Las compras indirectas suelen pasar desapercibidas, pero su impacto en costos, cumplimiento y eficiencia está lejos de ser insignificante.
Para muchos departamentos de compras, la gestión de esta categoría de gasto parece fragmentada y desconectada de los objetivos estratégicos. Entre solicitudes descentralizadas, renovaciones inesperadas y contratos puntuales, es difícil mantener el control, hacer cumplir las políticas y mantenerse dentro del presupuesto.
Si no se aborda correctamente, una gestión ineficaz de las compras indirectas puede generar altos costos, riesgos de auditoría y poca transparencia sobre quién compra qué y por qué.
En este blog analizamos por qué las compras indirectas representan un desafío para muchas empresas y proponemos un enfoque concreto para mejorar su gestión. Descubrirás cómo las organizaciones más avanzadas están utilizando tecnologías de compras como Ivalua para recuperar el control, reducir riesgos y generar valor real para el negocio.
Puntos clave
- Las compras indirectas suelen gestionarse de forma reactiva y descentralizada, pero con la estrategia y tecnología adecuadas es posible introducir orden y eficiencia.
- Funcionalidades como el guided buying, el control de presupuestos y la integración de datos de proveedores son fundamentales para limitar las compras no autorizadas y mejorar la visibilidad.
- Una plataforma unificada permite gestionar también las compras indirectas con la misma disciplina y rigor aplicados a las compras directas.
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¿Qué es la compra indirecta?
La compra indirecta se refiere a la adquisición de bienes y servicios que apoyan las operaciones diarias, pero que no están directamente relacionados con la producción.
A diferencia de la compra directa, la compra indirecta suele incluir categorías como software, servicios de marketing o viajes, y con frecuencia es descentralizada, reactiva y difícil de rastrear.
Mientras que la compra directa generalmente está a cargo de los equipos de cadena de suministro o compras y es gestionada rigurosamente, la compra indirecta tiende a abarcar varias funciones — Recursos Humanos, marketing, TI, finanzas, entre otras — cada una con sus propios proveedores, contratos y procesos de aprobación.
Como resultado, el gasto indirecto suele estar fragmentado e impredecible, y carece de la estructura necesaria para optimizar los procesos de compra, a menos que cuente con el apoyo de una plataforma digital centralizada de compras.
Importancia estratégica de la compra indirecta
Cuando se gestiona estratégicamente, la compra indirecta ofrece oportunidades significativas para impactar el negocio. Veamos algunos de los beneficios más medibles.
Ahorro de costos
Procesos estructurados y mejor visibilidad de proveedores y contratos pueden desbloquear ahorros sustanciales a lo largo del tiempo.
Eficiencia operativa
La supervisión centralizada y los flujos de aprobación simplificados reducen retrasos y permiten compras más rápidas en los distintos departamentos.
Mitigación de riesgos
La estandarización en la incorporación de proveedores y el cumplimiento contractual ayudan a reducir riesgos legales y operativos.
Fomento de la innovación
La colaboración con proveedores externos puede introducir nuevas herramientas, ideas y capacidades al negocio.
Por qué ninguna función posee la compra indirecta — y por qué eso es un problema
Uno de los mayores desafíos en la compra indirecta es la falta de un responsable claro. Mientras que la compra directa suele estar centralizada bajo el liderazgo de compras o cadena de suministro, el gasto indirecto generalmente está distribuido entre diferentes áreas del negocio.
Por ejemplo, marketing puede gestionar contratos con agencias, mientras que TI supervisa las suscripciones SaaS, y Recursos Humanos se encarga de los servicios de formación. Cada departamento mantiene procesos, herramientas y niveles de madurez en compras diferentes.
Un modelo descentralizado como este suele generar inconsistencias en las políticas, falta de visibilidad del gasto, relaciones redundantes con proveedores y un uso limitado de plataformas de compra compartidas. Sin una estrategia unificada, es casi imposible controlar costos, garantizar el cumplimiento o aplicar buenas prácticas de forma consistente.
Por qué la compra indirecta carece de estructura y previsibilidad
La compra indirecta tiende a ser reactiva, transaccional y poco frecuente, lo que dificulta su gobernanza.
A diferencia de la compra directa, donde las órdenes siguen calendarios de producción previstos, las compras indirectas suelen ser puntuales o impulsadas por proyectos. Esta naturaleza esporádica dificulta la aplicación de políticas e incluso el seguimiento de su uso.
Categorías que hacen difícil controlar la compra indirecta
La gestión de categorías es especialmente compleja en ciertos tipos de gasto indirecto debido a la falta de supervisión y a los diferentes comportamientos de compra entre departamentos. La tabla a continuación describe las categorías más problemáticas y por qué representan un desafío para la visibilidad.
| Categoría | Por qué es difícil controlarlo |
| Suscripciones de SaaS y software | A menudo se compran sin revisión de TI o compras; herramientas duplicadas entre equipos |
| Servicios legales y de consultoría | Alcances personalizados, contratos ad hoc y relaciones con proveedores construidas por ejecutivos |
| Gastos de marketing y publicidad | Uso descentralizado de agencias, alcances variables de proyectos y términos contractuales inconsistentes |
| Hardware y periféricos de TI | Comprados fuera de compras por conveniencia; falta de seguimiento de activos |
| Suministros de oficina e instalaciones | Gastos rutinarios pero descentralizados; difícil estandarizar preferencias o proveedores |
| Viajes y entretenimiento | Difícil auditar y hacer cumplir la política, y a menudo se factura después del gasto |
| Servicios externalizados | Alcances y tiempos variables; contratos gestionados fuera de la visibilidad de compras |
Con categorías de gasto indirecto como las mencionadas en la tabla anterior, las aprobaciones pueden pasar por alto completamente al área de compras. Los contratos podrían ser negociados directamente por las unidades de negocio, y los datos necesarios para la gestión estratégica suelen estar fragmentados o, peor aún, no estar disponibles.
Sin estandarización y supervisión consistente, el gasto indirecto sigue siendo una fuente importante de ineficiencia y riesgos potenciales.
Ahora que entendemos por qué el gasto indirecto no gestionado es peligroso, veamos las diferencias clave entre el gasto indirecto y directo, y por qué es tan importante gestionar bien ambos.
Compra indirecta vs. directa: entender las diferencias
La compra directa e indirecta cumplen roles fundamentalmente diferentes dentro de una empresa, pero ambas son críticas para el desempeño del negocio.
- La compra directa se refiere a la adquisición de materias primas, componentes y piezas que se usan directamente en la producción de bienes. Está estrechamente vinculada al diseño del producto, la calidad y la entrega, y juega un papel clave en la determinación del costo de los bienes vendidos (COGS), la confiabilidad del proveedor y el desempeño general de la cadena de suministro.
El proceso de compra directa suele estar fuertemente integrado con sistemas empresariales como ERP y PLM, y abarca desde la introducción del producto hasta su fin de vida.
- La compra indirecta abarca la adquisición de bienes y servicios necesarios para apoyar las operaciones internas — por ejemplo, TI, Recursos Humanos, instalaciones y marketing. Aunque estas compras no forman parte del producto terminado, permiten la continuidad del negocio, la productividad del personal y la eficiencia operativa.
La compra indirecta suele ser más descentralizada, involucrando a una gama más amplia de partes interesadas y es con frecuencia menos estructurada que la compra directa.
Ambos tipos de compra requieren supervisión estratégica, pero sus procesos, prioridades y partes interesadas difieren sustancialmente. La tabla a continuación detalla las principales diferencias entre la compra directa y la indirecta.
Tabla comparativa: compra directa vs. compra indirecta
| Aspecto | Compras directas | Compras indirectas |
| Definición | Compra de materias primas y componentes usados en manufactura o entrega del producto | Compra de bienes/servicios para apoyar operaciones (ej. TI, marketing, instalaciones) |
| Impacto en el negocio | Afecta directamente la calidad del producto, tiempos de producción, ingresos y generación de beneficios | Apoya funciones internas; impacta la eficiencia operativa pero no el producto mismo |
| Categorías típicas | Materias primas, partes, empaques, componentes | Software, SaaS, viajes, legal, consultoría, suministros de oficina, instalaciones |
| Proceso de compras | Estructurado, estratégico, a menudo alineado con el ciclo de vida del producto y sistemas ERP de compras | A menudo transaccional o reactivo; varía según funciones; menos estandarizado |
| Partes interesadas | Cadena de suministro, producción, ingeniería, aseguramiento de calidad | TI, RRHH, marketing, instalaciones, finanzas |
| Relación con proveedores | Alianzas estratégicas; contratos a largo plazo; esencial para continuidad y costo | A menudo transaccional; múltiples proveedores por categoría; menos relaciones a largo plazo |
| Exposición al riesgo | Las interrupciones pueden detener la producción y afectar la satisfacción del cliente | Riesgo afecta operaciones internas; puede reducir eficiencia o calidad del servicio |
| Requisitos de cumplimiento | Altos; debido a estándares de calidad, seguridad y regulaciones para bienes | Medios; enfocados en acuerdos de nivel de servicio, privacidad y controles financieros |
| Consideraciones de costo | Altos volúmenes; influencia directa en márgenes y estrategia de precios | Se acumula en categorías; impacta gastos generales y presupuesto operativo |
| Enfoque en eficiencia operativa | Asegura continuidad de suministro, gestión de inventarios y preparación de producción | Optimiza procesos de soporte; reduce redundancias y pérdidas por costos indirectos |
| Potencial de innovación | A menudo relacionado con ciencia de materiales u optimización de producción | Vinculado a automatización de procesos, herramientas digitales e innovación impulsada por proveedores |
| Objetivos estratégicos | Gestión de costos de producto, resiliencia de la cadena de suministro, control de calidad | Optimización de costos, eficiencia de procesos, habilitación de servicios en toda la empresa |
Las organizaciones se benefician más cuando gestionan ambos tipos de compras con los sistemas y gobernanza adecuados. Una plataforma unificada de compras impulsada por IA, que apoye la transparencia, eficiencia y control en todas las categorías, es la mejor manera de lograr ese objetivo.
Antes de explorar los beneficios de una plataforma de compras unificada, veamos algunos de los desafíos que podrías enfrentar en varios escenarios donde el gasto indirecto no se gestiona correctamente.
Los desafíos del gasto indirecto no gestionado
El efecto de un gasto indirecto mal gestionado puede propagarse por toda una organización, erosionando silenciosamente los presupuestos y debilitando el control del cumplimiento. A continuación, exploramos tres escenarios comunes (pero evitables) que ilustran las consecuencias reales de dejar el gasto indirecto sin gestionar.
Fugas de costos y gasto no autorizado
Aquí está el primer escenario: un equipo de marketing necesita urgentemente una herramienta de gestión de proyectos y decide comprar una licencia de Notion. Unas semanas después, también se suscriben a Grammarly Business para apoyar el desarrollo de contenido. Las compras se facturan mensualmente, se cargan a la tarjeta de crédito del equipo y nunca pasan por el departamento de compras.
Pasan seis meses antes de que alguien en compras descubra las suscripciones. Para entonces, la organización ya ha pagado cientos (o miles) de dólares en gasto fuera de contrato. Peor aún, TI había negociado un acuerdo empresarial para herramientas similares meses antes.
Este tipo de gasto no autorizado se acumula rápidamente, debido a herramientas redundantes y descuentos por volumen perdidos. Sin visibilidad ni control, es casi imposible gestionar estratégicamente las categorías indirectas o renegociar términos basados en el uso consolidado.
Cumplimiento y exposición a auditorías
Ahora imagina que un departamento de Recursos Humanos contrata una consultora para ejecutar un programa de capacitación. El equipo actúa rápido, pero omite el proceso estándar de aprobación. El contrato lo firma un jefe de departamento, los términos se negocian informalmente y la documentación de respaldo es mínima.
Desafortunadamente, nadie revisa los protocolos de seguridad de datos del proveedor, la cobertura de seguros ni el cumplimiento de las políticas internas de compras.
Cuando llega la temporada de auditorías, esto se convierte en un problema. No hay un registro documentado de aprobaciones y el proveedor no fue evaluado adecuadamente. Estas brechas no solo generan fricciones con los equipos de auditoría interna y finanzas, sino que también pueden exponer a la organización a riesgos legales o regulatorios.
Falta de visibilidad completa del gasto
Quizás lo más crítico: la compra indirecta no gestionada dificulta que los equipos de finanzas y compras respondan una pregunta básica: ¿quién compra qué, a quién y bajo qué términos?
Sin sistemas centralizados, los datos del gasto indirecto están dispersos en hojas de cálculo, correos electrónicos, informes de gastos y soluciones puntuales de e-procurement. Los contratos pueden ser negociados independientemente por diferentes departamentos y almacenados en unidades individuales — o (a menudo) ni siquiera documentados. Como resultado, no existe una visión unificada del desempeño de los proveedores, las obligaciones contractuales ni el gasto acumulado por categoría.
Esta falta de visibilidad socava el control de costos y el cumplimiento. También debilita la gestión del riesgo en la cadena de suministro y dificulta la toma de decisiones informadas sobre responsabilidades clave en compras.
¿La conclusión? La gestión fragmentada del riesgo de proveedores introduce vulnerabilidades operativas reales, especialmente a medida que las organizaciones crecen.
Cómo los equipos empresariales controlan la compra indirecta
Gestionar la compra indirecta a gran escala requiere procesos integrados y automatización inteligente. Los equipos empresariales líderes utilizan la plataforma de compras en la nube de Ivalua para aportar estructura al gasto indirecto, impulsando el cumplimiento sin sacrificar la agilidad.
Al unificar la gestión de abastecimiento, contratación, datos de proveedores y flujos financieros, el software de compras de Ivalua permite a los equipos controlar costos y reducir riesgos, mientras aporta valor demostrable en toda la organización. Así es como lo hacen.
Compra guiada y aprobaciones basadas en roles
Una de las formas más efectivas de reducir el gasto no autorizado es hacer que el camino correcto sea el más sencillo.
Ivalua guía a los usuarios hacia proveedores preferidos y opciones de compra a través de catálogos intuitivos, formularios inteligentes y flujos de trabajo preconfigurados. Estas experiencias se configuran según la categoría, tipo de gasto o unidad de negocio, asegurando que nadie tenga que adivinar dónde acudir o a quién preguntar antes de hacer una compra.
Al mismo tiempo, Ivalua enruta cada solicitud mediante flujos de aprobación basados en roles, ajustándose automáticamente según el monto de la compra, centro de costos o valor estratégico del bien o servicio. Esto permite una aplicación completa de las políticas sin ralentizar a los equipos.
Al aprovechar la IA en compras e integrar este control directamente en la experiencia del usuario, las empresas pueden eliminar el gasto fuera de control y reforzar el valor del área de compras sin crear fricciones para los solicitantes. La plataforma de compras visualiza cada etapa del proceso, por lo que los equipos de compras pueden rastrear fácilmente el cumplimiento y abordar proactivamente las brechas.
Aplicación del presupuesto en la solicitud
Ivalua permite la validación en tiempo real del presupuesto en el momento de la solicitud, en lugar de hacerlo después. Esto significa que los usuarios reciben alertas inmediatas si su solicitud supera un umbral o viola el presupuesto del departamento.
El sistema aplica dinámicamente los límites de aprobación durante el proceso de solicitud de compra, basándose en reglas de negocio. Esto permite a finanzas y compras definir límites para departamentos específicos, proyectos o categorías de gasto.
Estas capacidades están totalmente integradas con los sistemas de planificación financiera, proporcionando a las organizaciones una visión consolidada del estado del presupuesto y la actividad de compras.
Gracias a la integración con múltiples ERP, Ivalua garantiza que los controles de gasto se apliquen de manera consistente, incluso en entornos IT complejos con varios sistemas backend. Esta integración ayuda a unificar los objetivos de compras y finanzas, reforzando la disciplina fiscal sin necesidad de puntos de control manuales.
Datos conectados para la gestión de contratos y desempeño de proveedores
La compra indirecta suele fallar cuando el abastecimiento, la contratación y el desempeño del proveedor están desconectados. Ivalua soluciona esto vinculando los tres en un solo sistema.
Con Ivalua, el área de abastecimiento asegura que los compradores tomen decisiones informadas mediante herramientas eficientes como “Quick Quote” y potentes capacidades de Proyectos de Abastecimiento, RFx y Subastas. Los datos de abastecimiento fluyen sin problemas hacia los registros contractuales, que están vinculados a perfiles activos de proveedores. Esto permite que los equipos de compras gestionen todo, desde los términos negociados hasta las puntuaciones de riesgo en un solo lugar, haciendo que esos términos estén visibles en el momento de la solicitud.
El software de gestión del ciclo de vida del contrato de Ivalua digitaliza los contratos y extrae metadatos para que los equipos puedan gestionar fácilmente hitos, obligaciones y renovaciones con total visibilidad. También ayuda a resaltar términos y cláusulas preferidas que pueden consultarse durante las compras o negociaciones de renovación. Mientras tanto, el software de gestión de proveedores de Ivalua consolida datos de desempeño, certificaciones e indicadores de riesgo para apoyar mejores decisiones y respuestas más rápidas a problemas emergentes.
En conjunto, estas capacidades proporcionan la integridad de datos y el control de procesos que las empresas necesitan para gestionar la compra indirecta de manera estratégica, no reactiva.
Estrategia de sourcing para compras indirectas: pasos esenciales
Una estrategia de abastecimiento bien ejecutada para compras indirectas puede ayudarte a reducir gastos innecesarios, mejorar el desempeño de los proveedores y aumentar la satisfacción interna con los servicios de compras.
Pero dado que las categorías indirectas son descentralizadas y variables, el éxito depende de una fuerte gobernanza de procesos y colaboración en tiempo real. La plataforma de compras impulsada por IA de Ivalua facilita la estandarización de la recepción de solicitudes, la aplicación de políticas y la centralización de datos, sin sacrificar la flexibilidad.
Así es como los equipos líderes están estructurando su enfoque.
Estandarizar la recepción y las señales de demanda
El primer paso en cualquier evento de abastecimiento es entender la demanda, y eso requiere una recepción estructurada. Con Ivalua, los equipos de compras pueden capturar solicitudes detalladas y categorizadas de toda la empresa utilizando formularios inteligentes impulsados por GenAI. Una experiencia conversacional y guiada asegura que los usuarios respondan preguntas relevantes según la categoría de gasto, unidad de negocio o urgencia, garantizando consistencia en cómo se definen y gestionan las necesidades.
Al vincular los datos de recepción directamente con los sistemas de planificación y seguimiento presupuestario, las organizaciones pueden alinear las actividades de abastecimiento con señales de demanda reales, no solo con suposiciones. Esto reduce solicitudes redundantes, ayuda a identificar oportunidades para consolidar proveedores y asegura que los equipos de abastecimiento se enfoquen en las oportunidades de mayor valor.
Preseleccionar proveedores para evitar abastecimiento ad hoc
Una de las formas más rápidas de perder control sobre las compras indirectas es abastecerse de proveedores no evaluados. Ivalua ayuda a los equipos de compras a evitar esto con la gestión centralizada de proveedores. Los proveedores aprobados se almacenan en un directorio buscable que incluye datos de desempeño, estado de contratos, calificaciones de riesgo y marcas de proveedor preferido.
Cuando se inicia un evento de abastecimiento, los equipos pueden trabajar desde esta lista precalificada y evitar evaluaciones de último minuto o entradas duplicadas de proveedores. Otro beneficio clave es un ciclo de abastecimiento más rápido.
Con el tiempo, las organizaciones pueden construir relaciones más fuertes con proveedores indirectos al hacer seguimiento del desempeño y el historial de colaboración en el sistema centralizado de Ivalua, evitando sorpresas y logrando un mejor valor a largo plazo.
Gestionar la participación descentralizada de las partes interesadas
A diferencia del abastecimiento directo, que suele involucrar a un conjunto focalizado de partes interesadas, la compra indirecta requiere coordinación entre Recursos Humanos, IT, marketing, instalaciones y otras áreas. Ivalua facilita este compromiso multifuncional mediante flujos de trabajo flexibles y capacidades de gestión del ciclo de vida del contrato que soportan acceso basado en roles y puntos de colaboración automatizados.
Las partes interesadas pueden revisar, comentar o aprobar documentos de abastecimiento sin necesidad de acceso completo al sistema o flujos de trabajo personalizados. Compras mantiene la gobernanza, pero la recopilación de aportes es eficiente y consistente, reduciendo el tiempo del ciclo y alineando los resultados del abastecimiento con las necesidades internas reales.
Mantener el abastecimiento conectado con políticas y presupuesto
Las herramientas de análisis de gasto de Ivalua facilitan la incorporación de políticas de compras y restricciones presupuestarias directamente en los flujos de trabajo de abastecimiento.
Durante un evento de abastecimiento, los equipos pueden marcar automáticamente cuando los términos se desvían de la política, cuando el gasto excede los umbrales o cuando los contratos evitan a los proveedores preferidos, simplificando el análisis de compras. Al vincular las actividades de abastecimiento con reportes en tiempo real sobre datos presupuestarios y controles de política predefinidos, se evitan excepciones no aprobadas y se mejora la alineación entre compras y finanzas.
Estos pasos juntos crean un proceso de abastecimiento transparente, escalable y diseñado para la complejidad de las compras indirectas, mientras brindan a tu equipo la confianza de que cada evento cumple, es eficiente y genera valor para la organización.
Caso de cliente: Cómo BVLGARI logró el éxito
BVLGARI, un minorista global de lujo, enfrentó desafíos significativos en su proceso de transformación digital de compras. Con una presencia internacional descentralizada, un departamento de abastecimiento recién creado y sin una cultura histórica de compras, la organización necesitaba impulsar el cambio en un entorno resistente. Las altas expectativas de experiencia de usuario, típicas del sector de lujo, añadían presión para entregar una solución elegante e intuitiva.
Sin una cultura previa de compras y con la presión de mantener los sistemas existentes, la compañía buscaba aumentar la rentabilidad mediante la optimización de costos y procesos de compras modulares y eficientes.
En asociación con Ivalua, BVLGARI implementó un proceso estandarizado de Procure-to-Pay (P2P) en 15 países. La plataforma ofreció una experiencia flexible y fácil de usar, adaptada a las necesidades de las partes interesadas, mientras simplificaba la integración con ERP y apoyaba una adopción gradual.
“Comenzamos desplegando funcionalidades estándar listas para usar en Ivalua, con un enfoque en lograr resultados rápidos y tempranos. Después, revisamos todos nuestros procesos aplicando principios de gestión lean e incorporando el feedback de los stakeholders. La flexibilidad de la plataforma de Ivalua nos permitió evolucionar con las necesidades de la organización, lo que aceleró la adopción y generó mayores eficiencias y optimización de costos.”
– Arianna VETRUGNO, Gerente Senior de Excelencia en Abastecimiento, BVLGARI
Lee el caso completo de BVLGARI
Construya control y visibilidad en las compras indirectas
Gestionar las compras indirectas no tiene que significar sacrificar el control por la flexibilidad — ni viceversa. Como se describe en este artículo, la clave está en construir procesos que reflejen las realidades del gasto indirecto: su descentralización, variabilidad y naturaleza transversal. Desde compras guiadas hasta estrategias de abastecimiento estructuradas, las empresas líderes están adoptando herramientas y prácticas que reducen el gasto no autorizado, hacen cumplir las políticas y mejoran la colaboración entre equipos.
Con la plataforma de compras impulsada por IA de Ivalua, las organizaciones globales pueden estandarizar la captura de solicitudes, hacer cumplir los controles presupuestarios y unificar los datos de proveedores y contratos, todo mientras ofrecen a los interesados una experiencia intuitiva y optimizada. El resultado es un mejor cumplimiento y control de costos, y una función de compras que realmente apoya al negocio.
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Preguntas frecuentes
¿Por qué importa quién es responsable de las compras indirectas?
Tener una responsabilidad clara garantiza rendición de cuentas, consistencia y cumplimiento de políticas entre los departamentos. Sin esto, el gasto indirecto suele fragmentarse y volverse ineficiente.
¿Puede una sola plataforma gestionar eficazmente las compras indirectas?
Sí, una plataforma de compras integrada puede centralizar la captura de solicitudes, aprobaciones, datos de proveedores y contratos. Esto permite visibilidad, control y estandarización de procesos.
¿Cuál es el riesgo de gestionar las compras indirectas en silos?
La gestión en silos genera proveedores duplicados, ahorros perdidos y cumplimiento inconsistente. También limita la visibilidad del gasto total y del desempeño de los proveedores.
¿Cómo deberíamos rastrear los ahorros en las compras indirectas?
Se deben rastrear tanto los ahorros tangibles de contratos negociados como los ahorros intangibles por eficiencias en procesos y mitigación de riesgos. Usa herramientas de reporte para vincular los ahorros a categorías de gasto e impacto presupuestario.
