Maverick Spending, o la práctica de realizar compras no autorizadas al margen de los contratos negociados, plantea un reto importante a las organizaciones de compras, ya que socava tus planes estratégicos de gasto y erosiona el ahorro de costes.
Un dato estadístico asombroso pone de relieve la magnitud del problema: las empresas pueden perder hasta un 10-20% de tus ahorros debido al gasto inconstante, según los analistas de compras. El gasto inconstante incontrolado no sólo infla los costes, sino que también perturba las relaciones con los proveedores y los procesos de Compras, lo que provoca ineficiencias y una falta de cumplimiento que puede afectar gravemente a los resultados y a la integridad operativa de una organización.
El gasto descontrolado puede hacer descarrilar rápidamente la salud financiera de tu organización. Esta entrada del blog se sumerge en los riesgos del gasto inconstante, explora por qué se produce y ofrece estrategias prácticas para frenar los gastos innecesarios antes de que afecten a tu cuenta de resultados. Lea a continuación las ideas prácticas para salvaguardar tu presupuesto y mejorar la eficiencia financiera.
¿Qué es el Maverick Spending?
El gasto inconstante se refiere a las actividades de compra no autorizadas o inconstantes que se producen fuera de los procesos y directrices de aprovisionamiento establecidos dentro de una organización. Normalmente se trata de compras realizadas por empleados sin seguir los procedimientos de Compras adecuados, como pasar por alto a proveedores aprobados, no obtener las aprobaciones necesarias o realizar compras por encima de los umbrales de gasto predefinidos sin la debida autorización.
El gasto inconstante puede tener varias consecuencias negativas para las organizaciones, como el aumento de los costes, la pérdida de poder de negociación con los proveedores preferentes, los riesgos de cumplimiento y la falta de visibilidad y de control sobre el gasto. Aumenta los costes, ya que las compras se realizan a menudo a precios no contratados o sin descuentos negociados, lo que da lugar a precios inflados de los bienes o servicios en comparación con los acuerdos establecidos. Esto se acumula con el tiempo, lo que provoca un aumento general de los gastos de la organización.
Eludir los procesos de Compras aprobados y los proveedores preferentes significa perder oportunidades de aprovechar descuentos por volumen o medidas de ahorro, lo que disminuye el poder adquisitivo de la empresa y puede dar lugar a gastos innecesarios. Los excesos presupuestarios también son consecuencias comunes, ya que las compras no autorizadas se acumulan fuera de los gastos previstos, lo que ejerce presión sobre los recursos financieros y puede causar problemas de liquidez.
Además, los recursos desviados a la gestión de actividades de gastos inconformistas, como el procesamiento de facturas no autorizadas o la resolución de problemas de cumplimiento, se desvían de las funciones críticas del negocio, obstaculizando la eficiencia operativa y la productividad. Y en el peor de los casos, los gastos irregulares podrían exponer a las empresas a riesgos de cumplimiento legal y normativo, lo que podría dar lugar a sanciones, multas y daños a la reputación.
Unas estrategias y controles de compras eficaces son esenciales para reducir el gasto inconstante y garantizar que el proceso de compras se ajusta a los objetivos de la organización y a las normas de cumplimiento:
- Control de costes: Al adherirse a los procesos de Compras establecidos y negociar contratos con proveedores preferentes, las empresas pueden optimizar los costes y maximizar las oportunidades de ahorro.
- Gestión presupuestaria: Al evitar que las compras no autorizadas se acumulen fuera de los gastos planificados, las organizaciones pueden mantener la disciplina presupuestaria y evitar excesos presupuestarios que podrían sobrecargar los recursos financieros y obstaculizar las iniciativas estratégicas.
- Eficiencia operativa: Al agilizar los procesos de Compras y hacer cumplir las políticas y procedimientos establecidos, las organizaciones pueden asignar los recursos de forma más eficaz.
- Cumplimiento y gestión de riesgos: El cumplimiento de las políticas de compras, los acuerdos contractuales y las normativas del sector ayuda a las organizaciones a evitar costosas sanciones, multas y daños a la reputación, al tiempo que las protege frente a posibles responsabilidades legales.
- Relaciones con los proveedores: Al fomentar las asociaciones de colaboración y adherirse a los acuerdos establecidos con los proveedores, las organizaciones pueden fortalecer las relaciones con los proveedores, impulsar el valor y desbloquear las oportunidades de innovación.
¿Cómo se produce el Maverick Spending?
El gasto inconstante o Maverick Spending en las empresas suele deberse a múltiples factores. Una causa común es la falta de familiaridad de los empleados con las políticas y procedimientos de compra establecidos, o con los proveedores homologados, lo que da lugar a decisiones de compra autónomas.
En algunos casos, los empleados eluden los canales de contratación estándar debido a plazos apremiantes o cuando los procedimientos formales les parecen onerosos, confusos o ineficaces, lo que les tienta a buscar alternativas más rápidas o fáciles de utilizar.
Este deseo de eludir los protocolos tradicionales también puede deberse a la percepción de que las normas de contratación son excesivamente rígidas, lo que impulsa al personal a saltárselas para adquirir una sensación de autonomía o disfrutar de más margen de maniobra a la hora de tomar decisiones de compra.
La formación insuficiente sobre las políticas y procedimientos de compras es otro de los culpables. Los empleados pueden incurrir inadvertidamente en gastos inconstantes debido a la falta de comprensión de los protocolos de contratación adecuados. Además, un software de Compras, unas herramientas o unos procesos de contratación anticuados o ineficaces pueden disuadir a los empleados de seguir los procedimientos adecuados, llevándoles a buscar métodos alternativos para adquirir bienes o servicios.
También hay razones altruistas para el gasto inconformista. Los empleados pueden tener relaciones con proveedores o vendedores específicos fuera de los canales aprobados, lo que les lleva a realizar gastos inconducentes para mantener estas relaciones.
Las necesidades urgentes o los requisitos inesperados también pueden impulsar el gasto inconstante, ya que los proyectos urgentes o los acontecimientos imprevistos crean presión para adquirir bienes o servicios rápidamente, a menudo dando prioridad a la velocidad sobre el cumplimiento de las políticas de Compras.
Sea cual sea el motivo, abordar las causas de raíz puede ayudar a mitigar la aparición de actividades de compra no autorizadas.
¿Cuáles son los 3 tipos diferentes de gasto inconformista?
El gasto inconformista se manifiesta de diversas formas en las organizaciones, y a menudo se clasifica en tres tipos distintos. Examinemos cada tipo en detalle.
Gastos a medida
Los gastos de cola, que consisten en compras de bienes de bajo volumen y altamente especializados, plantean desafíos para la gestión de las Comprases debido a tu visibilidad limitada y a tus características únicas. Con frecuencia, estas compras quedan fuera de los procesos de aprovisionamiento tradicionales, lo que crea oportunidades para el gasto inconformista, ya que los empleados se relacionan con proveedores no preferidos o realizan compras ad hoc sin la autorización adecuada. Consulte esta entrada del blog que explora la importancia de la colaboración y la visibilidad de los datos.
Compras al contado
Caracterizada por compras puntuales a proveedores no preferidos, la compra al contado suele producirse cuando los empleados dan prioridad a la comodidad o la conveniencia frente al cumplimiento de las políticas de compras y los contratos negociados. Esta práctica puede generar costes más elevados, desaprovechar oportunidades de ahorro y aumentar los riesgos de cumplimiento.
Gastos no relacionados con pedidos
Los gastos sin pedido, que engloban todos los gastos realizados sin una orden de compra, representan una fuente importante de gastos irregulares. Sin la documentación formal y el proceso de aprobación que proporcionan las órdenes de compra, los gastos sin pedido carecen de transparencia y control, por lo que son susceptibles de compras no autorizadas e infracciones de cumplimiento.
Cómo controlar el gasto inconstante
Controlar el gasto inconstante es crucial para que las organizaciones mantengan la disciplina financiera, el cumplimiento y la eficacia operativa. A continuación se ofrecen consejos prácticos y estrategias para evitar los gastos inconstantes:
- Establezca políticas y procedimientos de Compras claros: Defina claramente las políticas, los procedimientos y los procesos de aprobación de las Comprases, comuníquelas periódicamente a todos los empleados e imparta la formación necesaria.
- Educar y formar a los empleados: Ofrezca programas de formación para instruir a los empleados sobre las políticas y los procedimientos de Compras, y asegúrese de hacer hincapié en la importancia de tu cumplimiento y en las consecuencias de los gastos inconducentes.
- Implante sistemas de órdenes de compra: Exija que todas las compras se realicen a través de un sistema formal de órdenes de compra, y asegúrese de que las órdenes de compra están debidamente autorizadas y rastreadas.
- Centralizar las funciones de Compras: La centralización permite a las organizaciones consolidar las actividades de compra y agilizar los procesos. Asegúrese de designar profesionales de compras para supervisar las actividades de compra y garantizar el cumplimiento.
- Mantener listas de proveedores preferentes: Establezca y mantenga listas de proveedores preferentes para los bienes y servicios adquiridos habitualmente. Anime a los empleados a utilizar sólo proveedores aprobados para aprovechar los contratos y descuentos negociados.
- Supervise y analice los patrones de gasto: Analice periódicamente los datos de compras para identificar los casos de gastos inconstantes. Utilice herramientas de análisis para realizar un seguimiento del gasto, identificar tendencias y detectar posibles problemas de cumplimiento.
- Implantar jerarquías de aprobación de gastos: Defina jerarquías de aprobación de gastos basadas en umbrales de gasto y funciones organizativas, y exija niveles adecuados de autorización para las compras en función de criterios predefinidos.
- Fomentar una cultura de cumplimiento: Reconozca y recompense el cumplimiento de las políticas de compras y fomente la comunicación abierta y la retroalimentación. También es importante revisar periódicamente los procesos de Compras e identificar las áreas susceptibles de mejora.
La tecnología y la automatización también desempeñan un papel fundamental en el control de los gastos inconstantes. Las tecnologías avanzadas de aprovisionamiento, como el software de gestión de Compras y el software de aprovisionamiento electrónico como Ivalua, pueden ayudar a automatizar las tareas manuales, agilizar los flujos de trabajo y facilitar la supervisión en tiempo real de las actividades de compra. Estas tecnologías permiten a las organizaciones centralizar los datos de compras, realizar un seguimiento de las tendencias de gasto e identificar los casos de gasto inconstante con mayor eficacia.
Además, la automatización que permiten estas plataformas ayuda a garantizar el cumplimiento de las políticas de compras mediante la aplicación de flujos de trabajo de aprobación predefinidos, la detección de compras no autorizadas y la generación de alertas en caso de infracción de las políticas. Vea una demostración de la plataforma source-to-pay de Ivalua.
Desafíos del gasto de cola
El gasto de cola (el 20% inferior del gasto que generalmente no se gestiona debido a tu aparente insignificancia) presenta tanto desafíos como oportunidades para las organizaciones que buscan optimizar tus procesos de Compras y generar ahorros en costos.
En primer lugar, está el desafío de una base de proveedores fragmentada. Cuando hay un gran número de proveedores, los equipos de compras encuentran cada vez más difícil mantener relaciones estratégicas y significativas. El alto volumen de proveedores diluye el enfoque y los recursos que pueden asignarse a cada uno, lo que a menudo conduce a una falta de compromiso y a oportunidades perdidas para la consolidación o la negociación de mejores términos.
Llevar un seguimiento de los contratos, especialmente con proveedores poco frecuentes o de menor importancia, puede convertirse en un desafío logístico. Esto puede dar lugar al uso de términos desactualizados, incumplimientos involuntarios de las políticas de Comprases o renovaciones pasadas por alto, lo que impacta negativamente en la eficiencia operativa.
En segundo lugar, el gasto de cola suele caracterizarse por la falta de control y visibilidad. En muchas organizaciones, no se gestiona de manera centralizada, sino que es manejado por distintos departamentos o individuos. Esta descentralización da lugar a prácticas de compra inconsistentes y dificulta la aplicación de las políticas de Comprases. Además, sin una supervisión centralizada, los datos sobre el gasto de cola tienden a estar fragmentados e incompletos, lo que dificulta la obtención de una visión integral de los patrones de gasto.
Las organizaciones también pueden enfrentar limitaciones de recursos que restringen tu capacidad para abordar el gasto de cola de manera integral. Los equipos de compras suelen centrarse en gestionar el gasto directo y las relaciones estratégicas con proveedores, ya que se consideran más críticas para el negocio. Como resultado, el gasto de cola suele ser descuidado o recibir una prioridad menor, a pesar de tu impacto potencial en el ahorro de costos y la eficiencia.
Además, la gestión eficaz del gasto de cola requiere herramientas sofisticadas para el análisis de datos, la gestión de contratos y la integración de proveedores. Sin embargo, el costo y la complejidad de implementar estas soluciones pueden ser un obstáculo.
Análisis y oportunidades del gasto de cola
Mediante el uso de herramientas de análisis de gasto, las organizaciones pueden obtener información valiosa sobre tus actividades de gasto de cola, incluyendo la frecuencia y el volumen de transacciones, métricas de desempeño de proveedores y patrones de gasto en distintas categorías y departamentos. Un análisis de datos sólido permite identificar áreas de ineficiencia, duplicación y falta de cumplimiento dentro del gasto de cola, lo que facilita la priorización de intervenciones estratégicas y esfuerzos de optimización.
Además, los conocimientos basados en datos permiten a las organizaciones negociar mejores condiciones con los proveedores, consolidar el gasto e implementar iniciativas específicas de ahorro de costos.
Las prácticas eficaces de gestión de contratos también son fundamentales para garantizar el cumplimiento. Las organizaciones deben revisar y negociar a fondo los términos contractuales, como precios, calendarios de entrega y métricas de desempeño, para garantizar tu alineación con los objetivos organizacionales.
Mantener un repositorio centralizado de contratos y documentos relacionados mejora la visibilidad de las relaciones y obligaciones con los proveedores, revelando oportunidades de consolidación, renegociación o terminación. También facilita el monitoreo del desempeño contractual y la aplicación de los términos acordados. Al gestionar eficazmente el gasto de cola, las organizaciones pueden lograr ahorros de entre un 5% y un 15%.
5 Mejores prácticas para controlar el gasto no autorizado
A continuación, se presentan cinco pasos prácticos y recomendaciones para eliminar el gasto no autorizado y aumentar la visibilidad del gasto:
1) Obtener el apoyo ejecutivo y comunicar claramente las políticas
Cuando los líderes senior respaldan y apoyan activamente las políticas de Comprases, se establece un tono de cumplimiento y seriedad en toda la empresa. La comunicación clara de estas políticas es igualmente crucial para garantizar que todos los empleados comprendan los procesos de compras y las implicaciones del gasto no autorizado. Al alinear la organización desde la alta dirección, las empresas pueden fomentar una cultura de responsabilidad y gasto estratégico que reduzca significativamente las compras sin autorización.
2) Hacer obligatorio el uso de órdenes de compra
Implementar la exigencia de que todas las compras vayan acompañadas de una orden de compra oficial introduce un proceso estructurado y rastreable para las Comprases, lo que facilita el seguimiento y la gestión del gasto. Garantizar que cada transacción sea aprobada y documentada previamente permite reducir drásticamente el gasto no autorizado, mejorar la precisión de la planificación financiera y fortalecer las negociaciones con los proveedores a través de la consolidación de compras.
3) Implementar software de órdenes de compra para agilizar el proceso
La adopción de un software de órdenes de compra simplifica el proceso de Compras, facilitando el cumplimiento de las políticas de compra por parte de los empleados. Esta tecnología automatiza y optimiza la creación, aprobación y gestión de órdenes de compra, reduciendo errores manuales e ineficiencias. Con funciones como aprobaciones electrónicas, seguimiento de presupuestos y análisis de gastos en tiempo real, el software de órdenes de compra puede mejorar significativamente la capacidad del equipo de Comprases para monitorear y optimizar el gasto.
4) Dejar de compartir tarjetas de crédito empresariales y establecer políticas para los titulares
Restringir el uso de las tarjetas de la empresa a un grupo selecto de empleados y establecer pautas claras sobre compras permitidas ayuda a minimizar transacciones no autorizadas. La implementación de controles como límites de gasto, alertas de transacciones y auditorías periódicas del uso de las tarjetas también refuerza la supervisión y la rendición de cuentas.
5) Proporcionar Visibilidad del Gasto y Capacitación para Empoderar a los Empleados
Mejorar la visibilidad del gasto y ofrecer programas de capacitación específicos permite a los empleados tomar decisiones de compra informadas que estén alineadas con las políticas de la empresa. El acceso a datos de gasto en tiempo real y a las razones estratégicas detrás de la selección de proveedores ayuda a desmitificar el proceso de Compras para el personal ajeno al área de compras. Combinado con formación sobre la importancia del cumplimiento, la gestión de presupuestos y el impacto del gasto no autorizado, este enfoque fomenta un comportamiento de gasto responsable y promueve una cultura de responsabilidad financiera en toda la organización.
Lee nuestro artículo en el blog para conocer en profundidad los beneficios, desafíos y pasos para implementar la gestión del gasto empresarial.
El viaje de transformación digital de CACI con Ivalua
CACI, una empresa Fortune 1000 que proporciona soluciones y servicios de información en apoyo a misiones de seguridad nacional y la transformación del gobierno, buscaba mejorar la eficiencia y capacitar a tus equipos de Comprases y cuentas por pagar (AP) para analizar datos y eliminar la entrada manual de datos. Tu objetivo era proporcionar visibilidad total a través del proceso de Compras, un soporte de auditoría eficaz con la retención electrónica de documentación y la capacidad de apoyar el crecimiento a través de Comprases sin agregar personal.
Después de implementar el software Source-to-Pay de Ivalua, el departamento de AP y Comprases de CACI se volvió prácticamente 100% libre de papel y registró al 99% de tus 40,000 proveedores, lo que resultó en una reducción del 30% en los costos operativos. Además, el proceso de aprovisionamiento y los acuerdos formales resultaron en un 95% de gasto direccionable, y el 100% de los empleados están utilizando la plataforma. Lee el caso de estudio completo.
Con el equipo adecuado y la tecnología adecuada, la verdadera transformación digital es posible. La plataforma de Ivalua nos permitió lograr procesos de Compras y cuentas por pagar prácticamente 100% sin papel. La facilidad de uso y el modelo amigable para los proveedores ofrecieron un valor rápido, y la flexibilidad ayudó a hacer realidad las mejores ideas de nuestro talento para construir una ventaja competitiva.
– William Mertz, Director de Comprases, CACI
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Recupere el control de tu gasto con Ivalua
El software de gestión del gasto de Ivalua ofrece características y capacidades integrales para aumentar la visibilidad y el control sobre el gasto, lo que permite a las organizaciones optimizar tus procesos de Compras. Al proporcionar una vista completa de 360 grados de todos los datos de los proveedores a través de tu software de análisis de gasto, Ivalua permite a las organizaciones analizar los patrones de gasto, identificar oportunidades de ahorro de costos y tomar decisiones de Compras informadas basadas en información en tiempo real.
Además, las soluciones de Ivalua permiten clasificaciones precisas bajo demanda, asegurando que los datos de gasto se clasifiquen correctamente y puedan analizarse fácilmente con fines estratégicos. Las organizaciones obtienen una comprensión clara de tus gastos en diversas categorías y la capacidad de priorizar áreas para la reducción de costos u optimización.
Descargue la hoja de datos de análisis de gasto de Ivalua para obtener más información sobre la solución.
Nuestras soluciones de análisis de gasto promueven una transparencia total en los procesos de Compras, lo que permite a las organizaciones rastrear más fácilmente el gasto y garantizar el cumplimiento de las políticas durante todo el proceso de compras. Esta transparencia fomenta la responsabilidad y la confianza dentro de la organización y con los proveedores, lo que conduce a relaciones más efectivas con los proveedores.
Otra característica clave de la solución de Ivalua son tus capacidades de Extracción, Transformación y Carga (ETL) de Datos Simples, que ayudan a agilizar la recopilación, estandarización e integración de datos provenientes de diversas fuentes en un sistema unificado. Ivalua también puede resaltar áreas donde la Compras estratégica podría reemplazar compras irregulares y señalar brechas en las políticas de Compras que podrían generar gastos no conformes. El análisis detallado de la plataforma respalda el desarrollo de mejoras dirigidas y programas de capacitación para empleados, abordando directamente las causas fundamentales del gasto no autorizado.
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• Modelos de implementación flexibles
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Conclusión
El gasto no autorizado no solo genera ineficiencias financieras y riesgos de cumplimiento, sino que también socava los objetivos estratégicos de Compras y las relaciones con los proveedores. Al implementar controles sólidos, fomentar una cultura de cumplimiento y aprovechar soluciones tecnológicas como Ivalua, las organizaciones pueden mitigar el impacto del gasto no autorizado y promover un crecimiento sostenible.
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