¿Sigue luchando contra el peso de las facturas en papel o PDF? Si es así, no sólo le está costando tiempo, sino que también está afectando a tu capital circulante. Un procesamiento de facturas ineficaz consume recursos, aumenta el riesgo y mantiene a tu equipo de cuentas a pagar atrapado en la maleza.
El software de automatización de facturas adecuado puede cambiar esta situación, aportando velocidad, precisión y control de tesorería incluso a los entornos más complejos.
En este blog, examinamos los puntos débiles habituales a los que se enfrentan los equipos financieros en relación con el procesamiento de facturas y las características clave que ofrecen las mejores soluciones de software de automatización de facturas, para que sepa cómo elegir la adecuada.
Puntos clave
- Pagar la factura correcta en el momento adecuado es la clave del juego, AP debería centrarse en la automatización de lo básico, no en escanear o codificar facturas.
- Los procesos manuales son la causa principal de la mayoría de las ineficiencias de AP, y a menudo se derivan de la mala calidad de los datos, los sistemas desconectados y la falta de visibilidad.
- Los equipos de cuentas a pagar necesitan soluciones para el 100% de tu volumen de facturas, no sólo para las facturas indirectas respaldadas por pedidos. Esto requiere un alto nivel de autoservicio por parte del proveedor, junto con la correspondencia de contratos y/o recibos de bienes/servicios.
- Las herramientas de automatización de facturas más eficaces ofrecen funciones como el enrutamiento instantáneo de excepciones, el seguimiento en tiempo real y el cumplimiento fiscal, todas ellas fundamentales para los equipos de cuentas a pagar de las empresas.
- Las organizaciones que adaptan los flujos de trabajo a tu negocio en lugar de al software obtienen el mayor retorno de la inversión. La flexibilidad y la capacidad de configuración son fundamentales para impulsar la adopción y ofrecer valor a largo plazo.
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Automatización de facturas: un vínculo clave entre compras y finanzas
Ha llegado aquí en busca de las mejores soluciones, pero antes conviene saber qué resuelve realmente el mejor software de automatización de facturas.
Los PA comunes, como la introducción manual de datos o la codificación, los desajustes en las OC, los flujos de trabajo sin OC, las aprobaciones aisladas y la confusión de los proveedores, generan riesgos, retrasos e ineficacia.
En la tabla siguiente se describen los fallos del proceso y los riesgos operativos que amenazan las operaciones de aprovisionamiento, y cómo una solución de automatización de facturas puede resolverlos.
| Problema | Riesgo Operativo | Solución de automatización de facturas |
| Fallos en el proceso | Retrasos, pagos duplicados, pagos omitidos, incumplimientos | Flujos de trabajo digitales completos con visibilidad en tiempo real |
| Entrada manual de datos | Errores, pagos duplicados, problemas de integridad de datos | Captura y validación inteligente con IA/OCR |
| Procesos lentos y errores humanos | Cuellos de botella, procesamiento inconsistente | Procesamiento automatizado con menos intervenciones |
| Desajuste con órdenes de compra (PO) | Retrasos en pagos, pagos en exceso, riesgo de fraude | Conciliación en tres vías y gestión de excepciones |
| Facturas sin respaldo de PO | Pagos duplicados, pagos excesivos, pagos tardíos | Conciliación con contratos y/o recibos |
| Aprobaciones aisladas | Falta de responsabilidad, ciclos de facturas detenidos | Flujos de aprobación automatizados y basados en roles |
| Gestión de excepciones | Facturas perdidas, problemas sin resolver, pagos atrasados | Colaboración en tiempo real con proveedores a través del portal |
| Consultas de proveedores | Insatisfacción del proveedor, sobrecarga para el equipo de AP | Portal de autoservicio para proveedores con estado actualizado |
| Sin registro de auditoría | Auditorías fallidas, incumplimientos regulatorios | Historial completo, proceso seguro y documentación lista para auditoría |
En la siguiente sección, desglosamos las características principales que hay que buscar, lo que hacen y cómo abordan directamente los puntos débiles comunes de las empresas. También veremos cómo Ivalua aplica estas funciones en escenarios realistas.
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7 características clave del procesamiento automatizado de facturas
La elección de un software de automatización de facturas es importante para resolver problemas reales que ralentizan tu proceso de cuentas a pagar y aumentan el riesgo. Estas son algunas de las características clave que debe buscar en una solución.
1) Pagar la factura correcta, en el momento correcto
Al final del proceso está la transacción de pago. Si el proceso que va desde la recepción de la factura hasta el pago es ineficaz, cada día perdido merma tu capital circulante. Del mismo modo, el tiempo que transcurre entre la aceptación del pago y la transferencia de fondos debe estar igualmente controlado y automatizado. Pagar una factura un día antes de tiempo o cuando el proveedor supone un riesgo comercial o para la reputación es tirar el dinero. Comprometer fondos debido al procesamiento por lotes durante 7 o incluso 14 días, cuando la banca abierta le permite pagar al día siguiente, está afectando a tu cuenta de resultados.
Los flujos de trabajo de pago seguros pueden marcar automáticamente el riesgo, validar las cuentas bancarias de los proveedores, comprobar si hay duplicaciones y transferir fondos al día siguiente. Al ofrecer un control y una visibilidad totales sobre cada transferencia, puede bloquear el fraude y desbloquear tu capital circulante. Pagar en el momento adecuado no significa pagar antes de tiempo, sino pagar en el mejor momento para tu flujo de caja.
2) Correspondencia de pedidos y contratos
La lógica de correspondencia es esencial para procesar las facturas con precisión, ya que garantiza que lo que se paga coincide con lo que se ha pedido y recibido. Existen diferentes niveles de correspondencia:
- La correspondencia bidireccional (2-Way Matching) compara la factura con un punto de referencia, que puede ser el pedido, un contrato o la recepción de bienes y servicios, para confirmar que los artículos, las cantidades, los precios y las condiciones coinciden.
- La correspondencia tripartita (3-Way Matching) añade un segundo punto de referencia a la comparación, normalmente una recepción de mercancías para confirmar los servicios prestados, asegurando que solo se paga por lo que se ha recibido.
- La correspondencia cuatripartita (4-Way Matching) añade un nivel de referencia adicional mediante la inclusión de los resultados de inspección o controles de calidad, lo cual es especialmente valioso en la fabricación, la asistencia sanitaria o las industrias reguladas.
El cotejo manual es lento y propenso a errores, pero la automatización acelera el proceso al validar instantáneamente los datos de las facturas con los pedidos, recibos y contratos. También señala las discrepancias o excepciones para tu rápida revisión, y dirige los problemas al aprobador adecuado en función de reglas preestablecidas. ¿Cuál es el resultado? Reduce el tiempo de procesamiento, evita los pagos en exceso y mantiene limpias las auditorías.
Ejemplo práctico: correspondencia multidireccional flexible
Tu departamento de compras recibe una factura por componentes que coinciden parcialmente con el pedido y el recibo. Como parte de nuestra solución Procure-to-Pay, la solución de facturación electrónica de Ivalua marca la falta de coincidencia de cantidades, aplica tolerancias predefinidas y envía la excepción al responsable de compras. El problema puede resolverse rápidamente, sin intervención manual.
3) Flujos de trabajo de aprobación de facturas sin código
Las cadenas de aprobación manual a menudo conllevan el incumplimiento de plazos y riesgos de cumplimiento. Con los flujos de trabajo de aprobación de facturas sin código, los equipos pueden configurar y adaptar los procesos sin soporte informático y seguir garantizando que las facturas pasen de forma rápida y segura por las manos adecuadas.
Con los flujos de trabajo sin código, puede crear cadenas de aprobación basadas en funciones que dirijan las facturas automáticamente en función de condiciones clave como el importe de la factura, el departamento, la región o incluso indicadores de riesgo. Tanto si necesita la aprobación del director financiero para facturas de gran valor como una revisión regional para compras localizadas, puede adaptar los flujos de trabajo a tu lógica empresarial.
Ejemplo práctico: actualice las reglas sin codificar
Utilizando una plataforma sin código como la tecnología de compras configurable de Ivalua, puede actualizar fácilmente las reglas a medida que crece tu organización o cambian las políticas, sin tener que escribir código. Esto significa un procesamiento más rápido, menos excepciones y una clara responsabilidad en todo el proceso.
4) Integración nativa con ERP y compatibilidad con varios ERP
Cuando los datos de las facturas están dispersos en varios ERP o sistemas de compras, se ralentiza el procesamiento, aumentan los errores y los equipos no disponen de un análisis de gastos suficiente.
La integración nativa de ERP resuelve este problema permitiendo la sincronización de datos en tiempo real: los datos de facturas, pedidos y pagos fluyen sin problemas entre plataformas. Gracias a la compatibilidad con múltiples ERP, las organizaciones pueden centralizar las operaciones de cuentas a pagar, incluso si diferentes regiones o unidades de negocio dependen de distintos sistemas ERP.
Esto significa que ya no tendrá que alternar entre plataformas ni conciliar registros manualmente. Obtendrá una vista única y unificada de las facturas y aprobaciones en toda la empresa, para un mejor control, un procesamiento más rápido y un mejor cumplimiento.
Ejemplo práctico: conecte cualquier ERP
Las capacidades de integración multi-ERP de Ivalua facilitan la conexión con cualquier entorno ERP. Por ejemplo, un fabricante global que utiliza SAP en Europa y Oracle en Norteamérica puede gestionar todas las aprobaciones de facturas, validaciones e informes a través de Ivalua, sin interrumpir los sistemas o flujos de trabajo existentes.
5) Colaboración con proveedores y recepción de facturas electrónicas
La gestión de las facturas de los proveedores mediante correo electrónico y hojas de cálculo genera fricciones, retrasos y trabajo innecesario para los equipos de cuentas a pagar. Con las herramientas integradas de facturación electrónica y colaboración con proveedores, éstos pueden enviar facturas directamente, seguir tu estado en tiempo real y corregir errores sin tener que recurrir al intercambio de correos electrónicos.
El autoservicio reduce la carga administrativa y mejora la precisión de las facturas. También fortalece las relaciones con los proveedores al aumentar la transparencia y acelerar los pagos. Las validaciones integradas en el punto de envío ayudan a evitar las facturas duplicadas o la falta de números de pedido.
Ejemplo práctico: portal fácil de usar
Con las funciones de gestión de proveedores de Ivalua, los proveedores obtienen acceso a un portal seguro y fácil de usar en el que pueden consultar el historial de facturas, responder a las excepciones y mantenerse informados en todo momento.
6) Registro de auditorías, gestión de excepciones y controles
En las cuentas a pagar de las empresas, la trazabilidad y el control son esenciales. Con los registros de auditoría integrados y la gestión inteligente de excepciones, cada acción, edición y aprobación se registra automáticamente. Esto crea un historial transparente y verificable para cada factura, lo que facilita las auditorías y el cumplimiento, al tiempo que mejora la rendición de cuentas.
Los umbrales configurables y la lógica basada en reglas garantizan que las facturas se marquen automáticamente en caso de discrepancias en los importes, falta de coincidencias con pedidos, entradas duplicadas u otros problemas. A continuación, pueden enviarse instantáneamente a la parte interesada adecuada, lo que reduce los retrasos y ayuda a garantizar una rápida resolución.
Ejemplo práctico: aplicación de las normas empresariales
Los controles de contratos y flujos de trabajo de Ivalua ayudan a los equipos a aplicar las normas empresariales, reducir la supervisión manual y crear un proceso de PA defendible y escalable. Ya se trate de enrutar una factura de alto valor para tu revisión ejecutiva o de señalar un riesgo de cumplimiento, cada excepción se gestiona con rapidez y claridad.
7) Análisis y KPI de rendimiento
Para optimizar el rendimiento de AP, es fundamental tener visibilidad de lo que funciona y lo que no. Los análisis integrados y los cuadros de mando en tiempo real pueden ayudarle a realizar un seguimiento de métricas clave como la duración del ciclo de facturación, el índice de procesamiento sin contacto, el índice de excepciones, la captura de pagos anticipados o los descuentos.
Esta información ayuda a los equipos a identificar cuellos de botella y a mejorar las relaciones con los proveedores, al tiempo que revela oportunidades de ahorro.
Ejemplo práctico: evaluar el rendimiento de AP
El análisis avanzado de gastos y rendimiento de Ivalua proporciona a las organizaciones una visión centralizada del rendimiento de AP en todas las unidades de negocio y regiones. Con esta información, la mejora continua y el impacto estratégico son posibles desde el primer día.
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Cómo implementar la automatización de facturas en sistemas fragmentados: 5 pasos
La automatización de facturas en sistemas y departamentos fragmentados es un reto, pero se puede conseguir con el enfoque adecuado. Estos cinco pasos le ayudarán a implantar las mejores prácticas de adquisición y pago y a alinear sistemas, equipos y proveedores para obtener resultados.
Paso 1: consolidar y estandarizar los datos de los proveedores
La automatización sólo funciona si los datos que la sustentan están limpios y son coherentes. Para la mayoría de las organizaciones, esto empieza con los registros de proveedores. Las entradas de proveedores duplicadas o no coincidentes en los ERP y el software de compras electrónico pueden interrumpir los flujos de trabajo, retrasar los pagos y provocar excepciones que nunca deberían producirse.
La clave está en unificar los datos de los proveedores en una única fuente de confianza. Con el software de gestión de proveedores de Ivalua, puede crear un maestro de proveedores centralizado, enriquecido con validaciones y reglas de gobierno de datos que evitan duplicidades y errores desde el principio. Fijar los cimientos por adelantado sienta las bases para una automatización fiable y escalable más adelante.
Paso 2: introducir la admisión de proveedores y el autoservicio sin fisuras
Una experiencia de proveedor sin fisuras impulsará la automatización. Olvidar a tus proveedores es el mayor error que puede cometer. Los proveedores quieren cobrar, y esto impulsa el comportamiento. Convierta cada consulta de factura en un viaje de autoservicio, permita a los proveedores corregir errores de datos para permitir un procesamiento sin contacto, ofrezca colaboración en tiempo real para desbloquear excepciones y proporcióneles visibilidad total de cada paso hasta el pago.
Cada cliente de Ivalua dispone de una Red Empresarial de marca única, que permite la colaboración e interacción instantáneas. Puede compartir datos, validar documentos, realizar encuestas y guiar a los socios para que añadan los datos maestros que faltan o respondan a una licitación. Así es como conseguimos que nuestros clientes adopten la solución en un 98% en cuestión de meses, sin necesidad de un gran equipo de integración. Ivalua no tiene una red de proveedores compartida, porque no trabajan para nuestros clientes, no son proveedores de Ivalua, son tus socios comerciales.
Paso 3: configure las reglas de aprobación y las tolerancias de concordancia
La automatización correcta de las facturas no se limita a definir quién debe aprobar qué. También hay que establecer normas claras sobre cuándo algo no debe aprobarse automáticamente. ¿Una pequeña variación en el precio desencadena una revisión manual? ¿Y si falta un pedido o hay un proveedor sospechoso?
Con la plataforma sin código de Ivalua, puede configurar las cadenas de aprobación y las tolerancias de concordancia para reflejar tus políticas empresariales reales en lugar de utilizar plantillas genéricas. Contar con esa flexibilidad es importante, porque cuando las herramientas «de origen a pago» le obligan a adaptar tus procesos para que encajen en tu estructura, pierde eficacia y aumenta el riesgo.
Ivalua invierte ese modelo, permitiendo a tus equipos crear reglas que funcionen como usted lo hace. Esto agiliza las aprobaciones y reduce los errores, al tiempo que facilita la ampliación de la automatización.
Paso 4: integrar los flujos de trabajo de las facturas con los sistemas ERP y de compras
Uno de los mayores obstáculos para la automatización fluida de las facturas es cuando los sistemas están desconectados. Por ejemplo, los pedidos pueden estar en una plataforma, los recibos en otra y las aprobaciones de facturas en otra totalmente distinta. Esta fragmentación genera retrasos y mucho trabajo manual.
Al sincronizar los datos entre tus soluciones de pedidos, GRN, contratos y facturas, todo fluye a través de un proceso racionalizado. Con las capacidades de integración multi-ERP de Ivalua, puede conectarse directamente a múltiples ERP y software de compras, manteniendo los datos alineados y las aprobaciones en movimiento dentro de un flujo de trabajo único y unificado.
Paso 5: cree y pruebe escenarios de excepción con antelación
Incluso la mejor automatización puede fallar si no tiene en cuenta los casos extremos, como facturas sin pedido, desajustes entre líneas o proveedores que no cumplen las normas. Aunque estos problemas no son raros, pueden hacer descarrilar todo el proceso.
Por eso es fundamental definir reglas de gestión de excepciones al principio de la implementación de cualquier solución de facturación. Con los flujos de trabajo configurables de factura a pago de Ivalua, puede establecer tolerancias personalizadas, automatizar el enrutamiento a las partes interesadas adecuadas y resolver las excepciones rápidamente, sin tener que crear soluciones alternativas.
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Caso práctico: Maxim incorpora a más de 1,100 proveedores en 8 semanas
Maxim Healthcare, a leading national provider of healthcare services, struggled with a legacy procure-to-pay (P2P) system that delivered low supplier adoption, poor usability, and minimal retuMaxim Healthcare, uno de los principales proveedores nacionales de servicios sanitarios, se enfrentaba a un sistema de adquisición y pago (P2P) heredado que ofrecía una baja adopción por parte de los proveedores, poca facilidad de uso y un retorno de la inversión mínimo. Después de siete años, sólo se habían incorporado 15 proveedores y el 80% de las facturas seguían procesándose manualmente.
La complejidad del sistema provocaba un aumento de las facturas en papel, procesos lentos y frustración entre los usuarios. Además, las cuotas de los proveedores desalentaban la participación, y las rígidas herramientas de catálogo y facturación limitaban las compras por contrato.
Maxim seleccionó a Ivalua para sustituir tu sistema P2P de bajo rendimiento. En sólo ocho semanas, habilitaron a más de 1.118 usuarios, pusieron a disposición 2.162 artículos de catálogo y lanzaron 10 catálogos de proveedores alojados. Y lo que es más importante, incorporaron más proveedores en esas primeras ocho semanas que en los siete años anteriores.
«Tenemos más control y flexibilidad que antes. Pudimos hacer nuestras propias actualizaciones sin soporte ni servicios adicionales».
– Cindy Seabrease Directora de compras y cuentas a pagar Maxim Healthcare
Lea el caso práctico completo de Maxim Healthcare.
Escala tu proceso de cuentas a pagar con confianza
La automatización de facturas le ahorra tiempo y consigue que los proveedores cobren más rápido, pero no se trata sólo de velocidad. También aumenta la visibilidad y el control, reduce el riesgo, mejora el cumplimiento y fortalece las relaciones con los proveedores.
La solución de automatización de cuentas a pagar adecuada puede ayudar a tu equipo de cuentas a pagar, y al departamento de compras en tu conjunto, a ser un socio empresarial estratégico en lugar de una función administrativa y un centro de costes.Si está lidiando con sistemas fragmentados, procesos manuales o visibilidad limitada, ahora es el momento de replantearse tu enfoque. Descubra cómo el software de facturación electrónica de Ivalua ayuda a las organizaciones globales a agilizar el procesamiento de facturas, unificar datos en todos los ERP y lograr pagos más rápidos y precisos a escala.
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Preguntas frecuentes sobre el procesamiento automatizado de facturas
¿Cómo reduce la automatización de facturas los errores y las excepciones?
La automatización de facturas elimina la introducción manual de datos mediante el uso de OCR, reglas de validación y lógica de concordancia para detectar discrepancias por adelantado. De este modo se reducen los pagos duplicados, los pedidos no coincidentes y otros errores comunes, sin necesidad de intervención manual.
¿Cómo mejora la automatización de las facturas la duración del ciclo y la visibilidad?
Al automatizar la recepción, el enrutamiento y la aprobación de las facturas, los tiempos de ciclo se reducen significativamente. Al mismo tiempo, los cuadros de mando en tiempo real y los registros de auditoría ofrecen a las partes interesadas una visibilidad completa del estado de las facturas, así como de los posibles cuellos de botella.
¿Puede funcionar el procesamiento automatizado de facturas en varios ERP?
Sí. Las soluciones líderes como Ivalua ofrecen integraciones nativas y compatibilidad con múltiples ERP, lo que permite que los datos de las facturas se sincronicen sin problemas en diferentes sistemas. Esto garantiza la coherencia, la visibilidad centralizada y la eficiencia de los procesos, independientemente de la complejidad de tu entorno informático.
