Las compras directas e indirectas son dos enfoques fundamentales dentro de la gestión de la cadena de suministro, cada uno con un rol distinto dentro de una organización. Ambas buscan mejorar la eficiencia y reducir costos, pero se diferencian en su enfoque estratégico y en cómo afectan las operaciones centrales del negocio.
Optimizar las operaciones en las compras indirectas ayuda a mantener una estructura organizativa ágil y rentable, mientras que las compras directas se enfocan en garantizar la calidad y disponibilidad de los materiales clave para la producción. En conjunto, estas estrategias de compras son esenciales para un funcionamiento sólido y eficiente del negocio.
En esta entrada del blog, exploraremos las diferencias y retos principales entre las compras directas e indirectas, las estrategias de abastecimiento que se pueden emplear, y cómo la tecnología puede modernizar estos procesos de compra.
Puntos clave
- Las plataformas unificadas de abastecimiento ayudan a conectar la planificación, el abastecimiento y la visibilidad del gasto en ambos tipos de compras, impulsando la eficiencia y la ventaja competitiva.
- Las compras directas se enfocan en materiales y proveedores críticos para la producción, impactando directamente el margen y la resiliencia operativa.
- Las compras indirectas apoyan la agilidad organizacional, requiriendo controles y flujos de trabajo personalizados para gestionar el gasto transversal.
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¿Qué son las Compras?
La función de Compras de una organización se encarga de adquirir los bienes y servicios necesarios para fabricar los productos que se venden a los clientes, así como de comprar los productos y servicios que permiten el funcionamiento diario de la organización.
Sin embargo, esta definición simplifica lo que las organizaciones modernas de compras de primer nivel aportan a la empresa en general. Compras puede y debe ser una fuente importante de generación de valor para la organización.
Existen diferentes fases en la creación de valor en compras que se relacionan con el proceso Source-to-Pay (de la fuente al pago):
- Identificación de valor: los equipos de compras analizan datos y tendencias de gasto para detectar oportunidades y desarrollar estrategias de gestión por categorías.
- Creación de valor: el área de compras utiliza procesos y herramientas adecuadas para seleccionar a los proveedores que mejor se ajustan a las necesidades.
- Captura de valor: se establece un contrato que define las responsabilidades y obligaciones tanto del proveedor como del comprador, y se implementan procesos Procure-to-Pay (compra a pago) que garantizan el cumplimiento de los acuerdos, la entrega de bienes y servicios, y los precios acordados.
- Monitoreo y medición del valor: el equipo de compras tiene una visión integral del proceso Source-to-Pay y de las relaciones con los proveedores.
Es fundamental que los equipos de compras apliquen este enfoque en todas las categorías de gasto, incluyendo el gasto directo e indirecto, y comprendan las diferencias y los distintos enfoques que cada categoría requiere.
¿Qué son las compras directas y cómo funcionan?
Las compras directas, o abastecimiento directo, son el proceso completo que siguen las organizaciones para gestionar las compras de materiales directos: aquellos materiales, piezas o componentes que se incorporan directamente en los productos que se fabrican.
Ejemplos típicos de compras directas
Las Compras Directas incluyen materias primas como metales, plásticos y productos químicos; componentes como semiconductores o piezas mecánicas; y bienes para reventa que forman parte esencial de los productos principales de la empresa. Estos materiales y componentes son la base de la oferta final de la compañía, por lo que son críticos para el proceso de fabricación.
¿Quién se encarga de la empresa?
Generalmente, las Compras Directas están bajo la responsabilidad de los equipos de cadena de suministro u operaciones. Estos equipos colaboran estrechamente con desarrollo de producto, ingeniería y control de calidad para asegurar que los materiales adquiridos cumplen con las especificaciones exactas y los plazos de producción.
En entornos manufactureros, esta responsabilidad suele comenzar en la fase de introducción de nuevos productos (NPI), que abarca diseño, abastecimiento, pruebas de calidad y lanzamiento. Continúa durante la producción y hasta la fase final de vida útil del producto.
La gestión estratégica de las relaciones con proveedores es también una función clave, para garantizar un suministro confiable y precios competitivos.
Principales desafíos y riesgos
La volatilidad en los precios de materias primas y componentes puede afectar los márgenes si no se gestionan con cuidado. Además, los problemas de calidad pueden detener la producción y afectar la confianza del cliente, mientras que los retrasos en las entregas pueden alterar los cronogramas de producción.
Para evitar estos riesgos, los líderes de la cadena de suministro y de compras deben monitorear continuamente los posibles problemas, fortalecer las relaciones con los proveedores y trabajar en la mitigación de interrupciones mediante la planificación y la colaboración entre áreas.
¿Qué son las compras indirectas? Categorías clave y dinámicas
Las compras indirectas consisten en adquirir bienes y servicios que no están vinculados directamente a los insumos de fabricación, pero que son esenciales para las operaciones diarias, desde hardware de TI y suministros de oficina hasta servicios de consultoría y gestión de instalaciones.
A diferencia de las compras directas, que suelen tener un enfoque más centralizado y orientado a la producción, las compras indirectas tienden a ser más descentralizadas, con varios departamentos como TI, Recursos Humanos y gestión de instalaciones impulsando las órdenes de compra y las decisiones de compra.
Este perfil de gasto transversal hace que una gestión eficaz sea fundamental para que los empleados cuenten con los recursos y servicios necesarios para mantener su productividad.
Categorías comunes de compras indirectas
Este tipo de gasto incluye suministros de oficina, servicios de mantenimiento, servicios y software de TI, servicios públicos y gestión de instalaciones. También abarca gastos de viaje y consultoría.
Por qué es más difícil gestionar el gasto indirecto
El gasto indirecto es conocido por ser difícil de controlar porque involucra a muchos actores diferentes dentro de la organización, cada uno con sus propias necesidades y prioridades.
A diferencia de las compras directas, que generalmente dependen de la cadena de suministro o de operaciones, las decisiones sobre gasto indirecto están distribuidas entre varios departamentos, lo que genera menor visibilidad, procesos inconsistentes y menor cumplimiento de las políticas de compras.
Riesgos clave de cumplimiento y costos
El control deficiente del gasto indirecto puede generar riesgos importantes. El gasto “maverick” —compras fuera de los canales aprobados— puede crecer rápidamente, desperdiciando presupuesto y exponiendo a la organización a proveedores no evaluados.
El incumplimiento de contratos es otra preocupación, ya que los departamentos pueden evitar los acuerdos negociados y perder mejores condiciones.
Compras directas vs. indirectas: diferencias clave resumidas
Analicemos con más detalle algunas de las diferencias principales entre el gasto directo e indirecto.
La siguiente tabla ofrece un resumen de estas diferencias clave.
| Área de Enfoque | Compras Directas | Compras Indirectas |
| Objetivo del gasto | Asegurar materiales y bienes esenciales para la producción | Apoyar las operaciones diarias y servicios generales |
| Ejemplos | Materias primas, componentes, embalajes, equipos de producción | Bienes no relacionados con producción como suministros de oficina, servicios de TI, marketing, viajes |
| Principales interesados | Manufactura, cadena de suministro, finanzas, operaciones | Gestión de instalaciones, recursos humanos, marketing, TI, finanzas |
| Proceso de compra | Basado en pronósticos dentro de la planificación de producción | Basado en solicitudes puntuales según necesidades operativas |
| Exposición al riesgo | Alta: afecta continuidad de producción, márgenes y calidad | Más baja: afecta eficiencia, pero no la producción directa |
| Gasto fuera de control | Generalmente bajo por supervisión estricta | Más común debido a compras puntuales realizadas por usuarios finales |
| Sistemas y controles | Integrado con ERP, MRP y herramientas de colaboración con proveedores | Más diversos: sistemas Procure-to-Pay, gestión de gastos operativos |
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Diferencias en gasto y proveedores
Las compras directas se centran principalmente en asegurar materiales de la mejor calidad para la producción al precio más competitivo, con el fin de mantener o mejorar la calidad del producto y garantizar que el proceso productivo sea eficiente y rentable. La gestión del riesgo y la fiabilidad del proveedor son clave para evitar interrupciones en la cadena de suministro durante la fabricación.
Por su parte, las compras indirectas buscan minimizar costos asegurando que la organización cuente con todos los servicios y suministros necesarios para un funcionamiento fluido. Aquí, la eficiencia, el ahorro y la efectividad operativa suelen tener prioridad sobre las relaciones estratégicas que caracterizan las compras directas.
Variación en Stakeholders y Procesos
Las compras directas son responsabilidad de la cadena de suministro y requieren una colaboración estrecha con los departamentos de producción, aseguramiento de calidad, ingeniería y desarrollo de producto. Los proveedores en esta área suelen considerarse socios estratégicos, y estas relaciones se gestionan activamente para fomentar una cooperación a largo plazo y generar valor.
Además, las compras directas suelen seguir un proceso más estructurado debido a la alta importancia que tiene garantizar la continuidad y calidad en la producción. Este proceso puede incluir evaluaciones detalladas de proveedores, controles de calidad y contratos a largo plazo para asegurar la fiabilidad y consistencia en la cadena de suministro.
En cambio, las compras indirectas son más distribuidas, involucrando a un mayor número de stakeholders de diferentes áreas, como TI, gestión de instalaciones, recursos humanos y finanzas. Las relaciones con proveedores en compras indirectas suelen ser menos intensas, salvo en servicios críticos como soporte de TI o mantenimiento esencial de instalaciones.
Las compras indirectas tienden a ser más transaccionales y rutinarias, enfocándose en optimizar las operaciones y reducir costos mediante estrategias como compras al por mayor, gestión y consolidación de proveedores.
Controles y necesidades de sistemas en compras
Las herramientas necesarias para las compras directas e indirectas también son diferentes:
- Las compras directas requieren sistemas robustos de seguimiento y trazabilidad de la Lista de Materiales (BOM) para garantizar precisión en el abastecimiento y la producción.
- Las compras indirectas se benefician de flujos de trabajo automatizados, procesos de compra guiados y controles presupuestarios para mantener el gasto dentro de los parámetros aprobados.
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Ahora que entiendes las diferencias entre compras directas e indirectas, veamos las implicaciones de cada tipo de gasto.
Implicaciones estratégicas de las compras directas vs. indirectas
Cada tipo de gasto conlleva implicaciones únicas en cuanto a márgenes, eficiencia operativa y planificación a nivel empresarial.
Impacto en márgenes, entregas y riesgos
Las compras directas influyen directamente en el coste de los bienes vendidos (COGS), afectando así los márgenes y la rentabilidad general. También impactan los plazos de producción y el riesgo asociado a los proveedores. Si los materiales directos no se gestionan de forma eficaz, pueden surgir retrasos en la fabricación o problemas de calidad que afecten los tiempos de entrega y la satisfacción del cliente.
Eficiencia operativa y control de costes
Aunque las compras indirectas no afectan directamente al margen del producto, una gestión deficiente puede aumentar los costes administrativos y reducir la capacidad de adaptación frente a cambios del mercado. También pueden generarse riesgos de cumplimiento si no se siguen los procesos adecuados.
Sin embargo, cuando se gestionan correctamente, las compras indirectas pueden impulsar la agilidad operativa, permitiendo que los equipos se centren en tareas estratégicas en lugar de perder tiempo en procesos ineficientes.
Desafíos de Planificación y Reportes
Las diferencias entre compras directas e indirectas también exigen enfoques distintos en cuanto a KPIs, gobernanza y configuración de sistemas de compras.
- Las compras directas suelen basarse en ciclos de planificación previsibles y guiados por pronósticos.
- Las compras indirectas, en cambio, responden con frecuencia a solicitudes puntuales y a necesidades que cambian rápidamente.
Esta variabilidad requiere modelos de datos, flujos de trabajo y estructuras de reporte adaptadas a cada tipo de compra. De lo contrario, los equipos de compras corren el riesgo de desalinearse con los objetivos generales de la organización.
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A continuación, veremos cómo las compras directas e indirectas pueden contribuir al cumplimiento de los objetivos estratégicos de tu organización.
Dónde se encuentran las mayores oportunidades para ambos tipos de compras
Tanto las compras directas como las indirectas presentan desafíos únicos, pero también ofrecen oportunidades aún sin explotar. Con las estrategias adecuadas y el respaldo de la tecnología, es posible desbloquear un valor significativo.
Compras directas – fortalecer la continuidad con proveedores y el control de costes
Existen varias formas de generar valor en las compras directas:
- Aprovechar el volumen de compra puede ayudar a negociar mejores precios y reducir riesgos de abastecimiento.
- Implementar mecanismos de seguimiento de riesgos en múltiples niveles permite identificar vulnerabilidades a lo largo de toda la cadena de suministro.
- Vincular la estrategia de abastecimiento con los niveles de inventario evita tanto excesos como faltantes que puedan afectar la producción.
Compras indirectas – impulsar eficiencia, visibilidad y cumplimiento
Las compras indirectas, al ser más fragmentadas y con menor visibilidad, ofrecen oportunidades claras para reforzar el control y mejorar el cumplimiento:
- Las funcionalidades de compra guiada ayudan a los empleados a elegir proveedores aprobados y cumplir con las políticas.
- Los flujos de aprobación aseguran que los gastos estén dentro del presupuesto y alineados con las normas internas.
- Identificar el gasto fuera de contrato (“maverick spend”) permite descubrir oportunidades de mejora y consolidación.
Oportunidad unificada – conectar planificación, sourcing y ejecución
La mayor oportunidad está en cerrar el ciclo entre planificación, sourcing y ejecución gestionando ambos tipos de gasto de forma integrada. Cuando los presupuestos, pronósticos, procesos de abastecimiento y gastos reales están conectados, los equipos de compras pueden tomar decisiones más inteligentes, reducir el gasto no controlado y alinearse mejor con los objetivos financieros y operativos de la empresa.
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Un ejemplo de éxito: Körber ha logrado unificar la gestión del gasto directo e indirecto con Ivalua.
Caso de éxito del cliente: cómo körber gestiona todo el sourcing en una sola plataforma
Körber gestiona varias empresas en cinco áreas de negocio —Digital, Farma, Cadena de Suministro, Papel Tissue y Tabaco— y mantiene presencia en 100 ubicaciones internacionales. Su equipo de compras trabajaba con múltiples sistemas ERP, lo que generaba importantes desafíos en la colaboración y comunicación con los proveedores.
El equipo recurrió a Ivalua con el objetivo de mejorar la trazabilidad, optimizar el gasto, simplificar la infraestructura tecnológica y obtener más valor de su base de proveedores.
Körber utilizó Ivalua para crear un sistema centralizado, flexible y totalmente integrado de Source-to-Pay (S2P), capaz de ofrecer coherencia global al tiempo que se adapta a los requisitos específicos de cada unidad de negocio. Con una sola plataforma, ahora gestionan todas las actividades de sourcing —tanto directas como indirectas— y aprovechan la colaboración de extremo a extremo para conectar a proveedores y partes interesadas internas.
Actualmente, cuentan con un modelo de datos unificado que les permite tener una visibilidad real y completa (360°) de sus proveedores a nivel mundial.
“La plataforma de Ivalua nos permite gestionar todas las principales actividades de sourcing [directas e indirectas] en un solo lugar, impulsando la estandarización y la armonización de datos de proveedores en todas nuestras operaciones globales.”
– Michael Stietz, SVP y Chief Procurement Officer, Körber
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Estrategias de sourcing para compras directas e indirectas
Para que tu estrategia de compras genere el máximo valor, es fundamental identificar continuamente oportunidades de mejora tanto en la gestión del gasto directo como indirecto. Esto implica analizar los datos de gasto para descubrir oportunidades de ahorro y eliminar redundancias.
En el caso específico de las compras indirectas, es clave realizar un seguimiento integral del desempeño de los proveedores. A diferencia del gasto directo, el gasto indirecto abarca una amplia variedad de categorías y áreas dentro de la organización.
Establecer los Indicadores Clave de Desempeño (KPIs) adecuados es esencial para medir y orientar el rendimiento de los proveedores. Los más relevantes son:
- Ahorro de Costes: mide la reducción del gasto total respecto a periodos anteriores, normalmente a través de mejores negociaciones, sourcing estratégico o mejoras en los procesos.
- Tiempo del Ciclo de Orden de Compra: evalúa cuánto tiempo transcurre desde la creación de una orden hasta su cumplimiento, lo que ayuda a detectar cuellos de botella y mejorar la agilidad.
- Tasa de Cumplimiento del Proveedor: analiza el grado en que los proveedores respetan los términos y niveles de servicio establecidos en los contratos, asegurando que se capture todo el valor acordado.
- Utilización de Contratos: mide qué porcentaje del gasto se realiza a través de contratos negociados, identificando si se están aprovechando adecuadamente o se están eludiendo.
- Gasto Maverick: controla las compras fuera de contrato o no autorizadas, señalando áreas con bajo control del gasto.
- Tiempo de Entrega del Proveedor: evalúa la rapidez con la que los proveedores cumplen los pedidos, aportando visibilidad sobre la fiabilidad del suministro.
- ROI de Compras: calcula el retorno de inversión comparando los ahorros generados con los costes operativos del área de compras.
- Gestión del Riesgo del Proveedor: mide la capacidad del equipo de compras para identificar, evaluar y mitigar riesgos como la salud financiera de proveedores, cumplimiento normativo o amenazas geopolíticas.
También es importante trabajar en estrecha colaboración con los responsables internos para que estos KPIs estén alineados con los objetivos estratégicos de la empresa.
Las plataformas tecnológicas modernas, como las soluciones de e-procurement y la analítica impulsada por IA, permiten convertir estos indicadores en acciones concretas.
Plataformas como Ivalua están revolucionando la forma en que las organizaciones gestionan las compras directas e indirectas, estandarizando procesos y facilitando una toma de decisiones más inteligente.
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Por qué las estrategias de sourcing deben ser diferenciadas
Las compras directas e indirectas responden a realidades operativas muy distintas, lo que exige enfoques de sourcing personalizados para cada caso.
En compras directas, la consistencia es clave. Los compromisos de volumen, los plazos de entrega y la fiabilidad de los proveedores son fundamentales para mantener las líneas de producción en marcha y satisfacer la demanda del cliente.
En cambio, las compras indirectas se caracterizan por una toma de decisiones descentralizada y por necesidades cambiantes que varían según el departamento o la ubicación. Aquí, los equipos de compras deben equilibrar controles estandarizados con suficiente flexibilidad para atender a distintos perfiles de usuarios internos y requisitos operativos en evolución.
¿Cuándo centralizar y cuándo descentralizar el sourcing?
Encontrar el equilibrio entre el control centralizado y la agilidad descentralizada requiere analizar distintos factores. Los responsables deben preguntarse:
- ¿Qué tan crítica es la categoría para la producción o entrega de servicios?
- ¿El mercado de proveedores está fragmentado o concentrado?
- ¿Los usuarios finales necesitan soporte especializado o soluciones a medida?
La centralización puede ofrecer ventajas como descuentos por volumen y calidad estandarizada en categorías de alto valor. Por otro lado, un enfoque descentralizado puede ser más eficaz para servicios o compras de bajo volumen que requieren adaptación a contextos locales o específicos.
El rol de los datos, la colaboración y la tecnología en la ejecución
Ya sea que el modelo de sourcing esté centralizado o distribuido, los líderes de compras necesitan tres elementos clave para ejecutar de forma eficaz: datos precisos, colaboración interfuncional sólida y tecnología flexible.
Herramientas integradas como la solución de sourcing de Ivalua permiten alinear las estrategias de abastecimiento con señales de demanda en tiempo real, perfiles de riesgo de proveedores y factores clave de costos. Así, las decisiones se vuelven más informadas, estratégicas y responsables.
Al eliminar los silos y ofrecer una fuente única de información verificada, los equipos de compras pueden adaptarse con agilidad a las necesidades cambiantes del negocio y al mismo tiempo generar valor tangible y medible.
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Obtén resiliencia operativa con una plataforma unificada de compras
Gestionar eficazmente las compras directas e indirectas implica comprender sus diferencias, usar los indicadores adecuados para medir resultados y aprovechar software estratégico de compras. Al aplicar estas prácticas, tu equipo podrá tomar decisiones más informadas, controlar costos y asegurar el cumplimiento durante todo el proceso de compra.
Plataformas unificadas como Ivalua transforman los procesos de sourcing y pagos en pilares de resiliencia operativa y ventaja estratégica, permitiendo a las organizaciones adaptarse con rapidez a los cambios y mantenerse competitivas en el mercado actual.
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Preguntas frecuentes sobre compras directas vs. indirectas
¿Por qué importa quién gestiona cada tipo de gasto?
La responsabilidad influye en todo, desde la alineación estratégica hasta la gestión de riesgos. Las compras directas suelen estar bajo el control del equipo de cadena de suministro, que impacta directamente en la producción. En cambio, las compras indirectas involucran varios departamentos, por lo que requieren una gobernanza estricta para controlar costos y evitar duplicidades.
¿Puede una sola plataforma gestionar ambos tipos de compras?
Sí. Una plataforma unificada puede soportar tanto compras directas como indirectas, estandarizando procesos, garantizando visibilidad clara de datos y adaptándose a las necesidades específicas de cada tipo de gasto. Esto permite optimizar el sourcing, monitorear ahorros y mantener el cumplimiento en toda la organización.
¿Cómo se deben medir los ahorros de manera diferente entre compras directas e indirectas?
Los ahorros en compras directas están relacionados con costos unitarios, continuidad del proveedor y gestión de inventarios, elementos críticos para los márgenes en manufactura. En compras indirectas, los ahorros se centran más en reducir gastos fuera de contrato, consolidar proveedores y mejorar el cumplimiento — tareas clave para controlar gastos generales y operativos.
¿Qué riesgos implica manejar ambos tipos de compras en sistemas separados?
Los sistemas fragmentados generan brechas de información, trabajos duplicados y estrategias desalineadas. En compras directas, esto puede interrumpir el suministro y afectar la producción. En compras indirectas, se traduce en costos más altos, ahorros perdidos y falta de cumplimiento. Una plataforma integrada cierra estas brechas, ofreciendo visibilidad y control completos.
