Desde compras y finanzas hasta asuntos jurídicos y operaciones, las organizaciones dependen de contratos meticulosamente estructurados para mitigar riesgos, controlar costes y mejorar la eficiencia operativa. Esto hace que la gestión eficaz del ciclo de vida de los contratos (CLM) sea una herramienta indispensable para el éxito.
Sin embargo, si carece de un enfoque racionalizado, puede enfrentarse a cuellos de botella en los contratos y a problemas de cumplimiento, por no hablar de las pérdidas económicas. Los estudios indican que las organizaciones pueden perder hasta el 9,2% de sus ingresos anuales debido a una mala gestión de los contratos. Es una solución fácil, pero necesita un enfoque estructurado y las tecnologías adecuadas que lo respalden.
Este blog explora la creciente importancia de las herramientas de CLM y cómo las modernas soluciones de gestión de contratos pueden ayudar a las empresas a recortar costes, reducir riesgos y mejorar la colaboración. Descubrirá cómo las soluciones de gestión de contratos mejoran la eficiencia en todos los departamentos y las ventajas de adoptar un enfoque automatizado y digital de la gestión de contratos.
¿Qué es la gestión del ciclo de vida de los contratos?
En primer lugar, comencemos con la definición de Ivalua. CLM es una solución integral diseñada para agilizar y digitalizar todo el proceso contractual, abarcando la creación, autoría, negociación, aprobación y gestión continua a lo largo del ciclo de vida del contrato.
Siete etapas clave del ciclo de vida del contrato:
- Solicitud de contrato: Abarca la recopilación de necesidades, información, documentos y detalles del usuario final.
- Creación y autorización del contrato: Las plantillas estandarizadas y las bibliotecas de cláusulas garantizan la coherencia y el cumplimiento de la legislación, al tiempo que aceleran la redacción de los contratos.
- Negociación y aprobación: Las herramientas de colaboración y el control de versiones permiten negociaciones fluidas de ida y vuelta, garantizando la transparencia y aprobaciones eficientes.
- Ejecución y almacenamiento: La integración de la firma electrónica acelera la ejecución, mientras que un repositorio centralizado protege los contratos para facilitar el acceso y la preparación para auditorías.
- Seguimiento de obligaciones y cumplimiento: Las alertas automatizadas para renovaciones, pagos y acuerdos de nivel de servicio (SLA) ayudan a mantener el cumplimiento y mitigar los riesgos.
- Renovaciones, rescisiones y modificaciones: Gestión, seguimiento y ejecución de la ampliación, modificación o rescisión de un acuerdo.
- Análisis y optimización: Las perspectivas basadas en IA mejoran el rendimiento de los contratos, el ahorro de costes y la gestión de riesgos, ayudando a las empresas a tomar decisiones basadas en datos.
Una GLC eficaz reduce las cargas administrativas al tiempo que mejora la visibilidad y el cumplimiento de los contratos, para que su empresa pueda seguir el ritmo de un panorama normativo y comercial en evolución y cada vez más complejo. Sin embargo, como ocurre con cualquier proceso empresarial, la implantación de procesos de gestión de contratos eficaces plantea dificultades.
En la siguiente sección, exploraremos los retos más acuciantes que pueden obstaculizar sus esfuerzos de CLM.
Retos comunes en la gestión del ciclo de vida de los contratos
En lo que respecta a la gestión del ciclo de vida de los contratos, muchas organizaciones se enfrentan a errores humanos, procesos fragmentados y falta de visibilidad, todo lo cual puede dar lugar a riesgos financieros y jurídicos.
Sin un enfoque estructurado, es difícil hacer un seguimiento de los contratos y es fácil pasar por alto las obligaciones. Además, las organizaciones pueden perder oportunidades de optimizar las relaciones con los proveedores y los ingresos.
A continuación, analizamos los principales retos de la gestión de contratos para los equipos de compras, finanzas y jurídico.
Retos de las Compras
Los equipos de compras dependen de los contratos para establecer expectativas claras con los proveedores y garantizar un seguimiento fluido de la prestación de servicios. Sin embargo, unos procesos de gestión del ciclo de vida de los contratos mal organizados pueden provocar importantes interrupciones y afectar negativamente a las operaciones en general.
Garantizar que los proveedores cumplen sistemáticamente las obligaciones contractuales y se adhieren a la normativa del sector puede ser todo un reto. Los sistemas desconectados complican el proceso y dificultan la agilización de las aprobaciones, las negociaciones y la ejecución de los contratos. Además, la visibilidad limitada de los términos contractuales y las métricas de rendimiento dificulta el cumplimiento efectivo de los acuerdos de nivel de servicio (SLA).
Retos financieros
Los contratos desempeñan un papel fundamental en la configuración de las condiciones de pago, el reconocimiento de ingresos y la planificación financiera general. Un seguimiento ineficaz puede dar lugar a gastos inesperados, ineficiencias operativas y desalineación con los objetivos financieros clave. Sin un seguimiento adecuado, las empresas se arriesgan a retrasos en los pagos, sanciones e incluso fugas de ingresos, todo lo cual puede afectar significativamente al rendimiento financiero.
Por último, la falta de claridad en los términos contractuales puede dar lugar a errores de cálculo en el reconocimiento de ingresos y la previsión de gastos, con consecuencias financieras devastadoras.
Retos jurídicos
Para los equipos jurídicos, gestionar el riesgo de los contratos y garantizar el cumplimiento de la normativa en constante evolución es un reto constante. Los procesos manuales ralentizan la creación y aprobación de contratos, lo que conlleva:
- Aumento del riesgo legal: Los contratos mal gestionados pueden exponer a la organización a responsabilidades, disputas e incumplimientos contractuales.
- Incumplimiento de la normativa: Las leyes y normativas del sector cambian con frecuencia, lo que exige actualizaciones y supervisión constantes de los contratos.
- Ciclos de aprobación lentos: Los largos procesos de revisión y aprobación de contratos retrasan las transacciones comerciales y el reconocimiento de ingresos.
Los altos costes de los procesos manuales
Las organizaciones que todavía dependen de la gestión manual de contratos se enfrentan a ineficiencias y errores humanos que pueden afectar directamente a la rentabilidad y el cumplimiento. Desde el incumplimiento de los plazos de renovación hasta la presentación de informes financieros inexactos, la incapacidad para gestionar eficazmente los contratos puede costar a las empresas millones en ingresos perdidos, multas y cuellos de botella operativos.
Para mitigar estos retos, las empresas necesitan una solución de gestión de contratos automatizada y centralizada que mejore la visibilidad y garantice el cumplimiento de las funciones de compras, financieras y jurídicas.
Cómo la gestión del ciclo de vida de los contratos está transformando a los profesionales de compras, jurídicos y financieros
Las soluciones de gestión del ciclo de vida de los contratos (CLM) están transformando la forma en que los equipos de compras, jurídicos y financieros gestionan los contratos. Al agilizar los procesos, mejoran el cumplimiento, aumentan la eficiencia operativa e impulsan un importante ahorro de costes. A continuación analizamos las principales ventajas que aportan estas soluciones.
CLM para las Compras: Mejora de la gestión de proveedores
Con un sistema CLM centralizado, los profesionales de compras pueden alinear los acuerdos con los proveedores con los objetivos de la empresa, garantizando el cumplimiento de los acuerdos de nivel de servicio (SLA) y de las condiciones contractuales. La capacidad de automatizar la ejecución de contratos acelera la incorporación de proveedores y reduce los retrasos en las aprobaciones y firmas.
Además, CLM proporciona una mejor visibilidad de las renovaciones de contratos, lo que permite a los equipos de compras renegociar condiciones más favorables.
CLM para el sector jurídico: Mitigación de riesgos y simplificación del cumplimiento normativo
Las plataformas de CLM centralizan el almacenamiento de contratos, lo que facilita el seguimiento, la recuperación y la auditoría de acuerdos, al tiempo que mantienen un registro completo de los cambios contractuales. Además, el CLM refuerza la gestión de riesgos al estructurar los acuerdos con cláusulas ejecutables y cláusulas de rescisión claramente definidas, lo que ayuda a evitar disputas y sanciones.
CLM para Finanzas: Gestión de costes y obligaciones financieras
Gracias a la visibilidad en tiempo real de los términos contractuales, los profesionales financieros pueden aprovechar CLM para realizar un seguimiento preciso de las obligaciones financieras, de modo que los pagos, las renovaciones y las previsiones de ingresos se ajusten a las expectativas presupuestarias.
El CLM ayuda en el análisis de costes, ya que permite a los profesionales financieros evaluar el valor del contrato en relación con el rendimiento financiero y ayuda a detectar el despilfarro y a identificar oportunidades de ahorro de costes.
Si desea empezar a planificar una transformación exitosa de la gestión de contratos, consulte nuestra checklist de transformación de CLM para empezar a planificar.
Casos de uso de la IA generativa (IVA) para la gestión del ciclo de vida de los contratos
Los expertos predicen que una tendencia clave para 2025 será la creciente adopción de IA generativa y agentes autónomos en todos los procesos S2P. Ahora que comprendemos las ventajas de la gestión del ciclo de vida de los contratos, profundicemos un poco más en una de las tecnologías clave que impulsan mejoras en la gestión de contratos, en concreto, la IA generativa. Las organizaciones líderes están aprovechando los asistentes impulsados por IA, como el Asistente Virtual (IVA) de Ivalua, para reducir significativamente el esfuerzo manual, aumentar la precisión y mejorar la eficiencia.
Esta sección explora cómo la automatización de la gestión de contratos impulsada por la IA está transformando y agilizando los flujos de trabajo contractuales, aportando soluciones más inteligentes y eficientes.
Admisión de solicitudes de contrato con IA
La recopilación de información y documentos de solicitud puede ser difícil, desorganizada y abarcar múltiples modos de comunicación (como correo electrónico, chat, etc.). Soluciones como la solución Intake Management de Ivalua facilitan los procesos de solicitud de contratos con el chatbot IVA de Ivalua basado en GenAI para recopilar información de forma conversacional y rellenar el formulario de solicitud automáticamente mediante preguntas y respuestas, así como extraer datos de contratos arrastrados y soltados en el chatbot. A continuación, IVA «clasificará» la solicitud, sugiriendo el proceso de contratación adecuado e implicando a las partes interesadas adecuadas en el momento oportuno.
Redacción y resumen de contratos con IA
Redactar contratos y resumir documentos legales puede llevar mucho tiempo y requerir mucho trabajo, lo que obliga a los equipos jurídicos a revisar meticulosamente cada cláusula para comprobar su exactitud y cumplimiento. Con un asistente basado en IA como IVA de Ivalua, se pueden generar resúmenes de contratos en cuestión de segundos, proporcionando un desglose claro y conciso de los términos, obligaciones y riesgos clave.
¿Necesita asegurarse de que un contrato incluye disposiciones legales específicas? La IA puede utilizarse para redactar instantáneamente cláusulas contractuales nuevas o modificar las existentes en función de requisitos predefinidos, ayudándole a elaborar acuerdos aplicables y conformes.
Extracción rápida de información de contratos extensos
En lugar de escanear manualmente un contrato de proveedor de 40 páginas o un informe ESG detallado, puede utilizar IVA para extraer datos, cláusulas y perspectivas relevantes en cuestión de minutos.
Por ejemplo, en lugar de buscar en un informe 10-K los riesgos financieros o las obligaciones de los proveedores, los usuarios pueden simplemente pedir a un asistente virtual que encuentre la información por usted. Con acceso instantáneo a la información que necesita, su equipo puede tomar decisiones más rápidamente y centrarse en otras tareas de gran valor. Lea la ficha técnica de IVA Generative AI para obtener más información.
Captura de datos, análisis de cláusulas y evaluación de riesgos
Gestionar los contratos de manera eficiente es fundamental para que las organizaciones mitiguen el riesgo, garanticen el cumplimiento e impulsen la eficiencia operativa. El software de gestión del ciclo de vida de los contratos de Ivalua proporciona una plataforma centralizada e impulsada por IA para agilizar los procesos de creación, aprobación, ejecución y renovación de contratos.
El software de gestión de contratos de IA integral de Ivalua permite:
- Creación más rápida de contratos con bibliotecas de cláusulas y plantillas
- Colaboración fluida entre equipos internos y partes interesadas externas
- Alertas automatizadas para realizar un seguimiento de las renovaciones, las obligaciones y los riesgos de cumplimiento.
- Información basada en IA para optimizar el rendimiento de los contratos y las relaciones con los proveedores.
Al integrar la automatización, la colaboración y la información en tiempo real, el software de gestión del ciclo de vida de los contratos de Ivalua ayuda a los equipos de compras, jurídicos y financieros a ser más eficientes y a cumplir las normativas, al tiempo que obtienen una visibilidad completa de sus obligaciones contractuales con todos los proveedores.
Desbloqueando la inteligencia contractual con IA
La solución de captura de datos contractuales de Ivalua aprovecha la extracción de documentos impulsada por IA para reconocer, categorizar y extraer automáticamente información contractual clave, eliminando la necesidad de una revisión manual que consume mucho tiempo.
El asistente virtual inteligente (IVA) de Ivalua le permite:
- Extraer al instante términos clave como calendarios de pagos, SLA y cláusulas de renovación.
- Extraer, supervisar y gestionar las obligaciones contractuales a lo largo de su ciclo de vida.
- Obtener información inmediata de contratos largos y complejos sin necesidad de búsquedas manuales.
- Garantizar la precisión de los datos y el cumplimiento validando la información extraída con reglas predefinidas.
Gracias a la inteligencia contractual basada en IA, puede minimizar el riesgo, mejorar la toma de decisiones y maximizar el valor de los contratos.
Obtenga más información sobre las funciones de captura de datos contractuales de Ivalua.
De la fragmentación a la integración: Cómo Ivalua transformó el aprovisionamiento de Transmountain
Muchas organizaciones están aprovechando las soluciones de CLM de Ivalua para transformar y agilizar sus procesos de CLM, y Trans Mountain Corporation, el único sistema de oleoductos de Canadá que transporta petróleo a la costa oeste, es un gran ejemplo.
Trans Mountain tenía dificultades para gestionar servicios complejos debido a un entorno de TI fragmentado y a la falta de integración de los sistemas. Con 1.150 kilómetros de oleoductos a través de Alberta, Columbia Británica y el estado de Washington, la ineficacia de 300 aplicaciones desconectadas y la falta de integración de DocuSign provocaban mayores costes y cuellos de botella operativos.
Al adoptar la solución Source-to-Contract de Ivalua, Trans Mountain mejoró los flujos de trabajo de compras y la colaboración con los proveedores. La plataforma ayudó a Trans Mountain a mejorar la gestión de contratos con una perfecta integración ERP y soporte para el compromiso de proveedores autóctonos, reduciendo los gastos administrativos e impulsando la eficiencia en todas sus operaciones.
Lea el caso práctico completo de Trans Mountain.
¿Y ahora qué? Es hora de impulsar el cumplimiento y el ahorro de costes con herramientas de CLM
A medida que los requisitos de cumplimiento evolucionan y se hacen más estrictos -y que las cadenas de suministro se vuelven cada vez más complejas-, la continuidad del negocio y la eficiencia de las operaciones dependerán de una gestión eficaz del ciclo de vida de los contratos. Se calcula que los contratos rigen entre el 70% y el 80% de las empresas, pero entre el 55% y el 70% de las organizaciones afirman carecer de sistemas eficaces de gestión de contratos.
Transforme la forma en que sus equipos gestionan los contratos con la solución avanzada de gestión del ciclo de vida de los contratos (CLM) de Ivalua. Experimente una mayor visibilidad, procesos simplificados y un control inigualable en cada etapa del ciclo de vida del contrato.
La adopción de una solución de CLM innovadora como Ivalua permite a los equipos gestionar los contratos con mayor visibilidad y control. Vea nuestra demostración de gestión del ciclo de vida de los contratos para explorar cómo el software de gestión del ciclo de vida de los contratos puede transformar su estrategia de gestión de contratos e impulsar su negocio.
