Aumento de los costes del software, falta de supervisión de las compras, quebraderos de cabeza relacionados con el cumplimiento de las normativas y gestión torpe de los proveedores. ¿Le resulta familiar?
Si ha sentido la presión, no es el único. Muchas organizaciones están descubriendo que sin las mejores prácticas claras de software de compras, los costes se disparan, los riesgos se multiplican y la eficiencia se estanca.
En Ivalua, hemos ayudado a algunas de las organizaciones más complejas del mundo a transformar sus operaciones de aprovisionamiento, lo que nos ha proporcionado una gran experiencia en lo que funciona y lo que no. En este artículo, desglosamos estrategias probadas que le ayudarán a agilizar los procesos, mejorar la visibilidad y recuperar el control de sus compras.
Puntos clave
- ¿Qué es el software de compras y por qué es importante?
- 8 mejores prácticas para el uso de software de compras
- Posibles trampas del software de compras
Descubra cómo Ivalua puede ayudarle a implantar las mejores prácticas de software de compras en tu organización. Más información
¿Qué es software de compras?
La implementación de las mejores prácticas de software de compras comienza con la comprensión del alcance completo del proceso Source-to-Pay (S2P) – el flujo de trabajo de extremo a extremo que incluye la gestión de proveedores, abastecimiento, gestión del ciclo de vida del contrato (CLM), compras, facturación, pagos y análisis de gastos. Todos estos procesos son componentes críticos para gestionar estratégicamente las actividades de aprovisionamiento.
El software moderno de automatización de compras ayuda a las empresas a agilizar las tareas repetitivas, mejorar la colaboración entre equipos y aumentar la visibilidad en todas las fases del ciclo de compra.
El mejor software de compras electrónica suele incluir funciones modulares que pueden desplegarse por separado, pero que funcionan bien en conjunto. Los módulos pueden incluir e-sourcing, gestión de contratos, gestión de proveedores, procure-to-pay (P2P) y análisis avanzado de gastos. Estos módulos trabajan juntos para ayudar a las organizaciones a reducir el riesgo y garantizar el cumplimiento, al tiempo que apoyan las decisiones basadas en datos que conducen a un mayor ahorro de costes.
Seleccionar el mejor software de compras para su organización sienta las bases de la eficiencia, la transparencia y la resistencia a largo plazo en todo el proceso desde el origen hasta el pago.
Sin embargo, para aprovechar al máximo el valor de su inversión, es fundamental implementar las mejores prácticas que garanticen que sus herramientas respalden tanto los objetivos estratégicos como la ejecución diaria. A continuación explicaremos las mejores prácticas a tener en cuenta al implementar el software de compras.
8 prácticas recomendadas clave del software de compras para 2025
Cada una de las siguientes ocho prácticas recomendadas del software de compras está diseñada para optimizar el proceso de aprovisionamiento y ayudarle a sacar el máximo partido de su plataforma de compras para crear un entorno de aprovisionamiento más ágil y que cumpla las normativas.
1. Establezca políticas de compra y normas de cumplimiento claras
Sin políticas y normas claramente definidas, los procesos de compra son incoherentes y propensos a errores. Incorporarlas a los flujos de trabajo de aprovisionamiento ayuda a garantizar su aplicación automática y a escala.
Empiece por definir normas para umbrales de compra, flujos de trabajo de aprobación, proveedores preferentes y condiciones contractuales. A continuación, implante herramientas que automaticen esas normas en todas las actividades de aprovisionamiento, contratación y compra.
Busque soluciones que incluyan motores de políticas integrados, registros de auditoría automatizados y detección de riesgos para detectar excepciones antes de que se conviertan en problemas de cumplimiento.
Por ejemplo, las organizaciones que utilizan plataformas como Ivalua pueden configurar flujos de trabajo automatizados que impongan el cumplimiento en función de la categoría de gasto, las puntuaciones de riesgo de los proveedores o las normativas regionales. Además, los análisis pueden ayudar a incorporar análisis para identificar valores atípicos o desviaciones contractuales en tiempo real, de modo que pueda gestionar el riesgo de forma proactiva sin perder agilidad.
2. Centralice y digitalice los flujos de trabajo de aprovisionamiento
Las herramientas aisladas y los procesos fragmentados hacen casi imposible mantener la visibilidad, el control o la coherencia en todas las operaciones. Por el contrario, centralizar los flujos de trabajo de compras con una plataforma integrada de Source-to-Pay (S2P) es muy eficaz y mejora la eficiencia al tiempo que reduce el riesgo.
Estas plataformas reúnen el aprovisionamiento, la gestión de contratos, las compras, la facturación y los análisis en un único sistema unificado, en el que los datos fluyen a la perfección de una fase a otra. Esto le permite estandarizar los flujos de trabajo y aplicar políticas, al tiempo que se beneficia de la colaboración en tiempo real entre departamentos y regiones.
Por ejemplo, los equipos que aprovechan la plataforma de Ivalua pueden gestionar todo el ciclo de vida de una compra, desde la solicitud inicial hasta el pago final, en un solo lugar. La automatización del flujo de trabajo integrado dirige las aprobaciones a las personas adecuadas de forma instantánea, al tiempo que elimina las transferencias manuales que pueden provocar retrasos o errores. Además, los cuadros de mando integrados ofrecen a los usuarios visibilidad del estado y el gasto en cada paso, lo que ayuda a los equipos a mantenerse alineados y responsables.
3. Cree un marco estratégico de gestión de proveedores
La gestión estratégica de proveedores es una oportunidad fundamental para generar valor. Un marco de gestión de proveedores estratégico y escalable le permite evaluar a los proveedores con eficacia e incorporarlos eficientemente. Además, le ayuda a supervisar continuamente el rendimiento y desbloquear el ahorro de costes al tiempo que crea asociaciones más sólidas.
Un marco sólido de gestión de proveedores debe ser estandarizado, repetible e integrado en su tecnología de compras. He aquí algunos componentes clave en los que centrarse:
- Gestión centralizada de la información de proveedores: comienza con una única fuente de verdad para los datos de los proveedores. Con herramientas como la solución de gestión de información de proveedores de Ivalua, los equipos pueden mantener registros precisos y completos con validaciones automatizadas, flujos de trabajo de incorporación configurables y portales de autoservicio para proveedores, garantizando la coherencia de los datos desde el principio.
- Evaluaciones de rendimiento y tarjetas de puntuación: establezca revisiones periódicas del rendimiento basadas en KPI claros. Las herramientas de gestión del rendimiento de los proveedores de Ivalua, por ejemplo, facilitan la creación de cuadros de mando que realizan un seguimiento de métricas clave como la calidad, la entrega, el coste y el cumplimiento de los compromisos. A continuación, puede realizar un seguimiento de las tendencias a lo largo del tiempo para orientar las decisiones de renovación o salida.
- Gestión integrada de riesgos: gestione de forma proactiva el riesgo de los proveedores mediante una supervisión continua y alertas en tiempo real. Soluciones como el “Centro de riesgos de Ivalua” le permiten automatizar las evaluaciones de riesgos teniendo en cuenta los criterios ASG y el riesgo geopolítico. Incluso puede activar flujos de trabajo y alertas inteligentes cuando se superan los umbrales.
- Automatización del ciclo de vida de los contratos: Utiliza un software de gestión del ciclo de vida de los contratos que permita la negociación colaborativa y los términos contractuales dinámicos, de modo que sus procesos se ajusten para alinearse con la evolución de los perfiles de rendimiento y riesgo.
La combinación de estos elementos en una plataforma de compras digital le ayudará a pasar de una gestión de proveedores reactiva a una proactiva y a obtener más valor de cada asociación.
4. Aproveche la IA Generativa y la automatización para la eficiencia de las compras
La automatización ha sido durante mucho tiempo un pilar de la compra eficiente, pero la IA Generativa está redefiniendo rápidamente lo que es posible.
He aquí cómo se ve en la práctica las compras impulsada por la IA:
- Admisión conversacional: a medida que el alcance de las compras continúa extendiéndose más en las organizaciones, los asistentes conversacionales impulsados por Gen-AI pueden simplificar los compromisos de los empleados con las compras al proporcionar una experiencia fácil y conversacional que convierte automáticamente las solicitudes en flujos de trabajo de compras conformes, lo que permite gestionar más gastos.
- Gestión del ciclo de vida de los contratos con IA: la IA puede ayudar a acelerar los tiempos del ciclo de creación de contratos sugiriendo un lenguaje conforme y menos arriesgado basado en plantillas legales, documentos contractuales previamente acordados y mejores prácticas legales. También puede proporcionar una mejor visibilidad de toda la empresa extrayendo información clave de los documentos contractuales para obtener informes más completos.
- Agentes de IA semiautónomos y totalmente autónomos: los agentes de IA, impulsados por la IA generativa, pueden ejecutar tareas tácticas dentro de un conjunto definido de barandillas. Por ejemplo, los agentes de IA pueden ayudar a los proveedores con tareas rutinarias de incorporación, o ejecutar eventos sencillos de compra para gestionar mejor los gastos de cola. Permitir que los agentes de IA gestionen estas tareas libera tiempo de aprovisionamiento para centrarse en actividades más estratégicas, al tiempo que mejora el cumplimiento y permite gestionar más gastos.
Para conocer más a fondo cómo funciona esto, echa un vistazo a las funciones de IA Generativa para compras de Ivalua, que están totalmente integradas en la plataforma para dar soporte a todo, desde el aprovisionamiento hasta la colaboración con los proveedores.
Consejo profesional: ¿Quiere saber hacia dónde se dirige la IA? Descarga nuestra hoja de ruta de la IA Generativa en compras para conocer los usos emergentes.
5. Mejore la visibilidad del gasto y el control de costes
La desconexión de los sistemas y el retraso en la elaboración de informes dificultan el seguimiento del destino del dinero, la identificación de oportunidades de ahorro o la detección de gastos no contractuales o fuera de las normas. Para ir por delante, necesita herramientas dinámicas que le proporcionen información clara y práctica sobre los patrones de gasto de toda la organización.
Para ello, las plataformas de software de compras modernas deben ofrecer:
- Análisis de gastos en tiempo real: los análisis avanzados desglosan el gasto por categoría, proveedor, región o unidad de negocio: toda la información que necesita para tomar decisiones informadas. Herramientas como la solución de análisis de gastos de Ivalua automatizan la limpieza y el enriquecimiento de los datos, para que pueda obtener información precisa sin el pesado esfuerzo manual.
- Previsión colaborativa: las herramientas de previsión colaborativa permiten salvar la distancia entre la previsión de la demanda interna y la capacidad de los proveedores, garantizando que los planes de abastecimiento sean adecuados, que los proveedores tengan capacidad y que se eviten costosas interrupciones del suministro.
Una mayor visibilidad permite un mayor control de los costes y reduce la posibilidad de sorpresas presupuestarias inesperadas. Para conocer más de cerca el impacto de la transparencia del gasto, consulta nuestro blog sobre “Gestión del gasto empresarial».
6. Automatice y optimice la gestión del ciclo de vida de los contratos (CLM)
La automatización mejora significativamente la gestión del ciclo de vida de los contratos al reducir el esfuerzo manual y acelerar los procesos clave.
Con la creación automatizada de contratos, los equipos pueden generar acuerdos rápidamente utilizando plantillas y bibliotecas de cláusulas preaprobadas, garantizando el cumplimiento y la coherencia y minimizando el tiempo de revisión legal. Los flujos de trabajo de aprobación inteligentes agilizan aún más el proceso dirigiendo los contratos a las partes interesadas adecuadas en función de criterios como el valor, el riesgo o el tipo de contrato.
Además de la ejecución, la automatización facilita la gestión continua de los contratos mediante el seguimiento proactivo y el control de riesgos. El software de gestión del ciclo de vida de los contratos con alertas y cuadros de mando integrados puede ayudarle a anticiparse a las renovaciones y obligaciones, reduciendo el riesgo de incumplir los plazos o las normas.
Las herramientas basadas en IA también señalan términos inusuales o riesgos potenciales a lo largo del ciclo de vida del contrato, para que pueda responder rápidamente y proteger el negocio de la exposición.
Consejo profesional: ¿Quiere evaluar en qué punto se encuentra su estrategia de CLM? Descarga la “Lista de comprobación de la gestión del ciclo de vida de los contratos” para identificar carencias y oportunidades de mejora.
7. Racionalice los flujos de trabajo de compras interfuncionales
Las compras no funcionan en el vacío. Para impulsar el valor real del negocio, debe trabajar al unísono con TI, finanzas, asuntos jurídicos y otras partes interesadas clave.
Pero en muchas organizaciones, los sistemas aislados y los flujos de trabajo desconectados hacen que este tipo de colaboración sea lenta e incoherente, en el mejor de los casos.
La clave para agilizar el aprovisionamiento interfuncional es crear flujos de trabajo compartidos y transparentes que alineen a los equipos en torno a los mismos datos y procesos. Esto comienza con la gestión de Intake, un proceso de solicitud centralizado y estandarizado que captura la información correcta por adelantado y la dirige a los equipos apropiados basándose en reglas empresariales.
Con herramientas como el software de gestión de Intake de Ivalua, puede:
- Recopilar intake estructuradas en todos los departamentos
- Asignar automáticamente tareas y aprobaciones en función del alcance del proyecto o los umbrales de gasto
- Permitir la visibilidad en tiempo real del estado de las solicitudes y las responsabilidades de las partes interesadas
- Fomentar la rendición de cuentas con cuadros de mando compartidos y registros de auditoría
Al conectar los flujos de trabajo de compras, finanzas y TI a través de una plataforma común, reducirá los retrasos, evitará el trabajo redundante y garantizará que el aprovisionamiento esté estratégicamente alineado con los objetivos empresariales más amplios.
8. Medir el rendimiento de compras con métricas clave y puntos de referencia
Los equipos de compras de alto rendimiento realizan un seguimiento de los KPI que reflejan tanto la eficiencia operativa como el impacto estratégico. Pero con demasiada frecuencia, las métricas de rendimiento están dispersas en hojas de cálculo o cuadros de mando obsoletos, lo que dificulta ver lo que funciona o lo que no.
Las plataformas de compras modernas automatizan la recopilación de datos y ofrecen visibilidad en tiempo real de las métricas clave, para que pueda tomar decisiones más rápidas y basadas en datos. Por ejemplo, la herramienta de analítica y perspectivas de Ivalua le permite realizar un seguimiento del rendimiento con respecto a los objetivos internos y las referencias del sector con un esfuerzo manual mínimo.
¿Qué indicadores clave de rendimiento debe controlar? He aquí algunos de los tipos más esenciales:
- Visibilidad: KPIs que proporcionan una visión global del alcance de compras, como gasto bajo gestión o gasto bajo contrato.
- Ahorro de costes: KPI que realizan un seguimiento de los ahorros de costes brutos a través de S2P, como ahorros de aprovisionamiento, ahorros contratados, etc.
- Duración del ciclo: indicadores clave de rendimiento que realizan un seguimiento de la eficiencia operativa, como la duración del ciclo de incorporación de proveedores o la duración del ciclo de solicitud de compra a pedido de compra.
- Cumplimiento: KPI que realizan un seguimiento de las iniciativas de cumplimiento organizativo, como el porcentaje de proveedores evaluados en función del riesgo, el porcentaje de gastos sin contrato o el porcentaje de facturas con una anomalía.
- Adopción: KPI que realizan un seguimiento de la adopción del software y señalan la habilitación efectiva, como número de usuarios mensuales o número de proveedores activos.
Mediante el seguimiento de estos KPI en un panel de control automatizado y centralizado, obtendrá la información que necesita para perfeccionar continuamente sus estrategias de aprovisionamiento y demostrar los resultados.
Consejo profesional: Descarga la hoja de datos de análisis de gastos de Ivalua para ver cómo los análisis avanzados pueden descubrir oportunidades de ahorro y mejorar la visibilidad del gasto.
Errores comunes del software de compras que deben evitarse
La mera instalación del software no es una panacea. El software de compras debe aprovecharse al máximo, y la transformación empresarial debe ir de la mano de la transformación digital. Estos son algunos de los mayores errores potenciales que hay que evitar cuando se busca utilizar la tecnología para transformar las compras
Falta de procesos de compras estandarizados
Seguir procesos incoherentes o ad hoc puede provocar retrasos en la aprobación, errores en la introducción de datos e incumplimiento de los requisitos de conformidad. Los flujos de trabajo estandarizados crean claridad, refuerzan el cumplimiento de las políticas y mejoran la rendición de cuentas, lo que se traduce en una estrategia de aprovisionamiento más eficiente y escalable.
Escasa visibilidad de la adopción del software
Para que el software de compras influya en el cambio, es necesario que se utilice. Después de todo, los mejores flujos de trabajo y la automatización no pueden repercutir en los gastos que no se introducen en el sistema. Para garantizar el éxito del software, se necesitan indicadores clave de rendimiento (KPI) adecuados para la adopción del sistema, respaldados por una clara gestión del cambio y un marco de apoyo a las partes interesadas.
Pasar por alto los riesgos de cumplimiento y seguridad
Depender de hojas de cálculo o sistemas fragmentados para gestionar contratos y proveedores hace que sea fácil pasar por alto obligaciones normativas clave, requisitos de seguridad o cláusulas de renovación. El seguimiento automatizado del cumplimiento y las alertas mejoran la preparación para las auditorías, reducen la exposición legal y ayudan a mantener una sólida postura de riesgo en todo el ciclo de vida de las compras.
Negociación de proveedores y gestión de contratos ineficaces
Cuando el departamento de compras no tiene acceso a los datos históricos de rendimiento o a la visibilidad de los contratos en tiempo real, desaparece la capacidad de negociación. Los sistemas CLM centralizados mejoran la transparencia, garantizan el cumplimiento de las obligaciones y ayudan a descubrir oportunidades de ahorro de costes, fortaleciendo las relaciones con los proveedores y reduciendo al mismo tiempo el riesgo y los gastos administrativos.
Toma de decisiones en silos entre departamentos
Los resultados de las compras se resienten cuando TI, finanzas y operaciones actúan de forma independiente. Las prioridades desalineadas pueden retrasar las compras, inflar los presupuestos o introducir riesgos de seguridad. Los flujos de trabajo colaborativos y los datos unificados entre departamentos rompen los silos, lo que permite tomar decisiones más rápidas y planificar las compras de forma más estratégica en toda la organización.
No se aprovechan los datos y los análisis para la toma de decisiones de aprovisionamiento
Los equipos de compras a menudo confían en la intuición o en informes obsoletos en lugar de en análisis en tiempo real, lo que lleva a la pérdida de ahorros y al aumento de riesgos. Los cuadros de mando integrados y los informes inteligentes proporcionan la información necesaria para prever la demanda, identificar tendencias y respaldar un aprovisionamiento, una presupuestación y una selección de proveedores más estratégicos.
Escollos que el software puede solucionar
Además de los escollos clave señalados anteriormente, la tabla siguiente destaca varias trampas comunes que requieren atención más allá de la propia plataforma de contratación: De todos modos, debe ser consciente de estos problemas y tomar medidas proactivas para mitigarlos.
Consejo profesional: consulta nuestra guía “Cómo elegir el software de compras adecuado” para obtener consejos de expertos sobre las características que debe priorizar o evitar, y cómo elegir la mejor opción para su organización.
Mejores prácticas de software de compras que impulsan la eficiencia y el control
La implementación de las mejores prácticas de software de compras implica la creación de procesos más inteligentes y conectados, así como la implementación de la tecnología adecuada. Desde la automatización hasta el análisis, cada una de las mejores prácticas mejora los procesos para ayudar a reducir costes, impulsar el cumplimiento y capacitar a su equipo para tomar decisiones más rápidas y basadas en datos.
Por eso, las organizaciones líderes recurren a Ivalua. Nuestra plataforma unificada es compatible con las mejores prácticas de software de compras y aúna la gestión de proveedores, la gestión del ciclo de vida de los contratos y el análisis del gasto en un único lugar, lo que ayuda a tu organización a mantenerse ágil y a controlar los costes durante todo el ciclo de vida del aprovisionamiento.
| Dé el primer paso hacia la mejora de la eficiencia, la reducción del riesgo y la capacitación de tu equipo implementando hoy mismo las mejores prácticas del software de compras de Ivalua. Ver demostración |
Preguntas frecuentes sobre el software de compras
¿Cuáles son las mejores prácticas para utilizar el software de compras?
Céntrese en centralizar los flujos de trabajo, automatizar el cumplimiento, aprovechar los conocimientos impulsados por la IA y realizar un seguimiento del rendimiento con análisis en tiempo real. Los procesos estandarizados y una fuerte colaboración interfuncional también son clave para maximizar el valor.
¿Cómo puedo aumentar la adopción del software de compras entre los equipos?
Opte por herramientas intuitivas, alinee los flujos de trabajo con las necesidades de los usuarios y ofrezca formación específica. Es esencial conseguir la aceptación de todas las funciones desde el principio. Más información en nuestra “Guía del comprador S2P”.
¿Qué indicadores clave de rendimiento debo controlar en el software de compras?
Realice un seguimiento de métricas como el ahorro de costes, la duración del ciclo de aprovisionamiento, el cumplimiento de los contratos, la adopción por parte de los usuarios y el retorno de la inversión en aprovisionamiento. Estos KPI ayudan a medir la eficiencia, la eficacia y el impacto estratégico del aprovisionamiento.
¿Cuánto dura la implementación de un software de compras?
Los plazos de implantación varían en función de la complejidad, pero suelen oscilar entre unos meses y un año. Para obtener consejos sobre cómo planificar y acelerar la implantación, consulta nuestra Guía de implantación de S2P.
¿Cuál es la diferencia entre el software P2P y el S2P?
Una solución Procure-to-Pay (P2P) abarca desde la compra hasta el pago, mientras que Source-to-Pay (P2P) incluye también el abastecimiento, la contratación y la gestión de proveedores. Lea nuestro blog «Source-to-Pay vs. Procure-to-Pay: Comprender las diferencias», para obtener más información.
Más información
Blogs
- Cómo elegir el software de compras adecuado
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