Conseguir eficiencia y agilidad en los procesos de adquisición es primordial para las organizaciones que quieren mantener una ventaja competitiva en el vertiginoso panorama empresarial actual, y una forma de hacerlo es organizando sistemáticamente los productos y servicios en categorías definidas, para agilizar la toma de decisiones y optimizar la asignación de recursos. Este proceso se denomina “gestión por categorías”.
Según el American Productivity & Quality Center (APQC), las organizaciones que integran la gestión por categorías en su estrategia de compras cuentan con un plazo medio de entrega de proveedores de sólo seis días, superando significativamente a las que carecen de programas de gestión por categorías, que suelen enfrentarse a un plazo de 14 días. Esta estadística pone de relieve el impacto transformador de la gestión por categorías en la eficiencia de las compras y subraya su papel fundamental a la hora de impulsar el éxito organizativo.
En este blog, exploramos la práctica de la gestión por categorías en el aprovisionamiento, incluyendo lo que es y lo que no es, estrategias para implementar la gestión por categorías y cómo elegir el mejor software de aprovisionamiento estratégico para mejorar los procesos de gestión por categorías.
¿Qué es la gestión por categorías?
La gestión por categorías es un enfoque estratégico de la gestión de las compras y la cadena de suministro que consiste en agrupar productos, servicios o materias primas similares en categorías, para optimizar las decisiones de compra y maximizar el valor. Esta estrategia empresarial más amplia abarca la aplicación de objetivos generales, planes de acción exhaustivos y tareas detalladas a nivel de categoría.
La gestión por categorías permite a las organizaciones racionalizar sus procesos de adquisición, impulsar la eficiencia en toda la cadena de suministro, gestionar las relaciones con los proveedores, posibilitar el aprovisionamiento estratégico y supervisar el riesgo y el rendimiento continuos.
Es crucial para la optimización de costes, ya que permite a las organizaciones identificar oportunidades de consolidación, estandarización y aprovechamiento del volumen dentro de cada categoría. Al categorizar y clasificar las compras, las organizaciones pueden identificar patrones de gasto, negociar mejores contratos con los proveedores y aprovechar las economías de escala para impulsar el ahorro de costes.
La gestión por categorías estandariza las políticas de compras, fomentando las relaciones de colaboración con los proveedores y facilitando una comunicación eficaz. Permite el aprovisionamiento estratégico alineando las estrategias con los objetivos de valor a largo plazo. Además, la gestión por categorías ayuda a reducir el riesgo al proporcionar visibilidad de las métricas específicas de cada categoría, garantizando la continuidad del suministro.
¿Qué no se considera gestión por categorías?
Aunque comparten algunos principios, el aprovisionamiento estratégico y la gestión por categorías difieren significativamente en su alcance y enfoque.
- El aprovisionamiento estratégico se centra principalmente en la optimización de los procesos de aprovisionamiento individuales y las relaciones con los proveedores para lograr ahorros de costes y aumentos de eficiencia.
- La gestión por categorías adopta un enfoque más amplio y holístico, que abarca una visión global de los gastos de la empresa.
Aunque el aprovisionamiento estratégico optimiza los procesos de aprovisionamiento individuales, no tiene en cuenta toda la categoría ni implica a los altos ejecutivos tan directamente como la gestión por categorías.
En la gestión por categorías, los altos directivos desempeñan un papel fundamental en el establecimiento de estrategias por categorías, la definición de objetivos y la supervisión de todo el proceso. Este nivel de implicación garantiza la alineación con los objetivos y prioridades de la organización, impulsando una mayor creación de valor y un impacto estratégico en toda la función de aprovisionamiento.
Tipos de categorías de aprovisionamiento
Las categorías de aprovisionamiento abarcan una amplia gama de bienes y servicios esenciales para las operaciones de la organización. Suelen agruparse en categorías de gastos directos y gastos indirectos.
Los materiales directos son bienes utilizados directamente en la fabricación de un producto final. Estos materiales suelen ser identificables y trazables a productos o componentes específicos. Algunos ejemplos son las materias primas, los componentes y las piezas utilizadas en los procesos de fabricación. Los materiales directos son cruciales para las organizaciones dedicadas a actividades de producción o fabricación y suelen estar sujetos a requisitos de calidad y rendimiento rigurosos y constantes.
Los materiales indirectos son bienes y servicios que no contribuyen directamente al proceso de producción pero que son esenciales para apoyar las operaciones empresariales. Estos materiales se consumen normalmente durante las actividades generales de la empresa y no son trazables a productos o componentes específicos. Algunos ejemplos son el material de oficina, los artículos de mantenimiento y reparación y los servicios públicos. Los materiales indirectos son esenciales para el mantenimiento de las operaciones cotidianas, pero no repercuten directamente en el producto final.
Estas categorías de aprovisionamiento se subdividen y categorizan en función de diversos factores, como el volumen de gasto, la importancia estratégica y la complejidad.
Las 4 P de la gestión por categorías
Las 4 P de la gestión por categorías son: planificación, aprovisionamiento, rendimiento y promoción (Planning, Procurement, Performance, and Promotion)
- La planificación implica definir la estrategia y los objetivos de la categoría, establecer metas claras y esbozar planes procesables para alcanzarlas. Esta fase sienta las bases de una gestión por categorías eficaz al alinear los objetivos organizativos con las iniciativas específicas de la categoría.
- El aprovisionamiento se centra en la contratación de proveedores para satisfacer los requisitos de la categoría. Esta fase implica la selección de proveedores, la negociación y la gestión de contratos, garantizando que se contrata a los proveedores adecuados para ofrecer un valor óptimo y cumplir los objetivos de la categoría.
- El rendimiento implica supervisar y gestionar el rendimiento de los proveedores para garantizar la alineación con las métricas y objetivos predefinidos. Mediante el seguimiento de los indicadores clave de rendimiento (KPI) y la realización de revisiones periódicas del rendimiento, las organizaciones pueden identificar áreas de mejora e impulsar la mejora continua dentro de la categoría.
- La promoción implica la ejecución de planes de marketing de la categoría para impulsar la concienciación, el compromiso y la adopción de iniciativas de la categoría. Esta fase incluye estrategias de comunicación, actividades promocionales y esfuerzos de implicación de las partes interesadas para maximizar el impacto y el valor generados por las iniciativas de gestión de categorías.
Ventajas de la gestión estratégica por categorías
La gestión estratégica por categorías revoluciona la gestión de las compras y la cadena de suministro al proporcionar a las organizaciones un marco integral para optimizar sus procesos y lograr el éxito a largo plazo. Al adoptar un enfoque basado en categorías, las organizaciones pueden obtener una serie de ventajas que impulsan la eficiencia, el ahorro de costes y la mejora de las relaciones con los proveedores.
Una de las principales ventajas de la gestión estratégica por categorías es su capacidad para impulsar una reducción significativa de los costes. Al identificar oportunidades de consolidación, estandarización y aprovechamiento del volumen dentro de cada categoría, las organizaciones pueden agilizar los procesos de adquisición y negociar contratos favorables con los proveedores.
Además, la gestión estratégica por categorías fortalece las relaciones con los proveedores al fomentar la colaboración, la transparencia y la confianza mutua. Mediante el compromiso activo y la alineación de objetivos, las organizaciones pueden cultivar asociaciones más sólidas con los proveedores, impulsando la innovación y la sostenibilidad a largo plazo.
La gestión estratégica por categorías también permite mitigar eficazmente los riesgos, al proporcionar una mayor visibilidad del rendimiento de los proveedores, la dinámica del mercado y los riesgos emergentes dentro de cada categoría. Identificar y abordar de forma proactiva los posibles problemas ayuda a minimizar las interrupciones de las operaciones, garantizando la continuidad del suministro y la resistencia de la empresa.
La gestión estratégica por categorías mejora la eficiencia de los procesos al estandarizar las políticas y los procedimientos de adquisición, reduciendo los tiempos de los ciclos y eliminando redundancias. Este enfoque racionalizado aumenta la productividad y la agilidad, permitiendo a las organizaciones responder más eficazmente a los cambios del mercado y a las demandas de los clientes.
5 pasos para implantar la gestión por categorías
La implantación de la gestión por categorías implica cinco pasos clave para garantizar su éxito:
| 1) Evaluación de las prácticas de adquisiciones actuales | Realice una evaluación exhaustiva de los procesos y prácticas de adquisiciones existentes para identificar fortalezas, debilidades y áreas de mejora. Esta evaluación proporciona una base para desarrollar estrategias de gestión de categorías. |
| 2) Segmentación y priorización de categorías | Clasifique y priorice las categorías de gasto en función de factores como la importancia estratégica, el volumen de gasto y la complejidad. Esta segmentación ayuda a concentrar los recursos en categorías de alto impacto y garantiza la alineación con los objetivos de la organización. |
| 3) Participación y colaboración de las partes interesadas | Interactuar con las partes interesadas internas, incluidos los equipos de adquisiciones, las unidades de negocios y el liderazgo superior, para lograr aceptación y alineación para las iniciativas de gestión de categorías. |
| 4) Desarrollo de estrategias de categorías | Desarrollar estrategias de categorías integrales que describan objetivos, metas y planes de acción para cada categoría de gasto. Estas estrategias deben tener en cuenta factores como la dinámica del mercado, las capacidades de los proveedores y las estrategias de mitigación de riesgos. |
| 5) Implementación y Ejecución | Implemente estrategias de categorías mediante la contratación proactiva, la gestión de proveedores y la negociación de contratos. Ejecute planes de acción de manera eficaz, aprovechando herramientas y tecnología para optimizar procesos e impulsar resultados. |
Además, es crucial establecer una expectativa organizativa y un mandato de que la gestión estratégica de categorías es fundamental para el éxito continuo. Esto puede requerir cambios en el personal y en los procesos, así como el reciclaje de los empleados para garantizar su alineación con la dirección estratégica y su compromiso de generar valor a través de iniciativas de gestión por categorías.
Estrategias para una gestión por categorías eficaz
A medida que las organizaciones implantan la gestión por categorías, deben considerar la adopción de las siguientes estrategias clave y mejores prácticas:
- Documentar exhaustivamente el proceso de adquisición. Planifique todo el ciclo de vida del aprovisionamiento, incluidos el abastecimiento, la contratación, las compras y la gestión de proveedores, para garantizar la transparencia y la coherencia de las operaciones.
- Establezca y defina una estrategia de categoría para cada categoría de gasto. Fijar objetivos claros, metas y planes de acción adaptados a las características y requisitos exclusivos de cada categoría para impulsar el valor y la alineación estratégica.
- Desarrollar un conocimiento profundo de cada categoría. Realizar análisis exhaustivos de los patrones de gasto, la dinámica del mercado y las capacidades e innovación de los proveedores para identificar oportunidades de reducción de costes y mejora del valor.
- Establecer relaciones sólidas con los proveedores. Cultivar la comunicación abierta, la confianza y la colaboración para fomentar la innovación, mitigar los riesgos e impulsar el éxito mutuo.
- Gestionar eficazmente el rendimiento de los proveedores. Establezca parámetros de rendimiento, realice evaluaciones periódicas y proporcione información a los proveedores para impulsar la mejora continua y la responsabilidad.
- Supervise los gastos con regularidad. Implemente mecanismos sólidos de seguimiento del gasto y herramientas analíticas para controlar las tendencias del gasto y las desviaciones de los objetivos presupuestarios, permitiendo una gestión proactiva de los costes.
- Utilizar software y herramientas de automatización. Racionalice el análisis de datos, automatice las tareas rutinarias y mejore la precisión y la eficacia de la toma de decisiones para mejorar los procesos de gestión por categorías e impulsar la eficacia general de las adquisiciones.
Cómo elegir el mejor software de aprovisionamiento estratégico para la gestión por categorías
La elección del mejor software de aprovisionamiento estratégico para su organización implica una evaluación cuidadosa tanto de las necesidades de su empresa como de las funciones que ofrece el software.
Empiece por definir sus objetivos de aprovisionamiento, como la reducción de costes, la eficiencia de los procesos, la diversidad de proveedores o la gestión de riesgos. Tenga en cuenta la escala de sus operaciones y la complejidad de su cadena de suministro para asegurarse de que el software puede gestionar sus requisitos específicos.
Es esencial involucrar a las partes interesadas de diferentes departamentos para recopilar diversas necesidades y expectativas, que pueden afectar significativamente a la funcionalidad del software y a su aceptación en toda la organización.
Una vez que tenga una idea clara de sus necesidades, compare los distintos software de aprovisionamiento en función de sus características clave, como:
- Aprovisionamiento estratégico: Una experiencia integrada de abastecimiento estratégico, que permite a las organizaciones analizar los gastos y definir/ejecutar estrategias de abastecimiento y gestión de proveedores en todas las categorías de gastos.
- Análisis de gastos: Las organizaciones pueden llevar a cabo un análisis detallado de los gastos, obteniendo información sobre los patrones de gasto e identificando oportunidades de ahorro de costes y mejoras en los procesos.
- Gestión de proveedores: Herramientas nativas para la evaluación del rendimiento de los proveedores, la evaluación de riesgos y la colaboración, lo que permite a las organizaciones gestionar eficazmente las relaciones con los proveedores, impulsar la mejora continua y tomar mejores decisiones.
- Gestión de los contratos: Las organizaciones pueden facilitar las compras conformes y mitigar el riesgo de los proveedores mediante una gestión eficaz de los contratos. Pueden crear rápidamente nuevos contratos, gestionar el ciclo de vida completo de los contratos, realizar un seguimiento del cumplimiento y mitigar los riesgos asociados a las relaciones con los proveedores.
Recuerde que el software de aprovisionamiento estratégico adecuado no sólo se adapta a sus necesidades actuales, sino que también se adapta al crecimiento de su empresa.
Para obtener más información, descargue el datasheet Source-to-Contract de Ivalua.
Conclusión
La gestión por categorías se ha convertido en la piedra angular del éxito de las compras, ofreciendo a las organizaciones una vía estratégica para optimizar el gasto, fortalecer las relaciones con los proveedores y mitigar los riesgos. Gracias a su capacidad para clasificar los gastos y priorizar las iniciativas, la gestión por categorías permite a las empresas obtener ahorros, mejorar la eficiencia operativa y alinear los objetivos de aprovisionamiento con los objetivos empresariales generales.
Aprovechando soluciones de vanguardia como el software de aprovisionamiento estratégico de Ivalua para amplificar el impacto de la gestión por categorías, proporcionando una sólida gama de soluciones para racionalizar el aprovisionamiento, analizar el gasto, gestionar los proveedores y supervisar los contratos.
Para profundizar en el potencial transformador de la gestión por categorías, vea nuestra demostración bajo demanda del software Strategic Sourcing.
