A menudo, los términos «compras» y «aprovisionamiento» se utilizan indistintamente, pero desempeñan funciones distintas en el seno de cualquier organización de éxito. Aunque ambos implican la adquisición de bienes y servicios, sus flujos de trabajo, objetivos e impacto en la gestión del riesgo empresarial difieren significativamente. Comprender estas diferencias es esencial para las empresas que desean optimizar la eficacia operativa y evitar errores costosos.
En este artículo, desglosamos las diferencias entre la adquisición y la compra, explicamos por qué es importante la distinción y exploramos cómo la tecnología puede alinear ambas funciones para impulsar la eficiencia, el cumplimiento y el valor a largo plazo.
Puntos clave aprovisionamiento frente a compras:
- El aprovisionamiento es una función estratégica centrada en el valor a largo plazo, mientras que compras se encarga de la ejecución táctica de las compras.
- Alinear el aprovisionamiento y las compras garantiza la eficacia, el control de costes y la reducción de riesgos en toda la organización.
- La tecnología unifica la compra y el aprovisionamiento, mejorando la visibilidad, el cumplimiento y la automatización del flujo de trabajo.
- Distinguirlas ayuda a las empresas a optimizar el gasto y reforzar las relaciones con los proveedores.
Descubra cómo puede racionalizar las compras y el aprovisionamiento para ganar control, mejorar el cumplimiento y reducir costes. Ver una demostración.
Aprovisionamiento frente a compras: ¿Cuál es la diferencia?
Aunque los términos aprovisionamiento y compras se utilizan a menudo indistintamente, se refieren a aspectos diferentes de la gestión del gasto de una organización.
El aprovisionamiento es el enfoque estratégico general de la gestión de las relaciones con los proveedores y el aprovisionamiento, mientras que las compras son la ejecución táctica de esos planes.
Entender la diferencia ayuda a las organizaciones a alinear mejor su estrategia de compras con un proceso táctico de compras eficiente.
¿Qué es el aprovisionamiento?
La compra es el proceso integral de identificación de las necesidades de la empresa, la adquisición de bienes y servicios, la negociación de contratos y la gestión de las relaciones con los proveedores a lo largo del tiempo. Es una función estratégica que abarca tanto el gasto directo como el indirecto y hace hincapié en la creación de valor total.
Las actividades de compra incluyen la evaluación y selección de proveedores, la negociación de las condiciones contractuales, la garantía del cumplimiento de la normativa, la mitigación de riesgos y el seguimiento del rendimiento de los proveedores.
Esta visión más amplia de la compra es fundamental para el éxito a largo plazo y alinea las decisiones de compra con los objetivos empresariales.
¿Qué son las compras?
Las compras son un subconjunto táctico de la contratación centrado en el proceso real de compra. Comienza una vez que se ha seleccionado un proveedor y se ha acordado el precio.
Las actividades del proceso de compra al pago incluyen la creación y aprobación de pedidos de compra, la recepción de bienes o servicios y la correspondencia de facturas para el pago.
Aunque a menudo se considera puramente transaccional, Compras desempeña un papel fundamental en el apoyo a las operaciones cotidianas, garantizando la entrega puntual y rentable de los bienes.
Piense en las compras como en el arquitecto, y en el departamento de compras como en el constructor que ejecuta el plan.
¿Qué significan aprovisionamiento y compras para las empresas?
Para las empresas, el aprovisionamiento y las compras están estrechamente relacionados, pero desempeñan papeles diferentes en la gestión del gasto y las relaciones con los proveedores.
La compra es una función estratégica centrada en la selección de proveedores, la negociación de contratos, la gestión del riesgo de la cadena de suministro y la creación de valor a largo plazo. Alinea las decisiones de aprovisionamiento con objetivos empresariales más amplios y apoya la innovación, el cumplimiento y la resistencia.
Las compras, por el contrario, son más tácticas e incluyen la ejecución de estrategias de compra a través de procesos cotidianos como la realización de pedidos, la recepción de mercancías y la tramitación de pagos. Mientras que la función de compras establece la estrategia, la de adquisiciones garantiza que se lleve a cabo de forma eficaz.
Comprender cómo se complementan estas funciones es esencial para construir un modelo de aprovisionamiento racionalizado y escalable.
Veamos más de cerca cinco diferencias clave entre la compra estratégica y la compra transaccional y sus respectivos papeles en la gestión de la cadena de suministro y las compras.
5 diferencias clave: Aprovisionamiento estratégico frente a compras transaccionales
Las funciones de aprovisionamiento y compras pueden parecer similares, pero difieren significativamente en cuanto a propósito, proceso e impacto. He aquí cómo interactúan la estrategia de compra y el proceso de adquisición en cinco áreas críticas de las operaciones empresariales.
1) El aprovisionamiento optimiza el coste total de propiedad; las compras se centran en el precio por unidad
Las compras tienen en cuenta el coste total de propiedad (CTP), incluida la calidad, el riesgo y el valor a largo plazo. Compras se preocupa por conseguir el artículo adecuado al mejor precio en el momento.
2) Compras crea asociaciones con proveedores y negocia contratos; Compras ejecuta las transacciones.
Compras se encarga de la contratación, la selección y la gestión de las relaciones con los proveedores. Una vez establecidas las condiciones, Compras se encarga de gestionar los pedidos, los recibos y los pagos.
3) Las adquisiciones garantizan el cumplimiento de la normativa, la gestión de riesgos y los principios ASG; las compras garantizan la precisión de los pedidos.
Las compras mitigan el riesgo de terceros, garantizan el cumplimiento de la normativa y promueven los objetivos ASG. Compras garantiza que los bienes se pidan y entreguen correctamente y a tiempo.
4) Las compras son estratégicas y se basan en el valor; las adquisiciones son reactivas y se basan en el proceso.
Las compras apoyan los objetivos empresariales a largo plazo con una planificación proactiva. Las compras están orientadas a las tareas, reaccionando a las necesidades aprobadas con eficiencia transaccional.
5) Las compras se alinean con los departamentos financiero, jurídico y de la cadena de suministro; las compras siguen las directrices de compras.
Compras colabora con todas las funciones para alinear la contratación con las prioridades de la empresa. Compras trabaja dentro de este marco para ejecutar las acciones aprobadas y mantener el cumplimiento de los procesos.
Para saber más sobre cómo encajan estas funciones en modelos de aprovisionamiento más amplios, consulte nuestra guía sobre source-to-pay vs. procure-to-pay.
Aprovisionamiento frente a compras: por qué es importante la distinción para los equipos de aprovisionamiento de las empresas
A nivel empresarial, entender la diferencia entre aprovisionamiento y compras es esencial para el éxito operativo. Cuando estas funciones están mal alineadas o la estrategia de compra es débil, las consecuencias pueden extenderse por toda la organización.
Una mala gestión de las relaciones con los proveedores puede provocar retrasos en las entregas, incumplimientos y riesgos para la reputación. Sin una estrategia de compras que sirva de guía, las compras se vuelven reactivas y se centran únicamente en el ahorro de costes en lugar de añadir valor, lo que puede provocar que se sobrepase el presupuesto y se pierdan oportunidades.
Mantener una clara distinción entre los dos términos garantiza que el equipo de compras se centre en objetivos a largo plazo como la optimización de costes, la mitigación de riesgos y la alineación ESG, mientras que el equipo de compras ejecuta las transacciones de forma eficiente dentro de ese marco.
Cómo colaboran en la práctica el aprovisionamiento y las compras
Aunque el aprovisionamiento y las compras desempeñan papeles diferentes, funcionan como partes interdependientes de un sistema más amplio que impulsa la eficiencia y el control de la organización.
Compras define la estrategia, seleccionando proveedores, negociando contratos y estableciendo políticas. Compras lleva a cabo esa estrategia procesando pedidos, recibiendo bienes y gestionando pagos.
Juntos, garantizan la gobernanza y el cumplimiento a lo largo de todo el ciclo de compra.
- Compras establece los límites para reducir el riesgo y garantizar la alineación con los objetivos empresariales.
- Compras hace cumplir esas reglas mediante procesos, aprobaciones y documentación coherentes.
Cuando ambas funciones están alineadas, las organizaciones se benefician de la eficiencia operativa, el control de costes y una pista de auditoría clara. Por este motivo, la creación de un traspaso fluido entre compras y aprovisionamiento es clave para un modelo de aprovisionamiento maduro y escalable.
Las 8 etapas del proceso de aprovisionamiento y compras
El aprovisionamiento y las compras funcionan mejor cuando van de la mano. El departamento de compras dirige la estrategia y la gestión, mientras que el de adquisiciones garantiza una ejecución eficaz y conforme a las normas. El flujo de trabajo completo se divide en siete etapas clave:
1) Identificación de necesidades y requisitos
- Compras define las necesidades críticas de la empresa, garantiza la rentabilidad y evalúa el riesgo del proveedor (por ejemplo, la escalabilidad, el cumplimiento y la viabilidad del contrato).
- Compras traduce estas necesidades en especificaciones detalladas, confirma los requisitos de aprobación y prepara la contratación del proveedor.
Lea nuestra completa guía para conocer las diferencias entre compra directa e indirecta.
2) Selección y evaluación de proveedores
- Compras evalúa y cualifica a los proveedores, gestiona las RFP y selecciona a los socios en función del valor, la fiabilidad, la alineación ESG y el perfil de riesgo.
- Compras inicia el contacto con los proveedores aprobados y puede ayudar a recopilar presupuestos o propuestas bajo la dirección de Compras.
3) Negociación y aprobación de contratos
- Compras dirige la negociación de contratos, garantizando que las condiciones se ajusten a los objetivos empresariales, los requisitos normativos y las expectativas de rendimiento del proveedor.
- Compras revisa los contratos finalizados para comprobar las condiciones de compra, los precios y los plazos de entrega, con el fin de permitir la ejecución de los pedidos sin problemas.
Explore el software de gestión del ciclo de vida de los contratos de Ivalua.
4) Solicitud y aprobación de compras
- Compras valida que los artículos solicitados se ajustan a las categorías, presupuestos y marcos de proveedores aprobados.
- Compras crea y envía las solicitudes de compra para su aprobación interna, preparando la documentación para la emisión del pedido.
Explore el software Procure-to-Pay de Ivalua.
5) Gestión y ejecución de órdenes de compra
- Compras supervisa el cumplimiento de las órdenes de compra con los contratos negociados y controla las excepciones o desviaciones de la política.
- Compras genera, envía y realiza el seguimiento de las solicitudes y órdenes de compra con los proveedores, asegurándose de que reflejan los términos aprobados.
6) Recepción e inspección
- Compras supervisa el rendimiento de los proveedores, los plazos de entrega y el cumplimiento de las normas de calidad.
- Compras confirma la recepción de bienes o servicios, registra las confirmaciones de entrega y señala las discrepancias para su resolución.
7) Cotejo de facturas y pago
- Compras se asegura de que las facturas se ajustan a los términos del contrato y aplica la gobernanza financiera y el cumplimiento de las políticas.
- Compras coteja las facturas con los pedidos y los registros de entrega y, a continuación, inicia el pago a través de los sistemas financieros adecuados.
Descubra cómo el software de automatización de facturas de Ivalua agiliza el último paso del proceso de compra y ahorra millones a nuestros clientes.
8) Análisis de rendimiento y revisión de proveedores
- Compras evalúa el rendimiento de los proveedores en función de indicadores clave de rendimiento (KPI) como la calidad, la entrega, el coste y el cumplimiento, y utiliza esta información para fundamentar futuras estrategias de aprovisionamiento y renovaciones de contratos.
- Compras proporciona información operativa sobre la precisión de los pedidos, la velocidad de cumplimiento y la gestión diaria de los proveedores para respaldar la evaluación de compras.
Vea cómo el software de gestión de proveedores de Ivalua apoya la colaboración y la supervisión continuas del rendimiento.
Cómo apoya la tecnología tanto al aprovisionamiento como a las compras
Las organizaciones empresariales confían cada vez más en herramientas de aprovisionamiento integradas para unificar estos flujos de trabajo. Una plataforma unificada como la solución de aprovisionamiento digital de Ivalua puede salvar la brecha entre el aprovisionamiento estratégico (compras) y la ejecución transaccional (compras), proporcionando un mayor cumplimiento en las compras, relaciones más sólidas con los proveedores y un control más estricto del gasto en toda la empresa.
He aquí cómo la tecnología apoya ambas funciones:
Casos de uso de la tecnología de aprovisionamiento
La automatización moderna del aprovisionamiento permite a los equipos:
- Descubrir e incorporar nuevos proveedores de forma eficiente
- Supervisar el riesgo, el rendimiento y el cumplimiento de las ESG de los proveedores
- Gestionar todo el ciclo de vida de los contratos en una sola plataforma
- Prever la demanda y analizar el gasto para optimizar el aprovisionamiento.
Casos de uso de la tecnología de compras
Los equipos de compras se benefician de herramientas automatizadas que agilizan la ejecución:
- Crear y gestionar flujos de trabajo de solicitudes de compra
- Automatizar el proceso de órdenes de compra, incluidas la creación y las aprobaciones a varios niveles
- Realizar la automatización de la correspondencia a tres bandas entre la orden de compra, la factura y el recibo
- Procesar facturas de proveedores y gestionar flujos de trabajo de pago P2P sin problemas
En un entorno conectado, las compras y el aprovisionamiento funcionan como un sistema cohesionado. Esto permite una mejor visibilidad, aprobaciones más rápidas, una mejor gobernanza y, en última instancia, un mayor valor empresarial.
Pero cuando estas funciones operan en silos o carecen de coordinación, los resultados pueden ser costosos: abren la puerta a ineficiencias, riesgos de cumplimiento y oportunidades perdidas. Veamos algunos de los retos que plantea la desalineación.
Desafíos comunes cuando compras y aprovisionamiento están desalineados
Cuando los equipos de compras y aprovisionamiento no trabajan sincronizados, las consecuencias van mucho más allá de la ineficacia de los procesos: afectan directamente a los costes, el cumplimiento y las relaciones con los proveedores.
- El gasto irregular es habitual cuando los compradores realizan compras al margen de los contratos aprobados, lo que genera costes incontrolados, riesgos añadidos y posibles infracciones.
- Si no se aplican las políticas, el incumplimiento de los contratos se convierte en rutina, lo que debilita las condiciones negociadas y aumenta la exposición legal.
- La desalineación crea fricciones con los proveedores cuando las expectativas no están claras o los contratos no se ejecutan correctamente, lo que provoca disputas y tensa las relaciones.
- Los esfuerzos de aprovisionamiento estratégico se tambalean cuando compras actúa de forma independiente, desbaratando el trabajo de compras en la selección de proveedores, la fijación de precios y el riesgo.
- Los flujos de trabajo aislados provocan retrasos en las aprobaciones y duplicación de pedidos, lo que frustra a los equipos y genera gastos generales innecesarios.
- Sin una visibilidad completa del gasto y el rendimiento, los equipos pierden ahorros y no pueden ajustar las estrategias en tiempo real.
Estos riesgos son la razón por la que los sistemas y flujos de trabajo alineados son importantes, y en la siguiente sección exploraremos las capacidades esenciales que tu organización necesita para cerrar la brecha entre la estrategia y la ejecución.
Aprende cómo los procesos de compra eficientes reducen el riesgo con los proveedores y mejoran el control del gasto con nuestra guía sobre el proceso de órdenes de compra.
Capacidades esenciales de compras para la complejidad y escala a nivel empresarial
Para abordar completamente los desafíos de sistemas desconectados, gastos fuera de control y brechas de cumplimiento, las organizaciones necesitan las capacidades adecuadas en cada etapa del ciclo de vida de la compra. Las siguientes áreas representan puntos clave donde la tecnología puede generar un impacto medible.
Mejorando la compras electrónicas con ia para decisiones más inteligentes
El software de compras electrónicas impulsado por IA ayuda a las empresas a superar algunos de los desafíos más persistentes en el abastecimiento, empezando por la falta de visibilidad del gasto. Al analizar automáticamente los patrones de gasto, identificar oportunidades de ahorro y detectar anomalías, la IA permite a los equipos tomar decisiones de compra más rápidas y fundamentadas.
La IA también acelera la recepción y aprobación al automatizar flujos de trabajo manuales. En lugar de retrasos causados por el enrutamiento de correos electrónicos y sistemas aislados, las solicitudes se priorizan, categorizan y enrutan de manera inteligente, reduciendo cuellos de botella y aumentando la eficiencia del proceso.
Lo más importante, los sistemas de compras electrónicas impulsados por IA ayudan a hacer cumplir el cumplimiento, guiando a los usuarios para comprar a partir de contratos y catálogos aprobados, reduciendo significativamente el gasto fuera de control.
Descarga el resumen de la solución de compras electrónicas para ver cómo flujos de trabajo más inteligentes generan mejores resultados.
Gestión de la relación con proveedores y mitigación de riesgos
Las relaciones sólidas con los proveedores son esenciales para una compra estratégica. La gestión efectiva de la relación con proveedores (SRM) permite a los equipos de compras colaborar con transparencia, monitorear KPIs y mitigar riesgos antes de que afecten los resultados financieros.
Cuando el riesgo del proveedor no se gestiona activamente, incluso las estrategias bien planificadas pueden colapsar debido a interrupciones, retrasos o incumplimientos.
Explora nuestro software de gestión de proveedores para aprender cómo fortalecer las relaciones, reducir el riesgo con proveedores y mejorar la colaboración.
Cumplimiento, Control del Gasto y Supervisión Financiera en Compras
Los líderes de compras saben que una política es tan buena como su aplicación. El software de análisis de gastos ayuda a los equipos de compras a identificar compras fuera de contrato, rastrear la adhesión a las estrategias de abastecimiento y descubrir ahorros ocultos.
Estos conocimientos son clave para establecer disciplina financiera en toda la organización y asegurar que las iniciativas de compras estén alineadas con los objetivos empresariales más amplios.
Integración de compras y adquisiciones con los sistemas financieros
Los sistemas desconectados son una de las mayores barreras para la eficiencia en compras. Como parte de una plataforma integrada, una solución estratégica de pagos garantiza que compras y finanzas estén alineados — desde la aprobación de presupuestos y el seguimiento de órdenes de compra hasta la conciliación de facturas y los pagos.
Esta visibilidad de extremo a extremo no solo optimiza las operaciones, sino que también permite a ambos equipos maximizar el capital de trabajo y fortalecer las relaciones con los proveedores.
Caso de Cliente: Cómo Verallia Reduce su Base de Proveedores en un 80%
Tras su escisión de un grupo mayor, Verallia, el principal productor europeo y el tercero más grande del mundo en envases de vidrio, quiso modernizar y estandarizar sus compras. La compañía enfrentaba procesos inconsistentes, datos deficientes de proveedores y una base de proveedores inflada de más de 40,000.
Al implementar Ivalua, Verallia consolidó los registros de proveedores, enriqueció los datos con fuentes externas y redujo su base de proveedores en un 80%. La empresa optimizó el abastecimiento mediante solicitudes de cotización (RFQ) en línea, contratos centralizados y una interfaz local, intuitiva, que impulsó una alta adopción por parte de los usuarios.
El resultado: compras más rápidas y ágiles, mejor gestión del gasto residual y menores costos de procesamiento.
“Ivalua ha sido un factor clave para mejorar la eficiencia y el desempeño de Compras en Verallia. Con Ivalua finalmente tenemos visibilidad de 360 grados de proveedores y contratos, y la automatización de todo el proceso source-to-pay en un sistema que nuestros usuarios disfrutan usar.”
– Cyrille CHOUVET, Responsable de Calidad de Proveedores y Procesos de Compra, Grupo Verallia
Lee el caso de estudio completo del Grupo Verallia.
Alinea compras y adquisiciones para maximizar la eficiencia y el control
Alinear compras y adquisiciones puede ayudar a construir una empresa más estratégica, compliant y resiliente. Cuando ambas funciones operan sincronizadas, tu organización obtiene mayor visibilidad, reduce riesgos y saca más valor de cada dólar gastado.
Con el software de compras adecuado y procesos de adquisición efectivos, tu estrategia de compras puede cumplir realmente con su promesa.
Explora la plataforma S2P de Ivalua para descubrir cómo Ivalua puede ayudarte a unificar compras y adquisiciones en tu organización, impulsando el control de costos, el cumplimiento y la eficiencia.
Preguntas frecuentes sobre compras vs adquisiciones
¿Cuál es la principal diferencia entre compras y adquisiciones?
La adquisición es una función estratégica enfocada en el abastecimiento, las relaciones con proveedores y el valor a largo plazo, mientras que las compras se encargan del aspecto transaccional, como la creación de órdenes de compra (PO) y el procesamiento de pagos. Ambas son esenciales, pero cumplen roles diferentes en el ciclo de compra.
¿Puede una sola persona gestionar tanto compras como adquisiciones?
En organizaciones pequeñas, es común que una persona supervise ambas funciones. Sin embargo, a medida que la complejidad crece, separar los roles ayuda a garantizar un enfoque estratégico y una mayor eficiencia operativa.
¿Qué herramientas ayudan con ambas funciones, compras y adquisiciones?
Plataformas integradas como Ivalua soportan todo el proceso source-to-pay, desde la selección de proveedores y la gestión de contratos hasta las solicitudes de compra y el procesamiento de facturas. Estas herramientas ayudan a alinear la estrategia con la ejecución, mejorar el cumplimiento y aumentar la eficiencia entre los equipos.
Lectura complementaria
Guías
- Guía de implementación: Source-to-Pay
- Cómo elegir el software de compras adecuado
- Guía del comprador de tecnología Source-to-Pay
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