a las leyes y normativas en constante cambio: requisitos ESG, restricciones comerciales, aranceles y normativas específicas del sector, entre otros.
Deben ser capaces de aplicar políticas internas y supervisar el cumplimiento de terceros en tiempo real, así como responder rápidamente a auditorías o investigaciones, sin ralentizar las operaciones.
Reducir el riesgo de los proveedores manteniendo la eficiencia
Realizar un seguimiento manual de los crecientes riesgos geopolíticos, medioambientales y financieros en una base global de proveedores no sólo lleva mucho tiempo, sino que es poco práctico y tal vez imposible. Los responsables de compras necesitan una forma más inteligente de evaluar la viabilidad de los proveedores, identificar las primeras señales de alerta y actuar antes de que las perturbaciones afecten a la empresa.
Integración del aprovisionamiento con sistemas ERP y de cadena de suministro heredados
Las empresas operan a menudo con múltiples sistemas ERP anticuados y plataformas de cadena de suministro y aprovisionamiento desconectadas, lo que dificulta la introducción de sistemas y herramientas modernas sin crear silos ni duplicar datos.
Cualquier solución nueva debe integrarse fácilmente en la pila tecnológica existente y, al mismo tiempo, ofrecer visibilidad y colaboración de extremo a extremo.
Visibilidad en tiempo real de los datos de compra
Si no dispone de una visión unificada de los datos y la actividad de aprovisionamiento, contratos, proveedores y gastos, tendrá dificultades constantes para tomar decisiones oportunas y fundamentadas.
La visibilidad en tiempo real es esencial, no sólo para hacer un seguimiento de los KPI de aprovisionamiento, sino también para acceder a los conocimientos predictivos y la agilidad que exigen las empresas de hoy en día.
Aunque estos retos puedan parecer abrumadores, la tecnología de compras digitales está diseñada para resolverlos. En la siguiente sección, explicaremos cómo.
Funciones esenciales de compras digitales que resuelven estos retos
Basándose en entrevistas con más de 380 líderes de aprovisionamiento, Ardent Partners prevé que, para finales de 2024, el 74 % de los directores de compras habrán adoptado la IA generativa para impulsar la automatización del aprovisionamiento, mejorar la toma de decisiones y elevar la experiencia del usuario. Y esa es solo una de las capacidades que permite la contratación digital.
Cada vez más, las empresas de mayor rendimiento están adoptando plataformas tecnológicas de compras con capacidades avanzadas que ayudan a transformar el aprovisionamiento en una función empresarial estratégica.
Veamos cómo la plataforma de compras de Ivalua cumple la promesa del aprovisionamiento digital.
Plataformas Source-to-Pay (S2P) para compras centralizadas
Para gestionar el aprovisionamiento a gran escala, las empresas necesitan visibilidad y control de principio a fin en todo el ciclo de vida del Source-to-Pay. Una plataforma S2P centralizada consolida los flujos de trabajo y los datos de abastecimiento, contratación, compras, facturación y gestión de proveedores en un único sistema unificado.
Esto elimina los silos de procesos, mejora la precisión de los datos y acelera los ciclos de aprovisionamiento en todas las unidades de negocio globales.
La plataforma Source-to-Pay de Ivalua está diseñada específicamente para la empresa, proporcionando una experiencia de usuario sin fisuras a lo largo de todo el ciclo de vida de las compras, al tiempo que se integra fácilmente con los sistemas ERP y de la cadena de suministro.
Esto facilita la escalabilidad, la estandarización y la innovación sin comprometer la flexibilidad. Las organizaciones pueden empezar en un área de proceso, como la gestión de la información de proveedores o el aprovisionamiento, y crecer a partir de ahí.
Descarga nuestra hoja de datos de gestión de Intake para saber cómo la plataforma sin código/de código bajo de Ivalua, impulsada por IA, puede modernizar el modo en que los empleados participan en los procesos de contratación, desde la contratación hasta el pago, y disfrutar de una experiencia sencilla y colaborativa.
Automatización basada en IA para el cumplimiento y la gestión de riesgos
Las comprobaciones manuales del cumplimiento y las evaluaciones reactivas dejan a las empresas expuestas a riesgos. Por otro lado, la automatización garantiza una aplicación coherente de las políticas y una mitigación proactiva de los riesgos sin ralentizar la actividad de aprovisionamiento. La IA mejora esto al ayudar a identificar anomalías, hacer aflorar los riesgos antes y agilizar los flujos de trabajo de admisión y aprobación.
Por ejemplo, gracias a la plataforma de compras de Ivalua basada en IA, las organizaciones pueden enrutar solicitudes, aplicar reglas de políticas y validar datos de proveedores automáticamente. También pueden aprovechar los modelos de riesgo integrados y los controles de cumplimiento configurables para cumplir los requisitos normativos.
Herramientas de colaboración y gestión del rendimiento de los proveedores
La gestión de redes de proveedores en crecimiento requiere algo más que relaciones transaccionales. Las empresas necesitan visibilidad sobre el rendimiento de los proveedores, el riesgo y las métricas ESG, junto con las herramientas para comprometerse y colaborar eficazmente.
Las capacidades del software de gestión de proveedores de Ivalua soportan la incorporación centralizada, los cuadros de mando de riesgos y rendimiento en tiempo real y los portales compartidos que permiten la comunicación bidireccional. Estas herramientas ayudan a mejorar la responsabilidad de los proveedores, acelerar la incorporación y alinear a los vendedores con los valores y estándares de la empresa.
Multi-ERP y capacidades de integración de sistemas
Las empresas operan a menudo con múltiples ERPs y sistemas heredados a través de regiones o unidades de negocio. Una plataforma de compras digitales debe integrarse perfectamente con este entorno para evitar silos de datos, esfuerzos duplicados y procesos fragmentados.
Las capacidades de integración multi-ERP de Ivalua le permiten conectar fácilmente las actividades de aprovisionamiento a través de sistemas dispares, ofreciendo una experiencia de usuario consistente con acceso a datos centralizados e informes unificados.
Análisis avanzados para conocer y prever los gastos
Los informes tradicionales se quedan cortos cuando se trata de prever la demanda, identificar oportunidades de ahorro de costes o realizar un seguimiento del cumplimiento en miles de transacciones.
Con el análisis de gastos de Ivalua, tendrá acceso a cuadros de mando en tiempo real, información sobre categorías, referencias de proveedores y previsiones basadas en inteligencia artificial. Puede impulsar la creación de valor y apoyar el aprovisionamiento estratégico a la vez que gestiona el riesgo de forma proactiva.
Descubre cómo la plataforma Source-to-Pay unificada de Ivalua puede ayudar a tu organización a aumentar la agilidad, reducir el riesgo y obtener un control total sobre las compras a escala.
Cómo iniciar su viaje hacia las compras digital
Lograr la transformación de las compras digitales es un proceso paso a paso; las organizaciones evolucionan a través de distintas etapas de madurez digital.
El modelo de madurez de aprovisionamiento digital de Ivalua puede ayudarle a determinar dónde se encuentra actualmente, a dónde debe llegar y qué pasos debe dar para conseguirlo. También puede ayudarle a alinear sus inversiones con los objetivos empresariales generales.
Los equipos que se encuentran en las primeras fases de madurez de la adquisición a menudo se enfrentan a ineficiencias, poca visibilidad y herramientas desconectadas. Una vez que sus procesos estén unificados, automatizados y mejorados por la IA, podrá desbloquear ahorros de costes, reducir riesgos y ser mucho más estratégico en sus relaciones con los proveedores y en la toma de decisiones.
En esta sección, ofreceremos una visión general del modelo de madurez y un plan de acción para progresar.
Descripción general del modelo de madurez
Etapa 1: manual y reactiva
En esta etapa del modelo, tu solución Procure-to-Pay puede depender en gran medida de hojas de cálculo, correos electrónicos y procesos basados en papel. La visibilidad del gasto es mínima y los equipos están constantemente apagando fuegos en lugar de generar valor. El cumplimiento y el riesgo son difíciles de supervisar, y la planificación estratégica es casi imposible.
Etapa 2: herramientas digitales fragmentadas
Las organizaciones empiezan a utilizar software de compras para abastecimiento, contratos o facturación, pero estas herramientas funcionan en silos. Aunque existe cierta eficiencia, la falta de integración provoca incoherencias en los datos, una automatización limitada y procesos inconexos, lo que dificulta la obtención de información.
Etapa 3: flujos de trabajo digitales unificados
Los procesos de aprovisionamiento están conectados a lo largo del ciclo de vida desde el origen hasta el pago a través de una plataforma centralizada, lo que proporciona visibilidad en tiempo real, flujos de trabajo estandarizados y un mejor cumplimiento. La gestión de proveedores y el seguimiento del rendimiento son más estructurados y proactivos.
Etapa 4: compras predictivas y habilitadas por IA
El aprendizaje automático y la IA en compras se utilizan para obtener información predictiva, redactar automáticamente documentos de aprovisionamiento y señalar los riesgos de los proveedores antes de que se produzcan. El aprovisionamiento se convierte en un verdadero socio empresarial ágil, basado en datos y alineado con los objetivos corporativos (ESG, resiliencia, innovación en aprovisionamiento, etc.).
Plan de acción para progresar
Aunque las etapas están claras, progresar de una etapa a la siguiente puede requerir más explicaciones. He aquí un plan de acción para el éxito:
- Realice una evaluación de la madurez digital: antes de realizar ninguna inversión, evalúe la situación actual de tu organización. ¿Es necesario optimizar el proceso de compras o la pila tecnológica? ¿Y la calidad de los datos?
Muchas plataformas, incluida Ivalua, ofrecen marcos o herramientas para ayudar a evaluar su nivel de madurez y establecer objetivos realistas.
- Dé prioridad a los casos de uso de gran impacto: céntrese en las áreas en las que la compra digital puede aportar un valor inmediato (por ejemplo, visibilidad del gasto, automatización de facturas o seguimiento del riesgo de los proveedores). Las victorias rápidas generan impulso y ayudan a garantizar la aceptación.
- Construir el caso de negocio interno: comunique cómo la compra digital respalda los objetivos de la empresa, como la reducción de costes, la mitigación de riesgos y el rendimiento ESG. Cuantifique la oportunidad con indicadores clave de rendimiento reales (reducción de la duración del ciclo, aumento del gasto gestionado, etc.) y alinee su caso con los responsables financieros, jurídicos y de operaciones.
- Elija una plataforma escalable: seleccione una solución de aprovisionamiento que no sólo satisfaga las necesidades actuales, sino que evolucione con tu organización. La plataforma Source-to-Pay de Ivalua soporta el crecimiento en cada etapa del modelo de madurez, con flexibilidad incorporada para integrarse con sistemas heredados y escalar las capacidades de IA con el tiempo.
Explore la “Guía del comprador de tecnología Source-to-Pay” para evaluar sus opciones y seleccionar una plataforma construida para la transformación a largo plazo.
Descubre cómo la plataforma de compras sin código/de código bajo impulsada por IA de Ivalua podría transformar tus operaciones de aprovisionamiento con nuestra hoja de datos de la plataforma de compras.
Caso de cliente: Rogers Communications racionaliza 6 mil millones de dólares en gastos con Ivalua
¿Cómo transformó una de las principales empresas canadienses de comunicaciones y medios de comunicación tus procesos de compras en una función estratégica basada en datos en medio de presiones de costes, recursos limitados e interrupciones pospandémicas?
Al implantar la plataforma unificada de Ivalua, Rogers Communications sustituyó siete sistemas desconectados, racionalizó las operaciones y cambió a un modelo de autoservicio.
¿El resultado? Menos trabajo reactivo, más gastos gestionados y análisis más sólidos para orientar las decisiones. Incluso con un equipo más reducido, el departamento de compras gestiona ahora 6 mil millones de dólares en gastos con mayor rapidez, visibilidad y control.
«Hemos avanzado con éxito hacia un modelo de autoservicio habilitado digitalmente, lo que permite a Compras centrarse más en actividades estratégicas y de alto valor. Ivalua nos ha permitido mejorar la experiencia del usuario, impulsar la eficiencia y consolidar las actividades bajo una única plataforma.»
– Vijay Jainaraine Director de eProcurement y Analytics Rogers. Lea el caso práctico completo de Rogers Communications.
Eleve las compras con tecnología integrada e inteligente
Como en el caso del cliente anterior, con la evolución del aprovisionamiento hacia una función más estratégica, la necesidad de plataformas unificadas e inteligentes nunca ha sido mayor. Al invertir en soluciones de compra digital cómo Ivalua, las empresas pueden agilizar las operaciones, gestionar el riesgo y obtener la agilidad que necesitan para responder a la cambiante dinámica del mercado.
Tanto si acaba de iniciar su viaje digital como si avanza hacia capacidades predictivas impulsadas por IA, la tecnología adecuada puede convertir las compras en una verdadera fuente de ventaja competitiva.
Obtenga más información sobre la plataforma unificada de Ivalua o póngase en contacto con nosotros hoy mismo para empezar:
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Preguntas frecuentes sobre contratación digital
¿En qué se diferencia las compras digitales de las compras electrónicas?
Las compras digitales van más allá de las compras electrónicas al integrar todo el proceso de origen a pago, incluidos los análisis, la gestión de proveedores, la mitigación de riesgos y los conocimientos basados en IA. Mientras que las compras electrónicas suelen centrarse en las transacciones de compra, las compras digitales permiten la toma de decisiones estratégicas y la visibilidad en toda la empresa.
¿Qué ROI puedo esperar de las compras digitales?
Las empresas suelen ver el ROI a través de la reducción de los tiempos de ciclo, el aumento del gasto bajo gestión, la mejora del cumplimiento y la reducción del coste total de propiedad. El valor adicional proviene de un mejor rendimiento de los proveedores, la mitigación de riesgos y una mayor alineación con los objetivos empresariales.
¿Qué herramientas son esenciales para las compras digitales?
Las herramientas clave incluyen el análisis del gasto, las compras electrónicas, la gestión del ciclo de vida de los contratos, el seguimiento del riesgo y el rendimiento de los proveedores y la automatización de las compras. La integración con los sistemas ERP y los análisis basados en IA también son fundamentales para impulsar el valor estratégico a largo plazo.
