Un estudio reciente de Forrester Consulting, encargado por Ivalua, reveló que sólo el 13% de las empresas se identifican como líderes en lo que respecta a la gestión de proveedores, es decir, que cuentan con programas formales que se aplican ampliamente en toda la base de suministro. Esto es un gran problema.
¿Por qué? Porque sin programas sólidos de gestión de proveedores, las empresas se enfrentan a mayores riesgos de interrupciones en la cadena de suministro, problemas de cumplimiento y pérdida de oportunidades de ahorro de costes e innovación.
Una gestión eficaz de los proveedores es fundamental para mantener la calidad, mitigar los riesgos y garantizar la resistencia, especialmente en una época en la que las cadenas de suministro son cada vez más complejas y vulnerables a las incertidumbres globales.
En esta guía, analizamos en profundidad la gestión de proveedores, incluidos los beneficios y los retos, y ofrecemos estrategias y mejores prácticas para garantizar que su organización pueda establecer relaciones más sólidas con los proveedores, mejorar el rendimiento, reducir los riesgos e impulsar un mayor valor en toda la cadena de suministro.
¿Qué es la gestión de proveedores?
La gestión de proveedores -o gestión de vendedores- es un proceso estratégico centrado en la gestión de una red de proveedores que incluye las relaciones, el rendimiento y los riesgos asociados a los proveedores para optimizar las operaciones de adquisición y de la cadena de suministro. Desempeña un papel fundamental a la hora de garantizar que las organizaciones puedan abastecerse de bienes y servicios de alta calidad al coste adecuado, mantener la eficiencia operativa y adaptarse a la dinámica cambiante del mercado.
La gestión de proveedores es una función crítica dentro de las operaciones de la cadena de compras y suministros, ya que influye directamente en la calidad, el coste y la fiabilidad de los productos y servicios de los que se abastece una organización. Más allá de la simple gestión de transacciones, la gestión de proveedores requiere cultivar relaciones de colaboración a largo plazo que impulsen la innovación y mejoren la capacidad de recuperación de una organización.
La gestión de proveedores incluye:
- Compras: Identificación y contratación de posibles proveedores mediante estudios de mercado para garantizar que puedan satisfacer las necesidades de la organización.
- Evaluación: Evaluar las capacidades, la estabilidad financiera, los estándares de calidad, el cumplimiento y la alineación con los valores de la organización de los posibles proveedores.
- Selección: Elegir a los proveedores en función de la calidad, el coste y el servicio, mediante licitaciones competitivas, negociaciones y condiciones contractuales claras.
- Supervisión: Seguimiento del rendimiento de los proveedores mediante auditorías y mediciones periódicas para garantizar el cumplimiento de las obligaciones contractuales y las normas de calidad.
¿Por qué son importantes las relaciones sólidas y duraderas con los proveedores?
La gestión holística de los proveedores es fundamental para las empresas que pretenden lograr eficiencia de costes, agilidad y mitigación de riesgos en toda su cadena de suministro. Un enfoque holístico contribuye a la estrategia empresarial global:
- Garantizar el suministro y mitigar las interrupciones: Mediante una gestión proactiva de los proveedores, las empresas pueden garantizar un acceso constante a bienes y servicios de calidad, reduciendo el riesgo de interrupciones del suministro que pueden afectar a la producción y a la satisfacción del cliente.
- Construir cadenas de suministro más resistentes que soporten la volatilidad: La gestión eficaz de las relaciones con los proveedores ayuda a las empresas a identificar posibles vulnerabilidades en una fase temprana y a desarrollar planes de contingencia, haciendo que la cadena de suministro sea más resistente a los cambios del mercado mundial, las tensiones geopolíticas o las catástrofes naturales.
- Apoyar los planes de crecimiento con la innovación de nuevos productos o la entrada en el mercado: La gestión de proveedores desempeña un papel fundamental a la hora de alinear las compras con los objetivos de crecimiento, como el lanzamiento de nuevos productos o la entrada en nuevos mercados, fomentando relaciones de colaboración que impulsen la innovación y abran las puertas a nuevas oportunidades.
- Impulsar iniciativas de sostenibilidad para reducir las emisiones de carbono de alcance 3: Las relaciones sólidas y eficaces con los proveedores facilitan la colaboración hacia objetivos de sostenibilidad compartidos, reduciendo las emisiones y fomentando prácticas de compra responsables en toda la cadena de suministro.
- Garantizar datos maestros de proveedores precisos y de calidad: Mantener datos fiables y actualizados de los proveedores favorece la toma de decisiones informadas, mejora el cumplimiento y permite una mejor negociación y gestión de riesgos.
En última instancia, un enfoque estratégico de la gestión de proveedores no sólo ayuda a controlar los costes y mejorar la agilidad, sino que también se alinea con objetivos organizativos más amplios relacionados con la innovación, el crecimiento y la sostenibilidad.
Una gestión de proveedores integrada y holística crea valor sostenido. Echa un vistazo a nuestro webinar a la carta sobre gestión holística de proveedores para saber más sobre sus ventajas.
Componentes clave de un sistema de gestión de proveedores a lo largo del ciclo de vida del proveedor
La relación con un proveedor se desarrolla a lo largo de múltiples etapas. Un potente sistema de gestión de proveedores garantiza una colaboración eficaz a lo largo de todo el ciclo de vida del proveedor, desde su incorporación hasta su renovación o salida, fomentando el valor a largo plazo y alineando las contribuciones del proveedor con los objetivos de la organización.
Incorporación de proveedores
La incorporación de proveedores es el paso fundamental del marco, y se centra en la integración sin problemas de los nuevos proveedores en los sistemas y procesos de la organización. Incluye la investigación de posibles proveedores, la recopilación de la documentación esencial, el establecimiento de contratos, la definición de métricas de rendimiento y la garantía del cumplimiento de los requisitos normativos. Una incorporación eficaz garantiza una rentabilidad más rápida, minimiza los errores de incorporación y establece expectativas claras desde el principio.
Colaboración y capacitación de proveedores
La colaboración y la capacitación hacen hincapié en la importancia de establecer una comunicación abierta y bidireccional con los proveedores. Este componente pretende fomentar asociaciones que vayan más allá de las interacciones transaccionales, fomentando la innovación, la mejora de los procesos y la resolución conjunta de problemas. Puede incluir sesiones de planificación compartida, proyectos de codesarrollo e iniciativas de formación para dotar a los proveedores de las herramientas y habilidades necesarias para cumplir los requisitos empresariales en evolución.
Gestión de la información del proveedor (SIM)
La gestión de la información del proveedor (SIM) garantiza la precisión, calidad y accesibilidad de los datos del proveedor a lo largo de toda la relación. Implica mantener registros actualizados de los detalles de los proveedores, las métricas de rendimiento, el estado de cumplimiento y los perfiles de riesgo. Un sistema SIM sólido facilita la toma de decisiones informadas, mejora el cumplimiento y aumenta la visibilidad general de la cadena de suministro, lo que permite a las organizaciones responder con mayor eficacia a los cambios o riesgos del mercado.
Gestión de las relaciones con los proveedores (SRM)
La gestión de las relaciones con los proveedores (SRM) se centra en cultivar relaciones estratégicas a largo plazo con los proveedores clave. Implica una comunicación periódica, revisiones del rendimiento e iniciativas conjuntas para reforzar la confianza, alinear los objetivos e impulsar el valor. El objetivo de la SRM es pasar de las relaciones transaccionales a las de colaboración, aprovechando los conocimientos de los proveedores para la innovación, la optimización de costes y el crecimiento sostenible.
Evaluación del rendimiento de los proveedores
Este componente implica la evaluación continua del rendimiento del proveedor en función de criterios predefinidos, como la calidad, la entrega, el coste y el cumplimiento. La evaluación del rendimiento del proveedor es fundamental para identificar tanto los puntos fuertes como las áreas de mejora. Al hacer un seguimiento regular del rendimiento, las organizaciones pueden proporcionar información, abordar los problemas con prontitud y tomar decisiones informadas sobre renovaciones de contratos, negociaciones o posibles sustituciones de proveedores.
Gestión del ciclo de vida del proveedor
La gestión del ciclo de vida del proveedor supervisa todo el recorrido del proveedor, desde la contratación inicial hasta la posible salida. Incluye la gestión de hitos clave, métricas de rendimiento, comprobaciones de cumplimiento y evaluaciones de riesgos a lo largo del ciclo de vida.
Una gestión holística del ciclo de vida garantiza que los proveedores satisfagan continuamente las necesidades de la empresa y puedan adaptarse a los cambios en los requisitos, la normativa o las condiciones del mercado. Una gestión eficaz del ciclo de vida ayuda a maximizar el valor del proveedor al tiempo que minimiza los riesgos a lo largo de toda la relación.
En nuestro blog sobre gestión del rendimiento de los proveedores (Supplier Performance Management (SPM)), analizamos los pasos y las mejores prácticas para implantar la gestión del rendimiento de los proveedores y cómo la tecnología simplifica el proceso.
Retos en la gestión de proveedores
La gestión de proveedores se enfrenta a una serie de retos que pueden obstaculizar su eficacia. Por ejemplo, el estudio de Forrester encontró que el 49% de los líderes dijo que la falta de sistemas que permitan una colaboración eficiente y escalable en la cadena de suministro limita su capacidad para gestionar a los proveedores de manera efectiva. La resistencia a la transformación digital, en la que tanto los equipos internos como los proveedores pueden preferir los métodos tradicionales, puede ralentizar la adopción de nuevos sistemas y limitar dicha colaboración.
Otro problema importante es la falta de visibilidad de los proveedores. La falta de información sobre los procesos y el rendimiento de los proveedores dificulta la toma de decisiones informadas. Esto se ve agravado por los problemas de gestión de datos y transparencia, ya que los datos fragmentados o inexactos pueden dar lugar a riesgos de cumplimiento y a la pérdida de oportunidades de mejora de los costes o la calidad.
Las barreras culturales y geográficas -como las diferencias de idioma, husos horarios y normas culturales- pueden provocar lagunas de comunicación y expectativas desajustadas, lo que afecta a las relaciones con los proveedores. Por otra parte, las perturbaciones de la cadena de suministro mundial debidas a tensiones geopolíticas, catástrofes naturales o pandemias pueden crear escasez repentina o cuellos de botella logísticos.
Equilibrar el coste, la calidad y la agilidad es también un reto persistente. Además, la gestión del riesgo de los proveedores y el cumplimiento de las normativas exige muchos recursos, lo que obliga a las organizaciones a navegar por distintas normativas, estándares e incertidumbres geopolíticas en una base de proveedores diversa.
Afortunadamente, hay medidas que puede tomar para hacer frente a estos retos persistentes.
5 pasos para modernizar la gestión de proveedores
Los siguientes pasos esbozan estrategias esenciales para superar retos comunes, optimizar las relaciones con los proveedores y construir una cadena de suministro más resistente:
- Controlar los datos de los proveedores: Las organizaciones a menudo se enfrentan a datos de proveedores dispersos y propensos a errores en todos los sistemas, lo que dificulta el seguimiento preciso del gasto. Aunque las herramientas de análisis de gastos ayudan a racionalizar los datos, no abordan los problemas de fondo. La implantación de la gestión de datos maestros de proveedores (master data management), idealmente integrada con las suites de gestión de gastos, unifica los datos y corrige las imprecisiones en origen.
- Permitir una visibilidad de 360 grados: Para lograr una visibilidad total es necesario conocer el riesgo, el rendimiento y el cumplimiento de las normas ESG de los proveedores, tanto de los nuevos como de los ya existentes. Muchas organizaciones avanzadas luchan con sistemas S2P fragmentados que crean silos de datos. Un enfoque más eficaz es un modelo de centro y radios, utilizando una plataforma central que unifique los datos de los proveedores e integre fuentes externas como las puntuaciones financieras. Los directivos deben evaluar las suites integradas para garantizar la escalabilidad y la unificación de datos sin fisuras.
- Maper su subnivel: La mayoría de los riesgos de la cadena de suministro, incluidas las interrupciones y los problemas éticos, existen en los proveedores subnivel, donde a menudo falta visibilidad. La tecnología S2P puede automatizar el mapeo de subniveles, enriqueciendo los datos con métricas de riesgo e identificando dependencias comunes para mejorar la evaluación de riesgos.
- Permitir una colaboración eficaz y escalable: La colaboración debe abarcar todo el ciclo de vida del proveedor, desde la planificación de nuevos productos hasta los pagos, con el apoyo de herramientas digitales que permitan compartir información de forma segura y planes de acción conjuntos. Meritor, por ejemplo, digitalizó todo el ciclo de vida de sus proveedores para mejorar la colaboración y acelerar el lanzamiento de productos.
- Incentivar el comportamiento adecuado: Los indicadores clave de rendimiento de las adquisiciones deben recompensar la sostenibilidad, la reducción de las interrupciones y las innovaciones, en lugar de limitarse a reducir costes. Los proveedores también necesitan incentivos para innovar y colaborar, como pagos puntuales, flexibilidad y acceso a los sistemas necesarios. Un programa de elección del cliente puede ayudar a fomentar la transparencia y los beneficios mutuos.
Descargue el informe de Forrester «Reacción en cadena: La gestión holística de proveedores es clave para el éxito empresarial», para saber más sobre estas estrategias.
Ayudamos a San Diego a agilizar la gestión de proveedores
El Departamento de Compras y Contratación del Condado de San Diego presta servicio a más de 3 millones de residentes, apoyando a 48 departamentos con bienes y servicios esenciales. Enfrentados a retos con una visibilidad limitada debido a un sistema BuyNet interno que carecía de datos cruciales sobre el tamaño de la empresa y datos demográficos de los proveedores, tenían dificultades para realizar una evaluación exhaustiva de los proveedores.
En colaboración con Ivalua, el condado puso en práctica un enfoque de compra de mejor valor para mejorar la toma de decisiones, utilizando una fuente de datos centralizada para mejorar la divulgación y la evaluación de los proveedores. Esta colaboración también permitió al departamento acceder a una comunidad del sector público para compartir conocimientos y apoyo, fomentando la colaboración y ampliando el compromiso con diversos proveedores de toda la región.
«El modelo de relación con proveedores de Ivalua ha sido una parte clave de nuestra estrategia para comprometernos con la comunidad y las pequeñas empresas de nuestra región».
Jack Pellegrino, Director de Compras y Contratación, Condado de San Diego, CA
Lea el estudio completo del caso de San Diego.
Cómo las soluciones de gestión de proveedores de Ivalua permiten una gestión eficaz de los proveedores
Las soluciones de gestión de proveedores de Ivalua permiten a las organizaciones gestionar todos los proveedores y gastos a través de una única plataforma unificada que impulsa la visibilidad, la eficiencia y la colaboración.
Como señala Forrester, «la estrategia de Ivalua es ayudar a los clientes a gestionar todos sus gastos con todos sus proveedores a través de una plataforma SVM unificada, sustentada en la transparencia, la adopción, la eficiencia y la colaboración». Este enfoque integral simplifica las complejas redes de proveedores y respalda los objetivos estratégicos, desde el cumplimiento hasta la innovación.
Entre las principales características del software de gestión de proveedores de Ivalua se incluyen:
- Los sólidos portales de proveedores de Ivalua permiten una comunicación, colaboración e intercambio de datos fluidos, y proporcionan a los proveedores acceso directo para gestionar sus perfiles, actualizar certificaciones y participar en evaluaciones de rendimiento
- Ivalua aprovecha la IA generativa para optimizar la gestión de proveedores mediante el análisis de datos históricos, la predicción de riesgos y la sugerencia de mejoras en la selección de proveedores y la colaboración.
- Ivalua mantiene un único registro por proveedor, integrando información de diversas fuentes para garantizar la precisión y coherencia de los datos, y apoyar la evaluación holística del rendimiento, la supervisión del cumplimiento y la evaluación de riesgos.
- Las capacidades analíticas de Ivalua permiten a los usuarios realizar un seguimiento en tiempo real del rendimiento, el cumplimiento, las métricas de riesgo y las iniciativas de sostenibilidad. Los cuadros de mando personalizables proporcionan información práctica, lo que permite a las organizaciones tomar decisiones informadas rápidamente.
Para obtener información más detallada sobre las soluciones de gestión de proveedores de Ivalua, descarga nuestra ficha técnica de gestión de proveedores.
Transforma la gestión de proveedores con Ivalua
La gestión eficaz de los proveedores es esencial para mejorar el rendimiento, reducir los riesgos e impulsar la innovación en las cadenas de suministro. Las estrategias clave incluyen obtener el control de los datos de los proveedores, permitir una visibilidad de 360 grados, mapear los subniveles, fomentar la colaboración e incentivar los comportamientos deseados. El éxito requiere un compromiso continuo para perfeccionar los procesos y aprovechar la tecnología.
Para desarrollar una estrategia sólida de gestión de proveedores, empiece por adoptar una plataforma unificada como la de Ivalua, que ofrece herramientas y conocimientos completos. ¿Está listo para transformar su enfoque de gestión de proveedores? Explora nuestra demostración de gestión de proveedores y vea Ivalua en acción.
