Colaboración con proveedores: una guía para mejorar las relaciones con los proveedores

La colaboración con proveedores suele considerarse una soft skill. Pero en el entorno empresarial actual, en el que los responsables de compras deben justificar cada inversión, la capacidad de colaborar con los proveedores tiene un impacto enorme en la estrategia de compras.  

Mientras trabajas para fortalecer las relaciones con los proveedores, reducir el riesgo y apoyar los objetivos ESG, también tienes que lidiar con herramientas fragmentadas y datos incoherentes, gestionados en gran parte mediante procesos manuales.

Aunque pueda parecer evidente que la colaboración con proveedores ayuda a afrontar estos retos, la mayoría de las organizaciones carecen de la estructura y la visibilidad necesarias para medirla o demostrar su valor a la alta dirección. Sin una visión unificada de las interacciones con los proveedores, su desempeño y los resultados obtenidos, resulta casi imposible cuantificar el impacto —o el ROI— para el negocio.

Esta guía te ayudará a demostrar los beneficios de la colaboración con proveedores ante el CFO y el COO mediante un marco de “capas de evidencia”: cuatro áreas medibles en las que una mejor colaboración puede tener un impacto directo en los resultados empresariales: 

1. eficiencia operativa
2. mitigación de riesgos
3. mejora del desempeño
4. resultados ESG

Después de leer la guía, podrás demostrar que la colaboración con proveedores es una capacidad estratégica y medible, que tu organización debería monitorizar, optimizar y gestionar como cualquier otro palanca de desempeño.

Por qué la mayoría de los esfuerzos de colaboración con proveedores no logran demostrar su valor

Los equipos de compras comprenden la importancia de la colaboración con proveedores, pero resulta difícil cuantificar el impacto que tiene en el negocio. Esto se debe a que toda la comunicación y coordinación entre la empresa y sus proveedores ocurre en un entorno desconectado, que carece de la estructura necesaria para una medición efectiva. Aquí hay tres desafíos clave:

1. Silos de datos: La información sobre proveedores está dispersa entre sistemas de compras antiguos, sistemas ERP, hilos de correo electrónico y hojas de cálculo de Excel, lo que hace casi imposible rastrear tendencias de desempeño o vincular actividades específicas con resultados medibles. La falta de datos centralizados limita gravemente la visibilidad en tiempo real, lo que dificulta obtener insights útiles. 
2. Procesos de compras manuales: Según investigaciones recientes, el 71 % del tiempo de compras todavía se dedica a tareas manuales, como gestionar aprobaciones, coordinar solicitudes o conciliar datos. Esto deja muy poco tiempo para interactuar estratégicamente con los proveedores o realizar análisis significativos. Como resultado, los beneficios potenciales de la colaboración con proveedores quedan sin aprovechar.
3. Falta de medición integrada: Es común que los scorecards de proveedores, los incidentes de riesgo, las iniciativas ESG y las métricas de gasto se gestionen de manera aislada. Los indicadores desconectados son difíciles de analizar y complica ver cómo los esfuerzos de colaboración afectan directamente al desempeño del negocio. Aunque la colaboración sea valorada en principio, en la práctica resulta difícil demostrar su verdadero valor. 

¿Qué causa estas brechas? Los sistemas de compras antiguos, que no fueron diseñados para medir la colaboración de manera cuantificable. Priorizar la mejora de procesos de compras e invertir en plataformas unificadas puede ayudar a conectar los puntos entre colaboración e impacto en el negocio. 

Cuando los datos fragmentados bloquean la visibilidad del desempeño del proveedor

Cuando los datos de los proveedores están dispersos entre varios ERPs y sistemas desconectados o hojas de cálculo, gestionar la colaboración en la red de proveedores a gran escala es casi imposible. Los responsables de categorías no tienen información en tiempo real sobre la capacidad, cumplimiento o calidad de los proveedores y deben recopilar datos manualmente desde distintos sistemas. 

Este enfoque es lento y propenso a errores, retrasa la toma de decisiones y debilita la confianza. 

Si ocurre una interrupción, los equipos no pueden actuar con seguridad porque trabajan con datos incompletos. Una plataforma de datos compartida es esencial para ofrecer una versión única de la verdad.

Esto es especialmente crítico en la colaboración con proveedores de múltiples niveles, donde la falta de visibilidad sobre los socios de subnivel hace imposible saber si la colaboración realmente mejora la confiabilidad de las entregas, reduce riesgos o acelera la innovación. 

Una gestión de compras y de la cadena de suministro verdaderamente eficaz requiere un enfoque integrado que conecte datos de proveedores, flujos de trabajo y métricas a través de sistemas y niveles. En este entorno, es posible medir la colaboración y demostrar su rol dentro de la estrategia de compras. 

Cómo los flujos de trabajo manuales consumen capacidad estratégica

Las tareas manuales, como aprobar solicitudes, conciliar órdenes de compra o verificar facturas, consumen una enorme cantidad de tiempo y atención de equipos que ya están sobrecargados. Y además son costosas. Cada hora que se dedica a localizar aprobadores o corregir órdenes de compra incorrectas es tiempo que podría invertirse en planificar mejores procesos, aprender a mitigar riesgos o fomentar la innovación con los proveedores. 

Sin la automatización de los flujos de trabajo, la colaboración con proveedores tiende a ser más reactiva que proactiva. Se necesita enfocar la atención en apagar incendios en lugar de construir valor a largo plazo. Podrías estar realizando sesiones de planificación estratégica con tus proveedores; en cambio, estás manejando excepciones y redirigiendo correos electrónicos. Incluso iniciativas esenciales, como mejorar el proceso de onboarding de proveedores, quedan relegadas a un segundo plano.

El problema es la capacidad: aunque las relaciones con proveedores tienen un gran potencial, los sistemas de compras digitales no están preparados para soportar la colaboración y la co-innovación necesarias. Lo que se necesita son flujos de trabajo automatizados, que desvíen el esfuerzo de tareas manuales de bajo impacto y liberen tiempo para trabajar en las asociaciones con proveedores, la mejora del desempeño y la innovación. 

En la siguiente sección explicaremos por qué es importante contar con un plan claro y estructurado para demostrar el impacto de la colaboración con proveedores. También mostraremos cómo utilizar el marco de “prueba de impacto”.

Cómo demostrar que la colaboración con proveedores funciona — y por qué la mayoría de los equipos no puede

Para dejar de pensar que tu capacidad de colaborar bien con los proveedores es solo una soft skill y demostrar un valor medible, necesitas un nuevo enfoque para evaluar los beneficios: uno que entienda cómo la verdadera colaboración conduce a mejores resultados de negocio. Nuestro marco de “prueba de impacto” identifica cuatro capas medibles en las que la colaboración efectiva con proveedores tiene efecto: 

1. Eficiencia operativa
2. Mitigación de riesgos
3. Mejora del desempeño
4. Resultados ESG / Fomento de la innovación 

Cada capa requiere una plataforma unificada de colaboración con proveedores que aproveche datos integrados, junto con analítica que conecte las actividades de colaboración con resultados concretos.

Aquí es donde Ivalua se diferencia. La mayoría de las herramientas permiten la comunicación, pero pocas soluciones de software para colaboración con proveedores ofrecen visibilidad en tiempo real y medición de ciclo cerrado, necesarias para demostrar el impacto de los esfuerzos de colaboración. 

¿Puedes mostrar que un flujo de trabajo compartido de previsión mejoró la confiabilidad de las entregas? ¿Que la innovación de los proveedores redujo el impacto de carbono o acortó el time-to-market? Con el sistema adecuado, sí es posible. De hecho, puede generar un enfoque documentado y repetible de la colaboración que impulsa resiliencia y ventaja competitiva, convirtiendo la colaboración en evidencia tangible.

Prueba operativa: colaboración que acelera el ciclo y la precisión

La prueba operativa es la primera y más fundamental capa del impacto de la colaboración con proveedores. Se refleja en ganancias medibles en velocidad de compras y precisión transaccional, indicadores claros de que las mejoras en los procesos de compras están funcionando.

Cuando colaboras con proveedores usando una plataforma unificada Source-to-Pay, desaparecen las conjeturas y los retrasos. La automatización de compras agiliza la creación de órdenes de compra, la conciliación de facturas y la gestión de excepciones, eliminando la fricción manual de los procesos cotidianos.

Como referencia, se recomienda aspirar a un 95 % o más de facturación automática (touchless) y tiempos de ciclo de requisición a PO inferiores a 48 horas.

Las mejoras que se pueden lograr con una plataforma Source-to-Pay como Ivalua son tangibles. Nuestros clientes reportan mayores tasas de coincidencia PO/factura, menos cuellos de botella en aprobaciones y resolución más rápida de incidencias. 

Con procesamiento automático de facturas y datos centralizados, no es necesario perseguir información faltante ni buscar entre sistemas aislados. Además, el seguimiento en tiempo real de KPIs operativos permite intervenir de manera proactiva, en lugar de esperar a que ocurra un problema.

En resumen, cuando la colaboración se integra en la capa transaccional, cada orden de compra, factura y aprobación forma parte de un flujo de valor medible.

Prueba de riesgo: cómo la visibilidad compartida y la IA reducen los eventos de riesgo con proveedores

Ser a prueba de riesgos requiere pasar de un estilo reactivo de gestión de riesgos a un enfoque proactivo para reducir las interrupciones relacionadas con proveedores, los incumplimientos de normativas y los fallos de auditoría. En la práctica, esto significa medir indicadores claros:

• Menos eventos de riesgo (como inestabilidad financiera, fallos de calidad o retrasos en las entregas)
• Mayor cumplimiento en certificaciones y presentaciones regulatorias
• Cobertura de auditoría y sistemas de alerta temprana más efectivos 

Con el seguimiento del desempeño de proveedores y estrategias de gestión de riesgos, puedes vincular la colaboración y el monitoreo directamente con los resultados del negocio. Esto ayuda a eliminar interrupciones: según SAGE Journals, las empresas que integraron funciones de monitoreo de riesgos y colaboración pudieron reducir las interrupciones en el suministro en un 36 %. 

Una plataforma unificada de gestión de relaciones con proveedores como Ivalua centraliza los datos de proveedores, integra señales de riesgo a través de todos los niveles y ofrece insights listos para auditoría. Un fabricante utilizó Ivalua para analizar el 98 % del gasto total en niveles primarios y sub‑niveles, logrando visibilidad completa del desempeño de proveedores, exposición a riesgos y resiliencia de la cadena de suministro. 

Gracias a estos beneficios, se espera que el mercado de software de colaboración con proveedores crezca de USD 4,45 B en 2023 a USD 12 B en 2032. Con una plataforma de datos compartida y visibilidad multi‑nivel, puedes alcanzar los benchmarks recomendados de <5 % de incumplimiento de proveedores y 100 % de cobertura de auditoría, y así poder realizar —y medir— el verdadero poder de la colaboración con proveedores.

Prueba de desempeño: scorecards que impulsan mejoras medibles

La prueba de desempeño requiere demostrar resultados tangibles de la colaboración con proveedores a través de scorecards, ahorros y un sólido desempeño en las entregas. Los indicadores clave incluyen trimestre a trimestre la mejora en los scorecards de proveedores, ahorros negociados respecto al gasto base, incremento en la puntualidad de las entregas y reducción de defectos de calidad. 

Investigaciones publicadas en SAGE Journals encontraron que las empresas que utilizan dashboards digitales de desempeño de proveedores lograron hasta un 19 % de mejora en eficiencia de compras, mientras que las tácticas de colaboración contribuyeron directamente a un 22 % de aumento en la confiabilidad de las entregas.

Un benchmark útil para organizaciones de alto desempeño es apuntar a más del 10 % de mejora anual en los scorecards de proveedores y 95 % o más de entregas a tiempo. 

Usando una sólida estrategia de segmentación de proveedores, puedes aprovechar el seguimiento del desempeño para priorizar a los proveedores de mayor valor y fomentar la mejora continua. 

Los módulos de Performance Management y Analytics de Ivalua empoderan a compradores y proveedores con retroalimentación instantánea. Al integrar la gestión de relaciones con proveedores dentro de la plataforma de gestión de proveedores, Ivalua permite que compradores y proveedores monitoreen su progreso en tiempo real respecto a métricas compartidas y establezcan hitos claros para mejoras continuas.

Prueba ESG e Innovación: Colaboración que genera resultados en sostenibilidad y co-innovación

Según investigaciones de mercado, el mercado global de soluciones de colaboración con proveedores se valoró en USD 4,45 mil millones en 2023 y se proyecta que alcanzará los USD 12 mil millones para 2032, en gran parte debido al aumento de los mandatos ESG y la colaboración en innovación habilitada por IA.

Con la presión creciente sobre las empresas para adoptar estrategias de abastecimiento ético, es importante documentar métricas como la reducción de emisiones Scope 3, tasas de cumplimiento ESG, número de proyectos de co-innovación y mejoras en el time‑to‑market. 

Por ejemplo, podrías reportar una reducción anual superior al 10 % en las emisiones de carbono de la red de proveedores, o completar 5 o más iniciativas de co-innovación por proveedor estratégico al año. La colaboración en la red de proveedores permite una colaboración efectiva en la cadena de suministro, haciendo que el desempeño ESG sea transparente y medible.

Además, mediante una sólida estrategia de segmentación de proveedores, las empresas pueden seleccionar proveedores de alto impacto para colaborar en productos innovadores, iniciativas conjuntas de reducción de costos o avances en sostenibilidad. 

El Environmental Impact Center y los Integrated Collaboration Plans de Ivalua ayudan a compradores y proveedores a establecer objetivos ESG y crear hojas de ruta de innovación alineadas, además de compartir dashboards en tiempo real para mostrar el progreso junto con los compromisos corporativos más amplios de sostenibilidad.

Una vez que tengas evidencia del impacto que la colaboración efectiva con proveedores tiene en tu organización, es momento de crear un proceso para lograr un valor sostenible. En la siguiente sección, te mostramos cómo.

Convertir la evidencia en proceso: el ciclo continuo de retroalimentación de la colaboración

Demostrar el impacto de la colaboración no se puede hacer con instantáneas estáticas de KPI. Debes capturar, analizar y actuar sobre los datos de manera constante para lograr un valor sostenible. La plataforma unificada de Ivalua te permite crear un ciclo continuo de retroalimentación que respalde mejoras permanentes.

Veamos los pasos de este proceso:

1. Colaborar: Involucra a tus proveedores a través de una plataforma unificada durante todos los eventos de abastecimiento, negociaciones de contratos, planes de mejora de desempeño e iniciativas de innovación.
2. Capturar: Registra cada transacción, actualización de scorecard, señal de riesgo y divulgación ESG con el modelo de datos único y centralizado de Ivalua, de modo que nada se pierda en hojas de cálculo o sistemas desconectados.
3. Analizar: Aprovecha Ivalua Analytics para obtener visibilidad en tiempo real de tendencias, benchmarks y anomalías en toda la base de proveedores. Obtén insights instantáneos sobre todo, desde fugas contractuales hasta confiabilidad de entregas o brechas ESG, sin necesidad de reportes manuales.
4. Mejorar: Usa los insights para abordar problemas de manera proactiva o renegociar términos si es necesario. También puedes lanzar planes de acción correctiva basados en datos o realinear prioridades con tus proveedores.
5. Colaborar de nuevo: Una vez realizadas esas mejoras, cuentas con una base aún más sólida para respaldar la siguiente ronda de colaboración y beneficiarte de mejores datos para impulsar la innovación. 

Ten en cuenta que una plataforma de datos compartida es crítica para respaldar este proceso de mejora continua. 

A diferencia de soluciones puntuales que se agregan a sistemas ERP antiguos, la plataforma unificada Source-to-Pay de Ivalua está diseñada específicamente para soportar este ciclo cerrado. Funciona tanto como portal de colaboración con proveedores como columna vertebral de datos que permite la gestión de compras escalable y a nivel empresarial.

Por qué las plataformas unificadas superan a las soluciones puntuales para la colaboración con proveedores

Una plataforma unificada no es como las soluciones puntuales desconectadas o los módulos inflexibles nativos de ERP, y ofrece mucha mejor visibilidad, control y escalabilidad. Aquí hay tres razones por las que la plataforma unificada de Ivalua supera a las soluciones tradicionales:

1. Una sola fuente de verdad: Con Ivalua, toda la información de proveedores, incluidos contratos, scorecards, transacciones, eventos de riesgo, métricas ESG y más, se encuentra en un solo lugar, eliminando problemas de control de versiones e integración que surgen al usar herramientas desconectadas. Con una base de datos compartida, proveedores y compradores pueden colaborar de manera más efectiva. 
2. Continuidad de flujos de trabajo de extremo a extremo: La colaboración con proveedores debe ser efectiva durante todo el ciclo de abastecimiento, desde la ejecución de contratos hasta la orden, facturación y pago. El flujo de trabajo conectado de Ivalua proporciona transparencia en cada parte del proceso de abastecimiento, desde el flujo de caja hasta el cumplimiento, lo cual es especialmente crucial durante interrupciones o escalaciones.
3. Propiedad y agilidad: Con Ivalua, gestionas toda la configuración, reportes e integraciones internamente, eliminando costosas personalizaciones del proveedor. Esto significa que puedes adaptarte rápidamente a cambios de políticas o nuevos mandatos de sostenibilidad.

Al centralizar la colaboración en un único sistema con integración robusta de compras, Ivalua es más que una plataforma de intercambio de documentos: es una solución de software de colaboración con proveedores flexible, segura y escalable, diseñada para entornos complejos de compras en la nube.

A continuación, veremos un ejemplo real de un cliente de Ivalua que ha podido proporcionar evidencia tangible del impacto de la colaboración efectiva con proveedores.

Caso de cliente: Elkem eleva la gestión de proveedores con Ivalua para gestionar eficazmente el riesgo

Elkem, líder global en materiales avanzados a base de silicio, ha transformado su gestión de proveedores con Ivalua. Ante procesos fragmentados, visibilidad limitada de proveedores y desafíos para operacionalizar los objetivos ESG, Elkem centralizó y estandarizó los datos y procesos de proveedores en todas sus operaciones globales.

Integrado con los sistemas ERP existentes y herramientas de riesgo de terceros, Ivalua ahora sirve como una única fuente de verdad para varios miles de proveedores, permitiendo la gestión de ciclo completo, mayor transparencia y una colaboración más sólida.

Elkem ahora se beneficia de:

• Visibilidad de proveedores de extremo a extremo e integridad de datos a través de una única fuente de verdad, eliminando duplicados y rompiendo los silos organizativos
• Gestión más sólida de ESG, riesgos y cumplimiento con procesos de calificación estandarizados, documentación auditable y seguimiento de desempeño configurable
• Mayor eficiencia y colaboración entre compras, finanzas y proveedores, respaldada por procesos escalables y una gestión del cambio efectiva

Ivalua fue la mejor opción para Elkem, ofreciendo tanto la flexibilidad que necesitábamos como la estructura para consolidar y optimizar nuestras operaciones de gestión de proveedores. Me enorgullece decir que ahora tenemos el 100 % de nuestros proveedores en un solo sistema, lo que nos brinda una visión unificada y transparente con datos claros que rompen silos y fomentan una colaboración más fuerte.

«Ivalua ha posibilitado nuestra transformación de manera efectiva, haciendo que Compras sea más ágil y digital. Todo comenzó realmente con un enfoque en los proveedores y en datos maestros de proveedores limpios para tomar mejores decisiones.» – Emilie Genin, Procurement Manager

Cómo Ivalua permite una colaboración con proveedores basada en evidencia a escala empresarial

Las capacidades únicas de Ivalua hacen posible proporcionar evidencia de los beneficios de la colaboración con proveedores en las cuatro capas de prueba mediante las siguientes funcionalidades:

• Arquitectura unificada Source-to-Pay: La colaboración no debe ser una capacidad añadida de manera externa. Debe estar integrada en cada etapa del ciclo de compras. Como sistema de colaboración con proveedores, Ivalua permite a los equipos interactuar con los proveedores, gestionar datos e impulsar valor, todo dentro de una plataforma de compras unificada que soporta flujos de trabajo de extremo a extremo.
• Supplier Risk Center + Performance Management: Con capacidades integradas de gestión de relaciones con proveedores, Ivalua ofrece monitoreo de riesgos y seguimiento del desempeño a través de un dashboard unificado, de modo que compradores y proveedores puedan acceder a puntuaciones, alertas de riesgo y planes de mejora en tiempo real. Este nivel de transparencia permite procesos de planificación conjunta y responsabilidad compartida. 
• Environmental Impact Center + Collaboration Plans: La sostenibilidad y la innovación deben gestionarse de manera paralela. El software de colaboración con proveedores de Ivalua permite establecer objetivos y realizar un seguimiento del cumplimiento ESG fácilmente mediante dashboards que vinculan el comportamiento del proveedor con los objetivos corporativos de sostenibilidad. Tanto proveedores como compradores pueden compartir avances y colaborar de manera eficiente dentro de un flujo de trabajo unificado e integrado. 
• Integración Multi‑ERP y modelo de propiedad: Muchas empresas globales tienen sistemas complejos y múltiples ERPs. Con Ivalua, los equipos pueden mantener el control sobre la integración, configuración e informes a través de una plataforma de datos compartida. Ivalua soporta múltiples integraciones en vivo con SAP y otros sistemas empresariales, evitando la dependencia de proveedores externos. Esta agilidad permite escalar, adaptarse y evolucionar con modelos de negocio cambiantes, regulaciones e incluso escenarios de fusiones y adquisiciones.

Reconocida como líder en The Forrester Wave™: Supplier Value Management Platforms, Q3 2024: Ivalua atiende a equipos de compras de madurez media a alta. Estas son organizaciones grandes y globales que requieren una plataforma de colaboración con proveedores que permita un impacto estratégico y ayude a demostrar el valor estratégico de Compras mediante datos.

La colaboración con proveedores como ventaja competitiva medible

Históricamente, el impacto de la colaboración con proveedores ha sido difícil de cuantificar; pero en el entorno actual de volatilidad en la cadena de suministro, escrutinio regulatorio y crecientes expectativas de sostenibilidad, la colaboración en la cadena de suministro requiere evidencia.

Un sistema que respalde la colaboración y, al mismo tiempo, genere evidencia de su impacto en eficiencia operativa, mitigación de riesgos, mejora del desempeño y avances ESG es esencial.

Una vez que tengas evidencia en estas cuatro capas, puedes iniciar un ciclo de mejora continua e impulsar la innovación con tus mejores proveedores. Una plataforma unificada como Ivalua elimina silos, elimina tareas manuales e integra la colaboración en todo el ciclo Source-to-Pay. 

Explora cómo una solución de gestión de proveedores como Ivalua te permite medir el valor empresarial de la colaboración con proveedores para posicionar a Compras como una función verdaderamente estratégica.

Lecturas adicionales

• La guía definitiva de gestión de relaciones con proveedores
• Gestión de riesgos de proveedores (SRM): estrategias para mitigar riesgos
• Guía definitiva de gestión del desempeño de proveedores (SPM)
• Onboarding de proveedores 101: consejos esenciales para un proceso fluido
• Habilitación de proveedores: mejorando visibilidad y control para cadenas de suministro más sólidas