Source-to-Pay (S2P) es un elemento crítico en las estrategias de compra modernas, ya que ofrece un marco integral para agilizar los procesos y optimizar las operaciones de toda la organización. Sin embargo, aunque las ventajas de implantar una solución S2P son innegables -mejora de la eficiencia, centralización de las actividades de aprovisionamiento y mejora del rendimiento financiero-, su éxito depende de una implantación eficaz y bien planificada.
El proceso de implantación es la base para aprovechar el verdadero potencial de una solución S2P. Un enfoque cuidadosamente estructurado garantiza una integración fluida, minimiza los riesgos y maximiza el retorno de la inversión. Las implantaciones inadecuadas suelen dar lugar a excesos presupuestarios, objetivos desalineados o retrasos que desbaratan el valor previsto del sistema.
En este blog se comparten las ideas recogidas en la guía de implantación de S2P de Ivalua, en la que encuestamos a 31 integradores de sistemas para poner de relieve los desafíos comunes, los factores de preparación y las recomendaciones prácticas para una adopción satisfactoria de S2P.
Factores de preparación para la implantación de S2P
Antes de embarcarse en la implantación de la S2P, es fundamental realizar una evaluación exhaustiva de la preparación de la organización. De las respuestas a la encuesta se desprenden tres factores de preparación fundamentales para el éxito:
- Fuerte patrocinio ejecutivo (59,3%): La implicación de los ejecutivos es una base no negociable para el proyecto. La alineación de la dirección garantiza recursos adecuados, visibilidad y compromiso en todas las funciones. Sin el apoyo de los altos cargos, los proyectos corren el riesgo de carecer de dirección y estancarse a medio camino.
- Comprensión clara de los procesos actuales y las lagunas (52,7%): Documentar y analizar los procesos Source-to-Pay existentes arroja luz sobre las ineficiencias y los problemas operativos. Este proceso permite a las empresas seleccionar soluciones adaptadas a sus necesidades específicas, garantizando una mejor alineación entre las capacidades tecnológicas y los objetivos de aprovisionamiento.
- Definición de metas y objetivos del proyecto (46,2%): El establecimiento de objetivos claros y mensurables -como mejorar la gestión de proveedores, aumentar el gasto gestionado o mejorar el cumplimiento de los contratos- ancla toda la implantación. Estas metas impulsan la estructura del proyecto y guían el seguimiento de los resultados tras la implantación.
Otros factores que mejoran la preparación son una asignación presupuestaria suficiente (44%), un equipo comprometido de recursos internos (42,9%) y el fomento de la apertura de los empleados al cambio (27,5%).
Ideas clave
Las organizaciones deben centrarse en lograr la alineación entre los procesos, las personas y la tecnología antes de iniciar la implantación de S2P. Llevar a cabo evaluaciones de preparación, abordar las carencias y garantizar el patrocinio son los primeros pasos esenciales para garantizar que el proyecto empiece con fuerza y mantenga el rumbo.
Desafíos comunes durante la implantación de S2P
Ningún proyecto de esta magnitud está exento de obstáculos. Las conclusiones sugieren que los siguientes desafíos desempeñan un papel importante a la hora de complicar las implantaciones de S2P:
- Alineación de las partes interesadas y gestión del cambio (58,7%): La implicación de las partes interesadas y la gestión del cambio aparecen como factores críticos. La resistencia al cambio o unas estrategias de gestión del cambio mal ejecutadas pueden hacer descarrilar la adopción, dando lugar a implantaciones incompletas que no aportan los beneficios esperados.
- Cambios en el alcance del proyecto (53,3%): La ampliación del alcance es un riesgo importante. A menudo se produce cuando las partes interesadas refinan sus demandas durante la implantación. Aunque los cambios pueden ser esenciales, las ampliaciones del alcance mal gestionadas pueden retrasar los proyectos e inflar los costes.
- Complejidades de la migración e integración de datos (41,3%): La migración de datos heredados y la integración sin fisuras con los sistemas ERP existentes son puntos problemáticos habituales. La incoherencia de los datos, la mala calidad o la complejidad de las configuraciones del sistema suelen provocar bloqueos o repeticiones del trabajo.
Rebasamientos presupuestarios
Varios de estos desafíos también conducen directamente a excesos presupuestarios:
- Ampliación del alcance (65,2%): Los requisitos mal definidos y los frecuentes cambios de alcance elevan los costes. Una documentación adecuada del proyecto y unos procesos rigurosos de solicitud de cambios ayudan a resolver este problema.
- Dificultades con los datos y la integración (41%): Calcular mal el esfuerzo necesario para una migración de datos o una integración de sistemas precisa suele generar gastos imprevistos.
- Necesidades de configuración complejas (40,2%): Personalizar excesivamente las soluciones puede inflar tanto el coste como el tiempo, lo que subraya la importancia de equilibrar las configuraciones necesarias con la estandarización.
Ideas clave
Para mitigar estos desafíos comunes, las organizaciones deben implantar esquemas de proyecto sólidos, definir límites claros para los cambios de alcance e integrar estrategias sólidas de migración de datos para minimizar las interrupciones.
Gestión del cambio y estrategias de comunicación
La introducción de soluciones S2P suele requerir cambios organizativos que implican nuevos procesos, herramientas y flujos de trabajo. Un enfoque eficaz de la gestión del cambio garantiza el éxito de la adopción, favorece la aceptación por parte de los usuarios y reduce la resistencia.
Prácticas de gestión del cambio más eficaces
La encuesta reveló varias estrategias eficaces:
- Recabar la opinión de las partes interesadas desde el principio (57,6%): Involucrar a los equipos desde el principio para garantizar que se captan las necesidades empresariales y se alinean las expectativas. Esto genera entusiasmo y sentido de pertenencia.
- Nombrar embajadores del cambio (51,1%): Designe líderes dentro de los departamentos para que aboguen por la adopción del sistema. Estos líderes tienden puentes entre el equipo del proyecto y los usuarios finales.
- Sesiones de formación presenciales (35,9%): La formación personalizada e interactiva refuerza la comprensión y la confianza en el uso de la solución.
Comunicación reforzada
El éxito de la aplicación depende en gran medida de una comunicación fluida entre todas las partes interesadas.
Entre las principales recomendaciones figuran:
- Designación de gestores de proyecto (53,8%) tanto por parte del cliente como del proveedor para mantener la responsabilidad.
- Un sólido modelo de gobernanza (45,2%) para definir claramente las funciones y agilizar la toma de decisiones.
- Canales de comunicación específicos (44,1%) para fomentar la colaboración y resolver problemas con eficacia.
Ideas clave
Dar prioridad a la comunicación abierta entre departamentos, proporcionando al mismo tiempo orientación y apoyo claros a través de embajadores, formación y recursos accesibles.
Fases de implantación y plazos recomendados
Dividir la implantación de S2P en fases garantiza que las organizaciones gestionen adecuadamente los recursos y prioricen los elementos fundamentales.
Fases ideales de implantación
- Gestión de la información del proveedor (SIM): Fundamental para los datos de aprovisionamiento.
- Source-to-Contract (S2C): Impulsa el retorno de la inversión y los beneficios rápidos.
- Procure-to-Pay (P2P): Se basa en los fundamentos del aprovisionamiento.
- Gestión del riesgo y el rendimiento de los proveedores (SRPM): Mejora la gestión de los proveedores.
- Análisis del gasto: Permite la optimización y la información basada en datos.
Plazos habituales
El tiempo necesario para cada fase suele depender del tamaño de la organización, el ecosistema tecnológico y los objetivos. Sin embargo, las organizaciones informan de que las fases pueden durar desde varias semanas hasta meses, en función de la complejidad y la asignación de recursos.
Ideas clave
Planifique las implantaciones por fases de forma estratégica, centrándose en los primeros logros, como S2C, para demostrar el retorno de la inversión y crear impulso, a la vez que sienta las bases para capacidades más avanzadas, como SRPM y Spend Analytics.
Recomendaciones prácticas para el éxito de S2P
Para optimizar con éxito las compras mediante S2P, las organizaciones deben centrarse en tres pilares:
- Planificación estratégica: Asegurar el patrocinio ejecutivo, invertir en evaluaciones de preparación y priorizar la claridad en los objetivos del proyecto.
- Alineación tecnológica: Optar por un enfoque de «configuración, no código personalizado» para equilibrar funcionalidad y asequibilidad.
- Facilitar el cambio: Haga frente a la posible resistencia con una comunicación sólida, formación y participación de las partes interesadas.
- Las primeras victorias deben celebrarse para mantener el impulso y el compromiso, creando confianza en las herramientas y metodologías seleccionadas
Lea aquí: Guía del comprador de tecnología de Source-to-Pay
Reflexiones finales
El éxito de la implantación de S2P va mucho más allá de la adquisición de una nueva tecnología: es una transformación que requiere una alineación estratégica, una planificación rigurosa y una ejecución excelente. Abordando los desafíos comunes, fomentando la colaboración y adoptando un enfoque por fases, los profesionales de las compras pueden prepararse para el éxito a largo plazo.
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