¿Cuándo comienza realmente una compra? Para los equipos empresariales, comienza mucho antes de que se seleccione un proveedor o se envíe un pedido. La creación de una solicitud de compra es el primer paso del proceso, un paso fundamental pero que a menudo se pasa por alto en la gestión del gasto, la aplicación de políticas y la obtención de visibilidad en todo el proceso de compra.
Las solicitudes de compra son un elemento fundamental de las operaciones de aprovisionamiento maduras y bien gestionadas, y en Ivalua hemos ayudado a organizaciones globales a convertir este proceso de fase inicial en una forma eficaz de aumentar la eficiencia y mejorar el cumplimiento.
En este blog, explicaremos qué es una solicitud de compra, en qué se diferencia de una orden de compra, por qué es importante para los equipos empresariales y cómo la automatización puede ayudarle a aprovechar todo su potencial.
Puntos clave
- Las solicitudes de compra son esenciales para ayudar a las organizaciones a alinear el gasto con los presupuestos, las políticas y los objetivos estratégicos.
- Los flujos de trabajo manuales de las solicitudes pueden provocar retrasos, gastos no aprobados y poca visibilidad. La automatización puede eliminar estos problemas y mejorar el cumplimiento.
- Plataformas como Ivalua agilizan todo el proceso de solicitud, desde la entrada hasta el pedido, permitiendo aprobaciones más rápidas, mejores previsiones y una total transparencia en las compras.
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¿Qué es una solicitud de compra?
Una solicitud de compra es un documento interno utilizado por los empleados para pedir formalmente la compra de bienes o servicios. Es una parte esencial del proceso de compra que ayuda a las organizaciones a gestionar la demanda antes de que se produzca una transacción externa.
A diferencia de una orden de compra (PO), que se envía externamente a un proveedor -a menudo utilizando un software de automatización de órdenes de compra- para iniciar una transacción, una solicitud de compra se utiliza únicamente dentro de la organización para obtener la aprobación de una posible compra. Suele incluir detalles importantes como la descripción del artículo, la cantidad, el coste estimado y la justificación de la solicitud.
Una vez presentada, pasa por un proceso de aprobación para garantizar que la solicitud se ajusta al presupuesto, la política y las necesidades de la empresa antes de que se realice la compra.
Esta es una distinción clave en la conversación más amplia sobre la adquisición frente a la compra. Mientras que la compra se refiere al acto de comprar, la compra abarca toda la estrategia, la política y el proceso que hay detrás de esas decisiones, empezando por las solicitudes.
Por qué las solicitudes de compra son importantes para los equipos empresariales
En las organizaciones maduras, el proceso de solicitud de compra es un paso fundamental para aplicar el control de la gestión de las órdenes de compra y garantizar un aprovisionamiento disciplinado y alineado con las políticas. Al capturar la demanda a través de un proceso de admisión estructurado, los equipos obtienen una visibilidad temprana de las próximas compras, por lo que pueden asegurarse de que dichas compras se ajustan a los presupuestos, las estrategias de proveedores y los requisitos de cumplimiento. Esta gobernanza inicial ayuda a las organizaciones a evitar el gasto caprichoso y a garantizar que las decisiones de compra contribuyan a objetivos financieros y operativos más amplios.
Las solicitudes también desempeñan un papel fundamental en el análisis de los gastos y el control presupuestario. Los equipos pueden comparar las solicitudes con los gastos planificados en tiempo real y detectar las excepciones con antelación. Cuando se integran con soluciones inteligentes de gestión de Intake, las solicitudes de compra agilizan la experiencia del usuario y garantizan la existencia de barandillas para la política, el cumplimiento y los flujos de trabajo de aprobación.
Solicitud de compra frente a orden de compra
La confusión entre solicitudes de compra y órdenes de compra es habitual, incluso en equipos de aprovisionamiento bien establecidos. Pero la distinción es importante. Cada una de ellas tiene una finalidad distinta en el proceso de compra y pago y desempeña un papel único en el mantenimiento del control y la responsabilidad.
Para las organizaciones que se centran en crear un proceso de factura a pago ágil y conforme a las normas que abarque todo el ciclo de vida de una factura, desde la solicitud de compra hasta el cumplimiento y el pago, es esencial comprender dónde encajan estos documentos.
La tabla siguiente ilustra por qué ambos documentos son fundamentales.
| Solicitud de compra | Orden de compra | |
| ¿Quién lo crea? | Iniciado por empleados, jefes de departamento o propietarios de proyectos para solicitar una posible compra. | Creado por el equipo de compras o adquisiciones tras la aprobación de una solicitud como primer paso del proceso de pedido de compra |
| ¿En qué momento del proceso se produce? | Se produce al principio del proceso de contratación, antes de la selección o el compromiso del proveedor. | Tiene lugar tras la aprobación de la solicitud, durante la fase formal de compra |
| ¿Es interno o externo? | Es estrictamente interno y se utiliza dentro de la organización para la planificación, aprobación y cumplimiento. | Externa y compartida con el proveedor para confirmar y autorizar la transacción |
| ¿Se trata de una solicitud o de un contrato formal? | Una solicitud preliminar que indica la intención de compra; no es jurídicamente vinculante. | Un contrato formal y jurídicamente vinculante que confirma la compra con condiciones definidas |
| ¿Qué ocurre una vez aprobado? | Vías de compra para la creación de pedidos, la contratación de proveedores y la eventual emisión de pedidos. | Se envía al proveedor para iniciar la tramitación del pedido, el envío y la eventual facturación. |
Ahora que comprendemos la diferencia entre las solicitudes de compra y las órdenes de compra, veamos paso a paso el proceso de solicitud de compra.
El proceso de solicitud de compra: 5 pasos clave
Un proceso de solicitud de compra bien definido ayuda a las organizaciones a gestionar el gasto de forma proactiva, reducir el riesgo y agilizar las operaciones de compra. Al establecer una estructura y una visibilidad antes de realizar una compra, puede asegurarse de que sus decisiones de compra se ajustan a los presupuestos, las políticas y las prioridades estratégicas.
Repasemos los cinco pasos principales de la solicitud de compra:
Paso 1: Identificar la necesidad y crear la solicitud
El proceso comienza cuando un departamento o equipo identifica la necesidad de un producto o servicio. Un empleado crea una solicitud de compra en el sistema, detallando el artículo, la cantidad, el propósito y cualquier nota de apoyo. Este paso capta la demanda en una fase temprana y ofrece a los equipos de aprovisionamiento visibilidad sobre los próximos gastos.
Paso 2: Enrutamiento para aprobaciones basadas en la política
Una vez enviada, la solicitud se enruta para su aprobación en función de las normas y políticas de la organización. Las rutas de aprobación pueden configurarse por categoría, importe en dólares, propietario del presupuesto, zona geográfica o nivel de riesgo.
Las herramientas de automatización de las compras ayudan a agilizar este paso aplicando automáticamente el flujo de trabajo correcto. Esto ayuda a eliminar retrasos y a reforzar el cumplimiento de las solicitudes de compra.
Paso 3: Comprobación y validación del presupuesto
Antes de continuar, el sistema verifica si la solicitud se ajusta al presupuesto disponible.
Si los fondos son insuficientes o están desajustados, la solicitud puede marcarse para su ajuste. También se puede redirigir o escalar para su revisión financiera, un paso importante para evitar gastos excesivos.
Paso 4: La solicitud se convierte en pedido
Una vez aprobada y validada la solicitud, se convierte en un pedido de compra formal. En esta fase, la decisión de compra se hace oficial.
A continuación, compras envía el pedido al proveedor seleccionado con el precio final, las condiciones de entrega y otros detalles.
Paso 5: El proveedor recibe el pedido y lo completa
Dado que la solicitud se origina en un sistema centralizado y trazable, toda la transacción hasta la facturación y el pago es totalmente visible, auditable e integrada en el software de facturación electrónica. Esta transparencia de principio a fin refuerza el control de las solicitudes de compra y simplifica la conciliación.
Si bien estos pasos ayudan a guiar el proceso, aún puede haber desafíos. Examinemos los más comunes y cómo abordarlos.
Problemas comunes con los flujos de trabajo manuales de las solicitudes de compra
La automatización de las compras puede ayudar a resolver algunos de los problemas más comunes del procesamiento de las solicitudes de compra. Antes de hablar de las soluciones, veamos qué puede fallar.
Retrasos en las aprobaciones y cuellos de botella
Las aprobaciones suelen quedar atascadas en hilos de correo electrónico o flujos de trabajo manuales, lo que provoca retrasos innecesarios. Sin un sistema centralizado, no hay rastro de auditoría ni responsabilidad sobre quién está retrasando el proceso.
Superación del presupuesto y gastos no aprobados
Cuando las solicitudes pasan por alto la revisión formal, las compras pueden superar los presupuestos o infringir la política. Esta falta de control previo conduce a correcciones reactivas y a riesgos financieros.
Documentación incoherente
Los formatos de las solicitudes varían de un equipo a otro, y es habitual que falte información o esté incompleta. Sin un proceso estándar, el seguimiento y la validación de las solicitudes de compra son propensos a errores.
Visibilidad deficiente entre equipos y ubicaciones
Los sistemas dispares y los flujos de trabajo aislados dificultan saber quién compra qué, cuándo o por qué. Esta falta de transparencia socava la supervisión de las compras y la planificación estratégica.
Automatización del proceso de solicitud de compras: Ventajas y soluciones
Los retos que plantea el proceso manual de solicitud de pedidos -retrasos, excesos presupuestarios y falta de visibilidad- pueden reducirse significativamente mediante la automatización. Al digitalizar y estandarizar el proceso de solicitud de compra, las organizaciones obtienen un mayor control, transparencia y agilidad desde el momento en que se identifica una necesidad.
Con soluciones de software de solicitud de compra como las que ofrece Ivalua, puede aplicar la política de solicitud de compra, agilizar las aprobaciones y reforzar la colaboración sin añadir fricción al proceso.
Cumplimiento y aplicación de políticas integrados
Los flujos de trabajo automatizados de las solicitudes de compra garantizan que cada solicitud siga el camino correcto, sin atajos ni aprobaciones omitidas. Con el software de gestión de Intake, puede configurar las reglas de enrutamiento, los umbrales presupuestarios y los campos obligatorios para mejorar la gestión de las solicitudes de compra e imponer el cumplimiento desde el principio.
Mayor visibilidad del gasto y precisión de las previsiones
Cuando todas las solicitudes se registran en un sistema centralizado, los equipos financieros y de compras obtienen visibilidad en tiempo real de lo que se solicita y por qué. Este nivel de transparencia permite un análisis más preciso de los gastos, mejores previsiones y un control presupuestario más estricto.
Aprobaciones más rápidas y auditables
Los sistemas automatizados eliminan las conjeturas sobre quién debe aprobar qué y cuándo. Cada paso se registra y registra con fecha y hora, lo que permite escalar los procesos cuando es necesario y facilita la auditoría de los flujos de trabajo sin gastos adicionales.
Coordinación de proveedores mejorada
Las solicitudes sólo se convierten en pedidos de compra una vez que se han completado todas las aprobaciones internas, lo que reduce la confusión y las repeticiones. Con una mejor gestión de los proveedores, puede entregar los pedidos aprobados a los vendedores, lo que facilita su cumplimiento y reduce el número de disputas.
La historia de éxito de UPL: Migración del trabajo de back-office de PR/PO a una unidad global de servicios compartidos
UPL, un proveedor global de soluciones agrícolas con más de 10.000 empleados y 1,2 millones de pedidos anuales, se enfrentaba a los retos de la fragmentación del gasto y la presión sobre los márgenes. Para hacer frente a esta situación, implantaron la plataforma de aprovisionamiento unificado de Ivalua. Aprovechando los nuevos niveles de transparencia de los datos, racionalizaron su red de más de 100.000 proveedores, optimizando los márgenes e impulsando un gasto más estratégico y eficaz.
Descargar el estudio de caso de UPL.
“La mayor ventaja es disponer de una única fuente de información en una plataforma centralizada. Con el aprovisionamiento estratégico y la compra transaccional en una plataforma global, nos beneficiamos de la escala y la eficiencia».
Sylesh Gopan, responsable global de ERP, UPL
El valor de un proceso sólido de solicitud de compra
Un sistema sólido de solicitud de compra crea una base sólida para un control presupuestario eficaz y el cumplimiento de las políticas. Mediante la automatización de este paso crítico, puede eliminar los escollos comunes, como los retrasos en la aprobación, el gasto inconstante y la documentación incoherente.
Las principales organizaciones de aprovisionamiento están logrando una mayor precisión, responsabilidad y eficiencia con Ivalua al agilizar las solicitudes de compra y garantizar el cumplimiento de la política desde el principio del proceso de aprovisionamiento. Con Ivalua, tendrá una visibilidad total de las solicitudes de compra, menos sorpresas y un proceso de compra más fluido de principio a fin.
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Preguntas Frecuentes
¿Para qué sirve un formulario de solicitud de compra?
Un formulario de solicitud de compra se utiliza para solicitar formalmente la compra de bienes o servicios dentro de una organización. Garantiza que el gasto se revise y apruebe antes de que se asuma ningún compromiso financiero.
¿Cómo se aprueba una solicitud en un sistema automatizado?
En un sistema automatizado, las solicitudes se dirigen a través de flujos de trabajo predefinidos basados en factores como el importe, la categoría o el departamento. Los responsables de la aprobación reciben una notificación automática y cada decisión se registra para garantizar la transparencia y la auditabilidad.
¿Quién suele crear las solicitudes de compra en las grandes empresas?
Los empleados, jefes de departamento o jefes de proyecto suelen crear solicitudes cuando surge una necesidad. Estos usuarios inician el proceso de solicitud de compra de artículos o servicios alineados con los objetivos o responsabilidades de su equipo.
¿Cómo se convierte una solicitud en una orden de compra?
Una vez revisada y aprobada una solicitud, el equipo o sistema de compras la convierte en una orden de compra. A continuación, la orden de compra se envía al proveedor para que autorice el cumplimiento y comience la transacción.
¿Pueden integrarse las solicitudes de compra con las herramientas de presupuestación y planificación?
Sí, los sistemas de solicitud modernos pueden conectarse directamente con las herramientas de presupuestación y planificación. Esto permite realizar comprobaciones presupuestarias en tiempo real y garantizar que los gastos se ajustan a los objetivos financieros antes de su aprobación.
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