Los responsables de compras de las empresas están sometidos a más presión que nunca: control de costes, cumplimiento normativo, riesgo de los proveedores y complejidad interna, al tiempo que intentan modernizar sistemas obsoletos. Si está explorando la tecnología de compra, lo más probable es que no esté buscando una herramienta mejor, sino una estrategia más inteligente y escalable.
Esta guía desglosa las principales tecnologías de compra que se utilizan hoy en día y las tendencias que están dando forma al futuro, como la compra impulsada por IA, la gestión predictiva del riesgo y una mayor integración en toda la cadena de suministro.
Puntos clave
- La tecnología de aprovisionamiento está evolucionando desde la digitalización básica a un habilitador estratégico, ayudando a las empresas a automatizar procesos, reducir riesgos y mejorar la colaboración con los proveedores.
- Las plataformas modernas unifican todo el ciclo de vida Source-to-Pay, ofreciendo visibilidad en tiempo real, controles de cumplimiento integrados y análisis avanzados a través de compras, contratos y pagos.
- La IA, la automatización y las herramientas generativas están redefiniendo la eficiencia, permitiendo a los equipos de compras pasar de una toma de decisiones reactiva a una proactiva.
- La escalabilidad, la integración y la flexibilidad son fundamentales a la hora de elegir una plataforma, ya que garantizan el valor a largo plazo y la capacidad de adaptarse a medida que evolucionan las necesidades de aprovisionamiento.
¿Qué es la tecnología de compras?
En términos generales, la tecnología de compras engloba las herramientas y los sistemas digitales de aprovisionamiento electrónico que se utilizan para automatizar, agilizar y optimizar todo el ciclo de vida Source-to-Pay (S2P).
Constituye la base de la contratación digital, permitiendo una mayor visibilidad del gasto, un mejor cumplimiento y operaciones más rápidas y eficientes.
La escala, la complejidad y el riesgo que entrañan las operaciones globales en la empresa moderna exigen soluciones más avanzadas que puedan integrarse estrechamente con los sistemas ERP, financieros y de proveedores y respaldar objetivos más amplios como la sostenibilidad, la gestión de riesgos en las adquisiciones y la optimización de costes.
Por este motivo, muchas organizaciones están llevando a cabo una transformación de las compras y pasando de procesos manuales y aislados a estrategias conectadas y basadas en datos. Esta evolución refleja el papel cada vez más importante que desempeña el aprovisionamiento como socio empresarial estratégico.
Consejo profesional: Las mejores tecnologías de aprovisionamiento no se limitan a digitalizar, sino que ofrecen información, colaboración y control.
Echemos un vistazo a algunos de los componentes clave de la tecnología de compras para las empresas actuales.
Componentes clave de la tecnología de compras para empresas
Los responsables de compras se están dando cuenta de que sus sistemas heredados son insuficientes, ya que se enfrentan a una presión cada vez mayor para escalar globalmente, cumplir las normativas e impulsar el valor estratégico. Necesitan una plataforma Source-to-Pay unificada que permita la automatización de las compras y una integración más profunda entre las finanzas, las operaciones y la gestión de la cadena de suministro (SCM).
He aquí 4 componentes clave de una plataforma tecnológica de aprovisionamiento unificada:
- Gestión avanzada de datos y procesos: la gestión de los gastos entre regiones y proveedores requiere visibilidad y control en tiempo real. Su plataforma tecnológica de compras debe ayudar a unificar datos y procesos en todos los niveles para evitar interrupciones. También debe reforzar la colaboración en las cadenas de suministro globales, las redes de proveedores de varios niveles y los contratos de alto valor.
- Cumplimiento y gestión de riesgos: la plataforma debe ayudar a hacer cumplir las políticas con la automatización del flujo de trabajo, mitigar el riesgo del proveedor utilizando análisis en tiempo real e IA, y apoyar la preparación para auditorías con documentación y controles centralizados.
- Gestión estratégica de adquisiciones y cadena de suministro: la tecnología que utilice debe ayudarle a ir más allá de la reducción de costes para construir una gestión de las relaciones con los proveedores sostenible y orientada al rendimiento que ofrezca valor e innovación a largo plazo.
- Integrada con su pila tecnológica: la tecnología de compras debe ayudarle a romper los silos integrándose perfectamente con los sistemas de finanzas y SCM y proporcionando información en tiempo real para mejorar la previsión, la planificación del flujo de caja y la toma de decisiones estratégicas.
Visión general de la pila tecnológica de compras
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Tecnologías clave de compras y hacia dónde se dirige el sector
Tener una visión general de los componentes del software de compras es esencial, pero tenga en cuenta que las complejas cadenas de suministro globales y las interrupciones están empujando a los líderes de aprovisionamiento a evolucionar continuamente. Esto significa que los componentes clave de las soluciones tecnológicas de aprovisionamiento modernas están cambiando y, según McKinsey & Company, las organizaciones de compras líderes están aprovechando las herramientas digitales y el análisis de datos para descubrir nuevas oportunidades de creación de valor.
En esta sección, analizamos algunas de las herramientas fundamentales que las empresas utilizan hoy en día para transformar las compras de una función táctica a una estratégica.
La tecnología básica de compra ya impulsa las operaciones empresariales
Los equipos de aprovisionamiento ya están obteniendo beneficios significativos de la tecnología integrada. Al consolidar las herramientas y sustituir los procesos manuales, las plataformas modernas están reduciendo el riesgo, mejorando la eficiencia y ofreciendo una mayor visibilidad en todo el ciclo de vida de las compras.
En lugar de confiar en sistemas fragmentados, muchas organizaciones están recurriendo a soluciones integrales que unifican las tecnologías de aprovisionamiento más importantes en un único lugar. Estas son algunas de las herramientas más importantes que los equipos ya están utilizando.
Plataformas de Source-to-Pay (S2P) para compras integrales
Las plataformas integradas de Source-to-Pay eliminan la fragmentación que suele afectar a las funciones de compra. Al unificar la compra, el aprovisionamiento y los pagos en una única solución, las plataformas de compras integradas le permiten colaborar con mayor eficacia, agilizar los procesos y obtener visibilidad en tiempo real de todo el ciclo de vida del aprovisionamiento.
Esta integración integral ayuda a las organizaciones a reducir riesgos, aumentar la eficiencia y tomar decisiones más estratégicas basadas en datos.
Estas son algunas de las funcionalidades y ventajas más impactantes de la tecnología de aprovisionamiento a lo largo del proceso S2P:
Compras
Las tecnologías de compra innovadoras desempeñan un papel vital en la digitalización y racionalización del proceso de compra. Las capacidades avanzadas de IA y los cuadros de mando analíticos le ayudan a tomar decisiones informadas y basadas en datos.
Lea el informe “Asesor de tecnología en sourcing estratégico 2024 de Ardent Partners”, que explora ocho soluciones y líderes del mercado en el espacio de la compra estratégica.
Automatización para la eficiencia y la toma de decisiones
La automatización reduce la carga de trabajo manual, acorta los tiempos de ciclo y minimiza los errores, liberando a su equipo para que pueda centrarse en las prioridades estratégicas. Las plataformas de compras integradas ofrecen procesamiento de facturas, aprobaciones automatizadas y portales de proveedores de autoservicio para agilizar las operaciones al tiempo que se garantiza el cumplimiento. Los flujos de trabajo integrados garantizan que se realicen las acciones correctas en el momento adecuado, lo que mejora tanto la velocidad como el control y optimiza el proceso de compras.
Gestión de riesgos y cumplimiento de proveedores
La tecnología moderna de compras mejora la colaboración con los proveedores mediante la incorporación centralizada, los cuadros de mando y la supervisión de riesgos en tiempo real, todo ello accesible a través de un portal de proveedores de autoservicio.
Con datos ESG integrados, diligencia debida automatizada y documentación lista para auditoría, puede tomar decisiones más inteligentes, reducir las interrupciones y cumplir los requisitos normativos con mayor confianza.
Gestión del ciclo de vida de los contratos (CLM) y aprobaciones
La tecnología de compras le permite agilizar todo el ciclo de vida del contrato, desde la creación y negociación hasta la aprobación y renovación. Los flujos de trabajo automatizados aceleran los ciclos de revisión, mientras que las herramientas basadas en IA sacan a la luz las cláusulas de riesgo y los términos no estándar en una fase temprana del proceso.
Análisis de compras e inteligencia del gasto
Para tomar decisiones más inteligentes, se necesita información práctica. Las herramientas analíticas y de inteligencia de gastos proporcionan cuadros de mando en tiempo real, análisis detallados de los gastos (Tail Spend) y capacidades de evaluación comparativa que sacan a la luz oportunidades de ahorro de costes y respaldan la planificación estratégica.
Con una visión unificada de los gastos en todas las categorías, proveedores y zonas geográficas, puede alinear estrechamente las compras con sus objetivos empresariales.
Automatización del proceso Purchase-to-Pay (P2P)
La automatización del proceso Purchase-to-Pay es clave para reducir los errores manuales, acelerar los ciclos de compras y mejorar el control del gasto.
Una solución de automatización del proceso Purchase-to-Pay agiliza las solicitudes de compra y las aprobaciones de facturas, y funciones como el procesamiento de facturas sin intervención manual y la correspondencia automatizada garantizan el cumplimiento al tiempo que reducen el gasto inconstante (Maverick Spend). Esto libera a tu equipo para que dedique más tiempo al trabajo de mayor valor.
La próxima ola de la tecnología de compras
Aunque las herramientas que hemos explicado en la última sección son punteras, la tecnología sigue avanzando.
Para las compras, satisfacer las crecientes demandas en torno a la optimización de costes, la mitigación de riesgos, el rendimiento de los proveedores, el cumplimiento normativo y la agilidad exigirá adoptar tecnologías innovadoras que amplíen el papel de las compras como socio empresarial estratégico.
Esperamos que las siguientes innovaciones tengan el mayor impacto en los departamentos de compras en los próximos meses:
- IA Generativa: La IA Generativa está llamada a redefinir la eficiencia en todo el ciclo de vida de las compras, aunque su adopción ha sido lenta. Según la encuesta mundial de directores de compras (CPO) 2024 de Deloitte, el 92 % de los CPO tenía previsto evaluar las capacidades de la IA generativa en 2024, pero solo el 37 % la estaba probando o desplegando en el momento de la encuesta.
En 2025, es probable que la implantación se acelere. Desde la autogeneración de solicitudes de propuestas hasta los robots de preguntas y respuestas para proveedores y la redacción de cláusulas contractuales, herramientas como el asistente virtual inteligente (IVA) de Ivalua, basado en IA generativa, ayudan a los equipos de compras a reducir los tiempos de ciclo y mejorar la precisión. Y con la revolución de la IA agenética en marcha, los agentes de IA semiautónomos y totalmente autónomos van a ayudar a escalar las compras y a liberar capacidad para asumir iniciativas más estratégicas.
- Gestión de Intake: Intake moderna requiere sistemas que sean flexibles, escalables y construidos para una integración perfecta. La plataforma de compras impulsada por IA de Ivalua admite interfaces configurables e integración multi ERP, lo que permite a las organizaciones unificar las compras en todas las unidades de negocio globales sin quedar atrapadas en un único ecosistema de proveedores.
Explore la solución de gestión de Intake de Ivalua. - Integración cada vez mayor del aprovisionamiento con las herramientas de visibilidad de la cadena de suministro: La capacidad de conectar el aprovisionamiento con los datos en tiempo real de la cadena de suministro se está convirtiendo en algo esencial para gestionar el riesgo y mejorar la capacidad de respuesta. El ecosistema abierto de Ivalua permite una integración fluida con la logística, el rendimiento de los proveedores y las herramientas de inventario, garantizando que las decisiones de aprovisionamiento se basen en la información más actualizada de la cadena de suministro.
Si busca una plataforma que respalde sus metas y objetivos de aprovisionamiento a largo plazo, seleccione una solución escalable e interoperable que admita estas tecnologías y funciones innovadoras para que su organización tenga éxito ahora y en el futuro.
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Cómo elegir la tecnología de compras adecuada para tu organización
La plataforma que elija, ¿resistirá a largo plazo y abordará todos los retos a los que se enfrenta? ¿Puede resolver problemas como la fragmentación de los datos, la fragmentación de las relaciones con los proveedores, la evolución de las exigencias de cumplimiento y la necesidad de flexibilidad en las operaciones globales? Esa es la pregunta del millón. Afortunadamente, no tiene por qué ser un juego de adivinanzas.
A continuación le ofrecemos una serie de criterios prácticos, así como los escollos que debe evitar, que le ayudarán a definir mejor sus requisitos y a elegir una solución flexible que pueda ampliarse y adaptarse con el tiempo.
Factores clave en la selección de tecnología de aprovisionamiento para uso empresarial
Para las compras empresarial, la tecnología adecuada debe proporcionar:
- Integración perfecta con los sistemas ERP existentes para eliminar los silos de datos y garantizar la visibilidad de extremo a extremo.
- Equilibrio entre flexibilidad y estandarización, y capacidad de configuración según tus necesidades específicas, aprovechando al mismo tiempo flujos de trabajo probados.
- Controles de conformidad sólidos, funciones de gestión de riesgos integradas y análisis robustos para respaldar la gobernanza y la toma de decisiones estratégicas.
Garantía de escalabilidad y adaptabilidad a largo plazo
Para evitar los costosos ciclos de renovación, las empresas necesitan una tecnología de compras diseñada para crecer y evolucionar con tu organización. Esto significa elegir soluciones que ofrezcan:
- Arquitecturas modulares basadas en API que faciliten la integración y la expansión futura.
- La capacidad de incorporar tecnologías emergentes que mejoren la toma de decisiones y la automatización, como la IA agéntica en las compras.
- Compatibilidad con operaciones globales y multientidad.
- Máxima adopción por parte de los usuarios mediante interfaces intuitivas y una implantación simplificada.
Errores comunes que deben evitarse al adoptar soluciones de compras
Incluso con las intenciones correctas, los proyectos de automatización de las compras pueden quedarse cortos si se pasan por alto algunos escollos y riesgos potenciales. Evitar estos errores comunes:
- Dependencia excesiva de módulos de ERP obsoletos: los complementos de ERP heredados pueden cubrir funciones básicas, pero a menudo carecen de características modernas como perspectivas impulsadas por IA, flujos de trabajo automatizados, integraciones sin problemas y herramientas de colaboración con proveedores.
- Ignorar las necesidades de colaboración de los proveedores: sin herramientas que soporten la comunicación en tiempo real y la visibilidad compartida, el compromiso de los proveedores se resiente, lo que provoca retrasos, errores y oportunidades perdidas.
- Subestimar la gestión del cambio: incluso la mejor tecnología puede fallar si los usuarios no reciben la formación adecuada o si los flujos de trabajo no se adaptan al funcionamiento real de los equipos.
- Elegir un sistema cerrado o rígido: una configurabilidad limitada o una integración deficiente pueden restringir su capacidad para escalar o adaptarse a las necesidades cambiantes del negocio.
- Descuidar la calidad de los datos: los datos inexactos o incoherentes de los proveedores socavan todos los procesos y pueden tener un impacto perjudicial en los análisis y el cumplimiento.
Evitar estos escollos al implantar tecnología de compras requiere una estrategia clara, la arquitectura adecuada y una gran atención a la utilidad y el impacto a largo plazo.
Cómo logró EnBW un aumento del 80% en la automatización de órdenes de compra
EnBW, uno de los mayores proveedores de infraestructuras críticas de Alemania, lidera la transición hacia la energía sostenible con operaciones en toda Europa y un objetivo de neutralidad climática para 2035. Para apoyar esta misión y construir cadenas de suministro más transparentes, la empresa implantó la plataforma de gestión de proveedores de Ivalua como eje central para la colaboración con los proveedores y las compras estratégicas.
Desde la implantación en 2021, EnBW ha experimentado un aumento de la eficiencia del 10%, un incremento del 80% en la automatización de los pedidos de compra y una mejora significativa de la calidad de los datos de 12.000 proveedores. En la actualidad, cuenta con más de 6.500 usuarios internos y más de 30 millones de productos catalogados.
«Ivalua combina amplias posibilidades de colaboración con los proveedores con un alto grado de flexibilidad», afirma Miljenko Galic, Director de gestión de procesos y capacidades de EnBW. «La solución también proporciona la transparencia que nos impulsa a tomar medidas y ayuda a acelerar la automatización en las compras.»
Ver el caso práctico completo de EnBW.
Convertir la tecnología de compras en una ventaja competitiva
Para las empresas que navegan por la complejidad global, las normativas cambiantes y el creciente riesgo de los proveedores, la tecnología de compras es una inversión estratégica. La plataforma adecuada puede permitir a su organización reducir costes, ser resistente y tener la agilidad necesaria para adaptarse y prosperar en una dinámica de mercado cambiante.
La plataforma unificada Source-to-Pay de Ivalua ofrece a tus equipos de compras la visibilidad, el control y la inteligencia que necesitan para impulsar resultados estratégicos y convertir las compras en una verdadera fuente de ventaja competitiva.
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Preguntas frecuentes sobre la tecnología de compras
¿En qué se diferencia el software de compras del ERP?
El software de compras está diseñado para gestionar todo el proceso desde el origen hasta el pago, ofreciendo una funcionalidad más profunda para la optimización de la compra, la colaboración con los proveedores y la gestión de contratos. Mientras que los sistemas ERP gestionan las operaciones y las finanzas básicas, a menudo carecen de la flexibilidad y las funciones específicas de compra necesarias para el estratégico moderno. Explore nuestras integraciones multi ERP.
¿Cuáles son las principales ventajas de utilizar un software de compras?
El software de compras agiliza los procesos, reduce el trabajo manual y mejora la visibilidad del gasto y del rendimiento de los proveedores. Estas soluciones también ayudan a garantizar el cumplimiento, aumentar la eficiencia y mejorar la toma de decisiones en toda la organización.
¿Cómo elijo la plataforma de compras adecuada?
Busque una plataforma de compras que pueda ampliarse con su empresa, se integre con los sistemas existentes y admita procesos tanto estandarizados como estratégicos. Priorice la flexibilidad, las funciones de colaboración con los proveedores y un historial probado de éxito con organizaciones similares a la tuya.
¿Puede la tecnología de compras ayudar con ESG y el cumplimiento?
Sí, las plataformas de compras modernas pueden realizar un seguimiento de las métricas ESG, controlar el riesgo de los proveedores y exigir el cumplimiento de la normativa y las políticas internas. Proporcionan la transparencia y auditabilidad necesarias para satisfacer las crecientes expectativas de sostenibilidad y gobernanza. Explore nuestro «Environmental Impact Center”
Más información
Guías
- Guía de implantación de la tecnología Source-to-Pay
- Guía del comprador de tecnología Source-to-Pay
- Hoja de ruta de la IA generativa en las compras
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