Elegir las herramientas Source-to-Pay (S2P) adecuadas puede resultar abrumador. Requiere hacer malabarismos con múltiples prioridades: unificar sistemas, mejorar la visibilidad, reducir el riesgo y demostrar el retorno de la inversión en cada fase del proceso de compra.
¿Por dónde empezar y qué funciones son realmente importantes en una plataforma S2P moderna?
En este blog, repasamos las herramientas más importantes para apoyar cada etapa del ciclo de vida S2P y lo que debe buscar en una solución preparada para la empresa.
Puntos clave
- Las plataformas Source-to-Pay proporcionan visibilidad y control de principio a fin, ayudando a las organizaciones a agilizar las compras, reducir el riesgo e impulsar el valor estratégico a lo largo del ciclo de vida de las compras.
- Las herramientas S2P adecuadas son altamente configurables y escalables, y admiten la integración con ERP, AP y otros sistemas, al tiempo que se adaptan a tus procesos únicos y a tu nivel de madurez.
- El éxito depende de la elección de una plataforma que unifique los datos, simplifique la experiencia del usuario y apoye la colaboración interfuncional.
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Source-to-Pay Tools: Los problemas que resuelve un proceso de aprovisionamiento integrado
Los sistemas desconectados, las soluciones manuales y la visibilidad limitada crean fricciones en todas las fases del proceso de aprovisionamiento. Pero una plataforma Source-to-Pay unificada está diseñada para eliminar estas ineficiencias y ayudar a tu equipo a moverse más rápido, trabajar de forma más inteligente y tomar mejores decisiones.
He aquí un rápido vistazo a siete retos comunes de aprovisionamiento y las capacidades que los abordan. Analizaremos cada uno de ellos con más detalle en las secciones siguientes.
| Desafío de Compras | Lo que resuelve una plataforma S2P integrada |
| Datos de proveedores aislados | Gestión centralizada de proveedores y visibilidad de riesgos |
| Processos de sourcing lentos o inconsistentes | Sourcing optimizado y estandarizado con flujos de trabajo guiados |
| Visibilidad limitada de contratos | Gestión digital del ciclo de vida del contrato con acceso en tiempo real, alertas e informes |
| Gastos fuera de contrato o no autorizados | Mayor cumplimiento mediante contratos, catálogos y controles de políticas |
| Gestión manual de facturas y pagos atrasados | Facturación automatizada con conciliación triple y opciones de pago anticipado |
| Poca alineación presupuestaria y previsión ineficaz | Seguimiento del gasto en tiempo real y herramientas de planificación |
| Baja adopción entre equipos y unidades de negocio | Interfaz intuitiva, acceso basado en roles y colaboración integrada |
Ventajas del uso de herramientas Source-to-Pay
Una plataforma S2P integrada aporta ventajas cuantificables en todas las fases del ciclo de vida de las compras, entre las que se incluyen:
- Aumento de la eficiencia: los flujos de trabajo automatizados, los datos centralizados y las transferencias fluidas entre las fases de compra, contratación, adquisición y pago eliminan el esfuerzo manual y reducen la duración de los ciclos.
- Ahorro de costes y reducción del gasto inconstante: al mejorar la visibilidad y el control, las herramientas S2P ayudan a aplicar las políticas de compra y a impulsar el cumplimiento de los contratos. También pueden ayudar a sacar a la luz oportunidades de ahorro.
- Mitigación de riesgos y cumplimiento de la normativa: los indicadores de riesgo incorporados, las pistas de auditoría y los controles de políticas garantizan que las compras se mantengan alineadas con las normas internas y las regulaciones externas.
- Mejora de las relaciones con los proveedores y de la colaboración: con una plataforma compartida para la incorporación, el seguimiento del rendimiento y la comunicación, los proveedores están más comprometidos y alineados, lo que conduce a un mejor servicio y a asociaciones de proveedores más sólidas.
- Mejor toma de decisiones basada en datos: la visibilidad integral del rendimiento de los proveedores, las tendencias de gasto y la exposición al riesgo le ayuda a tomar decisiones basadas en datos y a reducir la exposición al riesgo.
En conjunto, estas ventajas constituyen un argumento de peso a favor del software Source-to-Pay. La tabla ofrece una visión más detallada de cómo las herramientas S2P pueden resolver algunos de los problemas y riesgos de aprovisionamiento más complejos.
| Problema | Riesgo para Compras | Beneficios de una solución S2P integrada |
| Información de proveedores dispersa y sin visibilidad de riesgos | Riesgos ocultos de incumplimiento o fallos en entregas | Visión unificada de los proveedores con alertas de riesgo en tiempo real |
| Procesos de sourcing y RFX manuales | Retrasos en la contratación y menor eficiencia | Sourcing automatizado con trazabilidad y registros listos para auditoría |
| Contratos dispersos y sin control de versiones | Pérdida de compromisos contractuales y falta de consistencia | Repositorio centralizado con control de versiones y notificaciones clave |
| Gasto fuera de contrato y baja adherencia a políticas | Pérdida de ahorro y exposición a incumplimientos | Compras guiadas con catálogos y reglas de control integradas |
| Procesamiento de facturas lento y con errores | Pagos atrasados y deterioro en la relación con proveedores | Facturación electrónica con validaciones y gestión de excepciones |
| Retrasos en pagos y escasa visibilidad del flujo de caja | Oportunidades de descuento perdidas y dificultades en la planificación | Gestión integrada de pagos y visibilidad en tiempo real del flujo de caja |
| Falta de visibilidad global del rendimiento de proveedores | No se detectan áreas de mejora ni se gestionan riesgos | Paneles centralizados con análisis del gasto en todo el ciclo de vida |
Ahora que hemos hablado de las ventajas de una plataforma S2P, vamos a profundizar en las herramientas y funciones que tienen un mayor impacto a la hora de agilizar y mejorar el aprovisionamiento desde el origen hasta el pago.
Herramientas clave Source-to-Pay a lo largo de todo el ciclo de vida del aprovisionamiento
Source-to-Pay no es un flujo de trabajo único, sino un ciclo de vida conectado que abarca desde la incorporación del proveedor hasta el pago final. Para ser eficaz a nivel empresarial, tu plataforma debe dar soporte a cada fase con herramientas que funcionen juntas a la perfección.
Las funciones que se indican a continuación se adaptan a cada fase del proceso Source-to-Pay, lo que ayuda a los equipos a agilizar las operaciones, reducir los riesgos e impulsar un valor cuantificable en toda la empresa.
Gestión de proveedores
Un proceso Source-to-Pay eficaz empieza y termina con los proveedores. Por eso es esencial gestionar los datos, los riesgos y el rendimiento de los proveedores en una plataforma unificada.
Incluso un solo proveedor que no cumpla las normas o tenga un rendimiento insuficiente puede causar graves problemas, y cuando la información está dispersa en hojas de cálculo, correos electrónicos y sistemas aislados, es casi imposible responder con rapidez o evaluar a los proveedores de forma coherente.
Con una sólida solución de gestión de proveedores, los equipos de compras obtienen una visión completa de la salud de los proveedores y pueden actuar con mayor rapidez cuando surgen problemas.
Funciones clave
- Incorporación de proveedores: digitalice y agilice los flujos de trabajo de incorporación, garantizando que los proveedores cumplen los requisitos desde el primer día.
- Riesgo de los proveedores: supervise el riesgo financiero, operativo y de cumplimiento en tiempo real, con alertas automáticas para señales de alto riesgo.
- Gestión del rendimiento de los proveedores: realice un seguimiento de los indicadores clave de rendimiento (KPI) y de los comentarios en todas las unidades de negocio para garantizar evaluaciones coherentes y precisas a lo largo del tiempo.
Por qué es crucial
- Las interrupciones causadas por proveedores de bajo rendimiento o alto riesgo son costosas.
- El seguimiento manual a través de los sistemas reduce la supervisión y ralentiza las decisiones.
- Los puntos de vista fragmentados conducen a una evaluación incoherente.
Qué hay que priorizar
- Señales de riesgo en tiempo real para detectar problemas con antelación
- Criterios de evaluación coherentes en todas las categorías y regiones
- Incorporación sin fisuras que se conecta a los flujos de trabajo de compras, contratos y cumplimiento
Ejemplo del mundo real
Los equipos de compras que utilizan Ivalua se benefician de tarjetas de puntuación centralizadas y documentación de incorporación para crear una única fuente de verdad para cada proveedor. Las alertas se activan automáticamente cuando caducan las certificaciones clave o cuando las métricas de rendimiento caen por debajo del objetivo, lo que provoca revisiones programadas y una mitigación proactiva de los riesgos.
Compras estratégicas
Desde la creación de RFX hasta la evaluación de ofertas y la adjudicación, el software de compras estratégicas ayuda a garantizar que cada evento de abastecimiento se ejecute de manera eficiente y transparente.
¿Por qué es importante? Porque los procesos de compra incoherentes pueden dar lugar a decisiones sesgadas, ahorros perdidos y una selección de proveedores que no se ajuste a los requisitos de riesgo o cumplimiento. Sin una pista de auditoría clara o un modelo de puntuación estandarizado, es difícil extender las mejores prácticas a toda la empresa.
Funciones clave
- Automatización de RFX: estandarice y automatice los procesos de RFI, RFP y RFQ con plantillas integradas y pasos guiados.
- Puntuación de proveedores y evaluación de ofertas: utilice criterios ponderados para comparar las ofertas de forma objetiva y alinearlas con los objetivos de coste, calidad o sostenibilidad.
- Colaboración entre departamentos: permite que los departamentos de compras, jurídico, financiero y otros interesados revisen y opinen sobre las decisiones en tiempo real.
Por qué es crucial
- Garantiza la transparencia y la equidad en la selección de proveedores
- Agiliza la compra en todas las unidades de negocio y regiones
- Reduce el tiempo de ciclo y ayuda a eliminar los sesgos de evaluación
Qué priorizar
- Plantillas configurables que agilizan la creación de eventos
- Modelos de puntuación ponderada para decisiones objetivas y basadas en criterios
- Integración con datos de proveedores y contratos para informar las adjudicaciones con un contexto completo
Ejemplo del mundo real
Los equipos de aprovisionamiento automatizan la puntuación de las ofertas utilizando criterios predefinidos como el coste, el rendimiento ESG y la capacidad de producción para que cada decisión de adjudicación esté basada en datos y alineada con las prioridades de la organización.
Gestión de contratos
Las herramientas de gestión de contratos ayudan a mantener la coherencia en el almacenamiento, seguimiento y control de los contratos con proveedores, y aportan estructura y visibilidad a todas las fases del proceso. Ayudan a evitar condiciones obsoletas o renovaciones no realizadas, reduciendo el riesgo de cumplimiento y el gasto fuera de contrato.
Con un enfoque centralizado, los equipos jurídicos y de compras pueden colaborar eficazmente para realizar un seguimiento de las nuevas líneas, gestionar las aprobaciones y almacenar los contratos definitivos junto con los datos de compras y proveedores. La integración con los departamentos de compras y aprovisionamiento garantiza que las condiciones negociadas se mantengan hasta tu ejecución.
Funciones clave
- Creación de contratos: cree contratos utilizando bibliotecas de cláusulas, plantillas preaprobadas y flujos de trabajo guiados para garantizar la coherencia y reducir el riesgo legal.
- Flujos de trabajo de aprobación de contratos: automatice y realice un seguimiento de las aprobaciones a varios niveles con enrutamiento, notificaciones y registros de auditoría integrados.
- Depósito central de contratos: almacene todos los contratos en una única ubicación con capacidad de búsqueda, control de versiones y etiquetado de metadatos para facilitar el acceso y la generación de informes.
Por qué es crucial
- Reduce el riesgo legal y de cumplimiento
- Acelera los ciclos de negociación y renovación
- Evita los compromisos fuera de contrato y los ahorros perdidos
Qué priorizar
- Control de versiones para gestionar las ediciones y redacciones en todos los equipos
- Repositorio con capacidad de búsqueda para encontrar contratos y cláusulas al instante
- Flujos de trabajo de revisión interfuncionales para agilizar las aprobaciones y garantizar la alineación
Ejemplo del mundo real
Los equipos jurídicos y de compras colaboran en la plataforma, redactan los contratos, gestionan el historial de versiones y completan las aprobaciones sin salir del sistema. Esto mantiene la transparencia de los procesos, acelera las negociaciones y garantiza que todas las condiciones sean ejecutables y accesibles.
e-Procurement
Las herramientas de automatización de e-Procurement aportan control y simplicidad al proceso de compra, facilitando a los empleados el cumplimiento de las políticas sin dejar de ser productivos. Guían a los usuarios a través de vías de compra conformes y automatizan las aprobaciones, garantizando que cada solicitud se ajuste al presupuesto y a los objetivos empresariales de la organización.
Por el contrario, cuando faltan los controles adecuados, las organizaciones pueden experimentar gastos inconstantes, retrasos en las aprobaciones y falta de visibilidad sobre lo que se compra y por qué. eProcurement resuelve esto integrando los controles en la propia experiencia de compra.
Funciones clave
- Catalogs: ofrezca compras guiadas a través de catálogos de proveedores aprobados, con precios contractuales y opciones alineadas con las políticas.
- Solicitudes de compra: permite a los usuarios solicitar tanto artículos de catálogo como de otro tipo, con comprobaciones automatizadas de presupuesto y cumplimiento.
- Aprobaciones: dirija las solicitudes a través de flujos de trabajo configurables y basados en funciones, con seguimiento del estado y notificaciones en tiempo real.
Por qué es crucial
- Mejora el cumplimiento de las políticas integrando controles en el proceso de solicitud
- Reduce el gasto inconstante guiando a los usuarios hacia las opciones aprobadas
- Permite el control del presupuesto en el punto de solicitud, no a posteriori
Qué priorizar
- Visibilidad del presupuesto en tiempo real para evitar el gasto excesivo
- Lógica de aprobación basada en roles para dirigir las solicitudes de forma eficiente y precisa
- Interfaz de usuario intuitiva para compradores para aumentar la adopción y reducir la carga de soporte
Ejemplo real
Los usuarios finales navegan por catálogos guiados para crear solicitudes de compra, mientras el sistema comprueba automáticamente los presupuestos y las rutas para tu aprobación, garantizando el cumplimiento sin supervisión manual.
Facturación
El software de facturación garantiza que todo lo que se pide, se recibe y se factura esté alineado, sin atascar a los equipos con revisiones manuales. Además, permite automatizar las facturas desde tu recepción hasta tu validación y aprobación, para que pueda procesar los pagos con mayor rapidez y reducir los errores y los riesgos.
Con el enrutamiento automatizado, las facturas a las que les faltan órdenes de compra o no coinciden se marcan, anotan y envían al aprobador adecuado, manteniendo el proceso en movimiento sin comprometer el control.
Funciones clave
- Cotejo de 3 vías: coteje automáticamente las facturas con los pedidos y recibos para garantizar la exactitud antes del pago.
- Gestión de excepciones: identifique las discrepancias o los datos que faltan y envíelos a la parte interesada adecuada con notas contextuales.
- Integración con ERP: sincronice las facturas de todos los sistemas en tiempo real para mantener una única fuente de información para los departamentos financieros y de compras.
Por qué es crucial
- Recorta el tiempo de procesamiento manual y reduce los errores humanos
- Señala las discrepancias antes de que se emita el pago
- Facilita el cumplimiento y simplifica las auditorías con una trazabilidad completa.
Qué priorizar
- Reglas de tolerancia para determinar qué discrepancias deben revisarse
- Flujos de trabajo configurables para enrutar las excepciones de forma eficiente
- Sincronización multi-ERP para centralizar la visibilidad y el control en todas las unidades de negocio
Ejemplo del mundo real
Cuando llega una factura sin un pedido, el sistema la marca automáticamente, añade una nota de excepción y la enruta al aprobador correcto, garantizando una rápida resolución sin romper el flujo de trabajo de pago.
Pagos
Los pagos pueden ser el último paso en el proceso «de la fuente al pago», pero es donde se puede obtener -o perder- valor real.
Las herramientas de pago estratégicas le ayudan a ir más allá de la mera emisión de cheques para gestionar activamente el flujo de caja, obtener descuentos y reforzar tus relaciones con los proveedores.
Funciones clave
- Descuento dinámico: permite ofertas de pago anticipado basadas en las condiciones del proveedor, mejorando los márgenes y apoyando al mismo tiempo el flujo de caja del proveedor.
- Programación de pagos: gestione el calendario de pagos entre proveedores, zonas geográficas y divisas para optimizar la liquidez.
- Integración de tesorería: garantice la coordinación en tiempo real con los sistemas de tesorería y AP para una planificación y ejecución precisas.
Por qué es crucial
- Reduce la fricción de los pagos y el esfuerzo manual
- Captura los descuentos por pronto pago para impulsar el ahorro
- Da soporte a la planificación de la liquidez y la optimización del capital circulante
Qué priorizar
- Seguimiento del estado en tiempo real para la visibilidad de los pagos en todos los sistemas
- Integración con los sistemas de AP para agilizar el procesamiento y garantizar la precisión
- Opciones de remesas flexibles para dar soporte a las preferencias de los proveedores y los requisitos globales.
Ejemplo del mundo real
Los compradores utilizan herramientas de pago automatizadas para activar ofertas de pago anticipado basadas en las condiciones negociadas y el presupuesto disponible. Como resultado, los pagos se convierten más en una palanca estratégica para ahorrar y crear buena voluntad con tus mejores proveedores.
Análisis de gastos
El análisis de gastos proporciona a los equipos de compras la información que necesitan para tomar decisiones más inteligentes en las negociaciones con proveedores y de aprovisionamiento, así como en la elaboración de presupuestos y el cumplimiento de normativas. Ayuda a transformar los datos brutos de las transacciones en inteligencia procesable, sacando a la luz las tendencias e identificando los riesgos.
Las soluciones sólidas de gestión del gasto deben incluir cuadros de mando en tiempo real, clasificación automatizada y una estrecha integración con los sistemas de aprovisionamiento y finanzas. Estas funciones garantizan que los equipos puedan actuar con rapidez a partir de información precisa y basada en datos.
Funciones clave
- Análisis e informes: realice un seguimiento de los indicadores clave de rendimiento, las tendencias y las oportunidades de ahorro de costes con paneles visuales dinámicos.
- Visibilidad y clasificación del gasto: clasifique y agregue datos entre categorías, proveedores y unidades de negocio para obtener una visión unificada del gasto total.
- Seguimiento del cumplimiento: identifique los gastos fuera de contrato y mida el cumplimiento de las políticas y los contratos.
Por qué es crucial
- Permite tomar decisiones más inteligentes en materia de compras, previsiones y presupuestos
- Identifica con antelación los gastos fuera de contrato y los que incumplen la normativa
- Proporciona datos fiables para apoyar las negociaciones con los proveedores y la planificación de riesgos.
Qué priorizar
- Acceso al panel de control en tiempo real para una supervisión y elaboración de informes proactivas
- Lógica de clasificación automatizada para agilizar el análisis y mantener la precisión
- Integración con compras y finanzas para obtener un conjunto de datos completo y fiable
Ejemplo del mundo real
Los equipos de compras utilizan el panel de control de análisis de gastos todo en uno de Ivalua para realizar un seguimiento de los gastos de cola, marcar categorías de bajo cumplimiento y descubrir nuevas oportunidades para reducir costes y consolidar proveedores.
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Cómo elegir la herramienta S2P adecuada para tu empresa
Entonces, ¿cómo encontrar la plataforma adecuada para respaldar los objetivos de tu organización, adaptarse a tus necesidades y capacitar a tus equipos? A continuación encontrará cinco criterios clave que debe tener en cuenta a la hora de evaluar las soluciones.
Capacidades de integración (ERP, AP, CRM)
Una plataforma Source-to-Pay es tan fuerte como tu capacidad para conectarse con el resto de tu ecosistema. Busque herramientas que se integren perfectamente con tu ERP, sistemas de cuentas a pagar y plataformas CRM.
La sincronización de datos en tiempo real entre estos sistemas garantiza que el aprovisionamiento se mantenga alineado con las finanzas, al tiempo que reduce el trabajo manual y permite la elaboración de informes precisos. Las API, los conectores nativos y las integraciones preconstruidas son indicadores de una interoperabilidad sólida.
Escalabilidad para las necesidades de la empresa
A medida que evoluciona tu función de aprovisionamiento, tu plataforma S2P debe evolucionar con ella. Tu plataforma debe soportar estructuras multientidad, volúmenes de datos crecientes y un número de usuarios cada vez mayor.
Considere soluciones con implementaciones empresariales probadas, configuraciones flexibles y capacidades de soporte global.
Funciones de cumplimiento y auditoría
La presión normativa y las políticas de riesgo internas exigen controles de cumplimiento sólidos. La solución S2P adecuada debe ofrecer registros de auditoría completos, acceso basado en permisos y aplicación automatizada de políticas en la gestión de compras, contratos, pagos y proveedores.
Estas funciones ayudan a que las actividades de aprovisionamiento de tu organización sigan siendo transparentes y conformes a las normas.
Experiencia del usuario y formación/adopción
Una plataforma potente sólo aporta valor si los equipos la utilizan realmente. Priorice las soluciones con una interfaz de usuario moderna e intuitiva, cuadros de mando personalizables y flujos de trabajo guiados que simplifiquen las tareas complejas.
Además, las herramientas de formación integradas y la ayuda contextual, así como el acceso basado en funciones, simplifican el proceso de incorporación de nuevos usuarios y contribuyen a aumentar la adopción.
Madurez de las compras y alineación de la hoja de ruta
La estrategia de compras de tu organización debe guiar tu elección de tecnología S2P. Considere dónde se encuentra actualmente (con procesos manuales, visibilidad limitada o sistemas en silos) y dónde quiere que esté tu organización. Busque plataformas que puedan respaldar tu hoja de ruta con capacidades modulares, información impulsada por IA e innovación que se adapte a tu ritmo de transformación.
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Maximice el valor estratégico con una plataforma S2P unificada y escalable
Impulsar el valor estratégico a lo largo de todo el ciclo «de la fuente al pago» requiere algo más que una colección de herramientas. Exige una plataforma unificada y configurable que ofrezca visibilidad y control de principio a fin. Al integrarse a la perfección con ERP, AP y otros sistemas empresariales, las soluciones S2P modernas agilizan los procesos de compra, reducen el riesgo y se adaptan a los flujos de trabajo y al nivel de madurez únicos de tu organización.
De hecho, según el “Informe de Impacto Económico Total de Forrester”, las organizaciones que utilizan Ivalua han logrado un retorno de la inversión (ROI) del 393%, gracias a estas ventajas. Con una experiencia de usuario simplificada, datos centralizados y soporte integrado para la colaboración interfuncional, Ivalua permite a los equipos tomar decisiones más rápidas e inteligentes en cada etapa del ciclo de vida de las compras.
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Preguntas frecuentes sobre las herramientas Source-to-Pay
¿Cómo se integran las herramientas Source-to-Pay con los sistemas ERP existentes?
Las herramientas Source-to-Pay modernas se integran con los sistemas ERP a través de API, conectores o middleware, permitiendo el intercambio de datos en tiempo real. Se puede acceder fácilmente a la información de compras, finanzas y proveedores y compartirla de forma segura, sin interrumpir los flujos de trabajo existentes.
¿Qué nivel de configurabilidad debo esperar de una plataforma Source-to-Pay?
Una plataforma S2P sólida debe ofrecer una configuración sin código para flujos de trabajo, formularios, reglas de aprobación y funciones de usuario, de modo que pueda adaptar la solución a tus necesidades empresariales sin tener que depender en gran medida de TI.
¿Puede una plataforma gestionar realmente todo el ciclo de vida de las compras?
Sí. Una plataforma S2P integral está diseñada para gestionarlo todo, desde la compra y la compra hasta la facturación y los pagos, con análisis integrados y gestión de proveedores para garantizar una visibilidad y un control totales.
¿Cuál es la diferencia entre S2P y P2P?
Source-to-Pay (S2P) abarca todo el ciclo de vida de las compras, incluidas las compras, la contratación y la gestión de proveedores, mientras que Procure-to-Pay (P2P) se centra en las compras, la facturación y los pagos.
¿Cuánto suele durar la implantación?
Los plazos de implantación varían en función del alcance y la complejidad, pero las plataformas S2P de nivel empresarial suelen tardar entre tres y nueve meses, con implantaciones modulares que permiten una adopción por fases.
Más información
Blogs:
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